Zmiana właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego w aspekcie jego utrzymania

Jest oczywiste, iż każdy odpowiedzialny w danym momencie za utrzymanie obiektu budowlanego i jego funkcjonowanie podmiot, powinien mieć kompletną dokumentację związaną z jego powstaniem oraz eksploatacją. Bez względu na to, co jest prawną podstawą dysponowania i zarządzania nieruchomością, osoby odpowiedzialne za obiekt budowlany są zobowiązane do stosowania dyspozycji ustawy Prawo budowlane oraz przepisów wykonawczych do powyższej ustawy. Oznacza to, że każdy właściciel, zarządca bądź w niektórych przypadkach użytkownik obiektu budowlanego powinien mieć zgromadzone te same dokumenty i w chwili, kiedy dochodzi do zmiany sytuacji prawnej nieruchomości, przekazać je w całości swojemu następcy.

Niestety nie wszystkie osoby odpowiedzialne za obiekt budowlany są właściwie przygotowane do zarządzania. Często w przypadku zmiany podmiotu zarządzającego nieruchomością zakres przekazywanej dokumentacji technicznej obiektu nie pokrywa się w pełni z tym wynikającym z obowiązujących przepisów. Co do zasady przekazaniu podlega dokumentacja projektowa i budowy, dokumentacja eksploatacyjna – czyli zestaw wszystkich wymaganych przepisami protokołów stanu technicznego obiektu i wyposażenia instalacyjnego oraz inne oceny techniczne lub ekspertyzy, szkice, pomiary geodezyjne, instrukcje itp. W przypadku sprzedaży, dzierżawy lub wynajęcia budynku wyposażonego w system ogrzewania niezbędną częścią tej dokumentacji jest także świadectwo charakterystyki energetycznej, co wprost wynika z ustawy o charakterystyce energetycznej budynków. Wyżej wspomniane dokumenty powinny zostać wpisane do książki obiektu budowlanego, dzięki której kolejny podmiot odpowiedzialny za nieruchomość może poznać historię obiektu oraz zlokalizować obszary wymagające wyjątkowej uwagi i ewentualnie większych nakładów finansowych w związku z koniecznością przeprowadzania określonych robót budowlanych. Dla należytego utrzymania obiektu ma to kluczowe znaczenie. Trzeba pamiętać również, że nowa osoba odpowiedzialna za obiekt odbierająca niekompletną dokumentację, będzie musiała odpowiedzieć sobie na pytanie, gdzie trzeba będzie się zwrócić, by uzupełnić niezbędną dokumentację obiektu i np. wykluczyć samowole budowlane poprzednika.

Jakie dokumenty powinny zostać przekazane przy zmianie podmiotu odpowiedzialnego za obiekt od poprzednika oraz jak będzie trzeba zareagować w razie stwierdzenia braków w dokumentacji? Jak reagować w sytuacji, gdy przejęta nieruchomość była przedmiotem postępowań administracyjnych przed organem nadzoru budowlanego? Odpowiedzi na te pytania mogą okazać się istotnymi wskazówkami dla nowych właścicieli, zarządców czy osób związanych innymi stosunkami cywilno-prawnymi w obszarze utrzymania obiektów budowlanych.

Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna obiektu podlegająca przekazaniu przy zmianie jego stanu prawnego

Pełna dokumentacja obiektu budowlanego powinna zawierać dokumenty dotyczące jego powstania oraz okresu eksploatacji. Wynika to wprost z przepisów ustawy Prawo budowlane. Obowiązki podmiotów odpowiedzialnych w tym zakresie wskazane zostały w art. 63 ust. 1 ustawy: „Właściciel lub zarządca obiektu budowlanego jest obowiązany przechowywać przez okres istnienia obiektu dokumenty, o których mowa w art. 60 [dokumentacja budowy i dokumentacja powykonawcza, inne dokumenty i decyzje dotyczące obiektu, a także instrukcje obsługi i eksploatacji: obiektu, instalacji i urządzeń związanych z tym obiektem – przyp. autora], oraz opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania”.

Dokumenty, o których mowa powyżej, wprost zostały wyliczone w ustawie Prawo budowlane w art. 60a oraz w przepisach rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego oraz Systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego w części dotyczącej obowiązkowych dokumentów wpisywanych do książki obiektu budowlanego. Zgodnie z wyżej wspomnianymi dyspozycjami prawnymi są to:

1. protokoły kontroli okresowych stanu technicznego obiektu, o których mowa w art. 62 ust. 1 ustawy Prawo budowlane,
2. ekspertyzy i opinie techniczne dotyczące obiektu budowlanego oraz imiona i nazwiska osób, przez które zostały sporządzone,
3. przeglądy techniczne, konserwacji oraz napraw urządzeń przeciwpożarowych, o których mowa w art. 4
4. ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej, oraz imiona i nazwiska osób, które dokonały tych czynności,
5. protokoły odbioru robót budowlanych związanych z obiektem budowlanym, a wykonywanych po oddaniu do użytkowania,
6. protokoły katastrof budowlanych dotyczących obiektu budowlanego,
7. decyzje, postanowienia, zaświadczenia i inne dokumenty wydane przez organy administracji publicznej, dotyczące obiektu budowlanego, np. decyzja pozwolenie na budowę inwestycji polegającej na rozbudowie obiektu wraz z zatwierdzonym projektem rozbudowy i decyzja pozwolenia na użytkowanie rozbudowanej części obiektu.
    

Z analizy obowiązujących regulacji prawnych w zakresie obowiązku posiadania dokumentacji obiektu budowlanego przez podmiot odpowiedzialny można wywnioskować, że dokumenty, które powinien mieć właściciel lub zarządca będą dzieliły się na te związane z powstawaniem obiektu budowlanego, jego sprawdzaniem – czyli protokoły okresowych kontroli technicznych oraz dokumentację techniczną dotyczącą eksploatacji.

Dokumentacja budowy i dokumentacja powykonawcza, zgodnie z art. 3 ustawy Prawo budowlane, tworzą jeden zbiór, który ma być potwierdzeniem przebiegu procesu budowlanego. Do dokumentacji budowy w przepisach ustawy zaliczone zostały:

• pozwolenie na budowę wraz z załączonym projektem budowlanym,
• dziennik budowy,
• protokoły odbiorów częściowych i końcowych,
• rysunki i opisy służące realizacji obiektu,
• operaty geodezyjne,
• książka obmiarów.
   

Natomiast dokumentacja powykonawcza jest to dokumentacja budowy (jak opisano wyżej) z naniesionymi zmianami dokonanymi w toku realizacji robót budowlanych oraz geodezyjnymi pomiarami powykonawczymi. Obok przedmiotowej dokumentacji w związku z powstaniem nowego obiektu powinno zostać sporządzone świadectwo charakterystyki energetycznej (dla ogrzewanych budynków). Wśród dokumentów urzędowych do tych związanych z procesem budowlanym będą należały decyzja pozwolenia na budowę, ewentualnie potwierdzenie zgłoszenia budowy oraz potwierdzenie przyjęcia zawiadomienia o zakończeniu budowy lub protokół kontroli obowiązkowej i decyzja pozwolenia na użytkowanie – jeżeli była wymagana dla danego przedsięwzięcia budowlanego.

Dokumentacją dotyczącą użytkowania obiektu budowlanego są protokoły kontroli

stanu technicznego oraz wszelkie badania i oceny wymagane przepisami. Poniżej zaprezentowana lista przedstawia rodzaj oraz częstotliwość przeglądów stanu technicznego oraz badań i sprawdzeń, którym poddawany powinien być obiekt budowlany oraz instalacje na podstawie przepisów art. 62 Prawa budowlanego, przy czym w tym miejscu nie sposób nie wspomnieć o wytycznych zawartych w art. 23 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków, jak również dyspozycji § 4 rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 kwietnia 2004 r. w sprawie sposobów i warunków bezpiecznego użytkowania i usuwania wyrobów zawierających azbest, jeżeli podczas budowy obiektu budowlanego zostały zastosowane wyroby zawierające azbest:

1. art. 62 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo budowlane – kontrola okresowa stanu technicznego obiektu budowlanego przeprowadzana co najmniej raz na rok w zakresie:

• elementów budynku, budowli
• oraz instalacji narażonych na
• szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu;
• instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska;
• instalacji gazowych i przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych),
   

2. art. 62 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 62 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo budowlane – techniczne kontrole okresowe stanu technicznego wymienione w punkcie 1) przeprowadzane dla budynków o powierzchni zabudowy przekraczającej 2000 m2 oraz innych obiektów budowlanych o powierzchni dachu przekraczającej 1000 m2, przeprowadzane dwa razy w roku w terminach do 30 listopada i 31 maja,
    
3. art. 62 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo budowlane – okresowe sprawdzenie stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu budowlanego oraz polegające na badaniu instalacji elektrycznej i piorunochronnej w zakresie stanu sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń i środków ochrony od porażeń, oporności izolacji przewodów oraz uziemień instalacji i aparatów, która jest przeprowadzana raz na 5 lat,
    
4. art. 62 ust. 1 pkt 4 w powiązaniu z art. 61 pkt 2 ustawy Prawo budowlane – kontrola stanu technicznego uszkodzonych elementów i instalacji obiektu budowlanego (traktowane jako dodatkowa kontrola ogólnobudowlana stanu technicznego obiektu), przeprowadzana każdorazowo w razie wystąpienia niszczących czynników zewnętrznych (naturalnych lub antropogenicznych) negatywnie oddziałujących na obiekt, w wyniku czego mogło dojść do jego uszkodzenia,
    
5. art. 62 ust. 1 pkt 4a oraz ust. 2a ustawy Prawo budowlane – sprawdzenie elementów i instalacji obiektu budowlanego, w których występują nieuzasadnione względami technicznymi lub użytkowymi ingerencje lub naruszenia, zgłoszone przez osoby zamieszkujące lokal mieszkalny znajdujący się w obiekcie budowlanym (traktowane jako dodatkowa kontrola ogólna obiektu). Przedmiotowa kontrola przeprowadzana jest każdorazowo w terminie 3 dni od otrzymania zgłoszenia przez podmiot odpowiedzialny o ingerencji lub naruszeniu, w obszarze, w którym takie nieprawidłowości wystąpiły,
    
6. art. 62 ust. 3 w odniesieniu do dyspozycji art. 62 ust. 1 ustawy Prawo budowlane – kontrola stanu technicznego, o której mowa w art. 62 ust. 1 Prawa budowlanego (patrz: punkty 1–5 powyżej), w zakresie określonym w postanowieniu wydanym przez właściwy organ nadzoru budowlanego, które jest kierowane do podmiotu odpowiedzialnego w przypadku stwierdzenia nieodpowiedniego stanu technicznego obiektu budowlanego lub jego części, mogącego spowodować zagrożenie życia lub zdrowia ludzi, bezpieczeństwa mienia bądź środowiska. Kontrola taka przeprowadzana być powinna w terminie określonym w przedmiotowym postanowieniu,
    
7. art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. a w związku z art. 23 ust. 2 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków – kontrola kotła opalanego paliwem ciekłym lub stałym o nominalnej mocy cieplnej od 20 kW do 100 kW w zakresie sprawdzenia stanu technicznego systemu ogrzewania, z uwzględnieniem efektywności energetycznej kotłów oraz dostosowania ich mocy do potrzeb użytkowych. Przegląd przeprowadzany jest co najmniej raz na 5 lat, tylko jeżeli od ostatniej takiej kontroli, zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy jw., dokonano zmian mających wpływ na efektywność energetyczną danego systemu ogrzewania,
    
8. art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. b odniesieniu do przepisów art. 23 ust. 2 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków – przegląd techniczny kotła opalanego paliwem ciekłym lub stałym o nominalnej mocy cieplnej ponad 100 kW w zakresie sprawdzenia stanu technicznego systemu ogrzewania, z uwzględnieniem efektywności energetycznej kotłów oraz dostosowania ich mocy do potrzeb użytkowych, dokonywany co najmniej raz na 2 lata – tylko jeżeli od ostatniej takiej kontroli, zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy jw., dokonano zmian mających wpływ na efektywność energetyczną danego systemu ogrzewania,
    
9. art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. c w powiązaniu z art. 23 ust. 2 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków – kontrola techniczna kotła opalanego gazem o nominalnej mocy cieplnej ponad 100 kW w zakresie sprawdzenia stanu technicznego systemu ogrzewania, z uwzględnieniem efektywności energetycznej kotłów oraz dostosowania ich mocy do potrzeb użytkowych. Kontrola wykonywana co najmniej raz na 4 lata – tylko jeżeli od ostatniej takiej kontroli, zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy jw., dokonano zmian mających wpływ na efektywność energetyczną danego systemu ogrzewania,
    
10. art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. b w odniesieniu do przepisów art. 23 ust. 2 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków – przegląd techniczny źródeł ciepła niewymienionych w punktach 7, 8 i 9, dostępnych części systemu ogrzewania lub połączonego systemu ogrzewania i wentylacji, o sumarycznej nominalnej mocy cieplnej większej niż 70 kW wykonywany co najmniej raz na 3 lata – tylko jeżeli od ostatniej takiej kontroli, zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy jw., dokonano zmian mających wpływ na efektywność energetyczną danego systemu,
     
11. art. 23 ust. 1 pkt 2 lit. a w związku z dyspozycjami art. 23 ust. 2 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków – przegląd techniczny polegający na ocenie efektywności energetycznej dostępnych części systemu klimatyzacji o nominalnej mocy chłodniczej większej niż 12 kW, realizowany co najmniej raz na 5 lat – tylko jeżeli od ostatniej takiej kontroli, zgodnie z art. 23 ust. 5 ustawy jw., dokonano zmian mających wpływ na efektywność energetyczną danego systemu klimatyzacji,
     
12. art. 23 ust. 1 pkt 2 lit. b w związku z dyspozycjami art. 23 ust. 2 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków – kontrola techniczna polegająca na ocenie efektywności energetycznej) połączonego systemu klimatyzacji i wentylacji o sumarycznej nominalnej mocy chłodniczej większej niż 70 kW, wykonywana co najmniej raz na 5 lat – tylko jeżeli od ostatniej takiej kontroli, zgodnie z art. 23 ust. 5 ustawy jw., dokonano zmian mających wpływ na efektywność energetyczną danego systemu,
     
13. § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 kwietnia 2004 r. w sprawie sposobów i warunków bezpiecznego użytkowania i usuwania wyrobów zawierających azbest w związku z załącznikiem nr 1 tego rozporządzenia – ocena stanu i bezpieczeństwa użytkowania wyrobów zawierających azbest dla obiektów budowlanych, w które zostały wbudowane wyroby zawierające azbest (zakwalifikowane do III stopnia pilności zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia jak wyżej) wykonywana co najmniej raz na 5 lat,
     
14. § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 kwietnia 2004 r. w sprawie sposobów i warunków bezpiecznego użytkowania i usuwania wyrobów zawierających azbest w związku z załącznikiem nr 1 tego rozporządzenia – ocena stanu i bezpieczeństwa użytkowania wyrobów zawierających azbest dla obiektów budowlanych, w które zostały wbudowane wyroby zawierające azbest (zakwalifikowane do II stopnia pilności zgodnie z załącznikiem nr 1 do powyższego rozporządzenia), przeprowadzana co najmniej raz na rok,
     
15. § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 kwietnia 2004 r. w sprawie sposobów i warunków bezpiecznego użytkowania i usuwania wyrobów zawierających azbest w związku z § 5 ust. 3 tego rozporządzenia – ocena stanu i bezpieczeństwa użytkowania wyrobów zawierających azbest dla obiektów budowlanych, w które zostały wbudowane wyroby zawierające azbest (zakwalifikowane do I stopnia pilności i poddane zabezpieczeniu zgodnie z załącznikiem nr 1 do przedmiotowego rozporządzenia), organizowana w okresie do 30 dni od wykonania zabezpieczenia wyrobów azbestowych.
     

Wyszczególnione powyżej różnego rodzaju protokoły pokontrolne nie są jedyną dokumentacją związaną z użytkowaniem i utrzymaniem obiektu budowlanego, jaką wraz z książką obiektu budowlanego należy przekazać kolejnemu podmiotowi odpowiedzialnemu za obiekt. Będą to również wszelkie inne opracowania dotyczące stanu technicznego danego obiektu i prowadzonych w nim robót budowlanych. Zaliczane do nich są m.in. ekspertyzy, badania techniczne, opinie i oceny budowlane, dokumentacja realizacyjna i inne opracowania związane z eksploatacją obiektu. Ponadto odpowiednio udokumentowane powinny być wszelkie poważniejsze naprawy i remonty w postaci protokołów odbioru, umów, gwarancji itd. Jak wyżej wspomniano – przekazaniu podlegają także protokoły awarii i katastrof budowlanych obiektu oraz dokumenty związane ze zmianą sposobu użytkowania obiektu lub jego części, a także inne projekty, szkice i opracowania związane z obiektem budowlanym i jego użytkowaniem (np. decyzja pozwolenia na budowę zamierzenia polegającego na rozbudowie i nadbudowie obiektu wraz z zatwierdzoną dokumentacją projektową).

Braki w dokumentacji obiektu budowlanego przekazanej nowemu podmiotowi władającemu nieruchomością

W sytuacji gdy dokumentacja przejęta po poprzednim zarządzającym obiektem budowlanym nie jest kompletna, konieczne będzie sprawdzenie, czy obiekt jest w należytym stanie technicznym, czy wszelkie roboty budowlane były przeprowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz czy nieruchomość nie ma ukrytych wad fizycznych i prawnych. Sytuacje te zwykle dotyczą zmian własności nieruchomości w rodzinie. Często zdarza się, że spadkobiercy czy odbierający darowiznę otrzymują nieruchomość zaniedbaną pod względem technicznym i formalnym. Trzeba jednak pamiętać, iż braki w dokumentach takich jak projekt budowlany czy dziennik budowy nie są zagrożone sankcjami ze strony organów administracji państwowej, chyba że zostanie dowiedzione, że obiekt jest w eksploatacji w warunkach samowoli budowlanej, czyli bez pozwolenia na użytkowanie lub bez skutecznego zawiadomienia o zakończeniu budowy. Uzupełnieniu bez zbędnej zwłoki będą natomiast podlegały protokoły kontroli okresowych stanu technicznego wymagane w dyspozycjach art. 62 ustawy Prawo budowlane.

Nowy właściciel lub zarządca odpowiedzialny za obiekt powinien podjąć działania mające na celu uzupełnienie brakującej dokumentacji związanej z powstawaniem obiektu, gdyż w czasie użytkowania zawarte w niej dane mogą mieć kluczowe znaczenie przy planowaniu inwestycji czy bardziej skomplikowanych robót remontowych. Składając wniosek o udostępnienie akt postępowań administracyjnych dotyczących nieruchomości do właściwego miejscowo starostwa lub archiwum państwowego, można uzupełnić dokumentację o kopię projektu budowlanego. Trzeba wziąć jednak pod uwagę, że w przypadku obiektów liczących sobie kilkadziesiąt lat wypożyczenie akt archiwalnych będzie niemożliwe. Mogą być one również niepełne, nieczytelne lub nie przedstawiają stanu faktycznego. Oznaczać to może, że wykonano część robót budowlanych bez dopełnienia wymogów formalnych. Zupełny brak lub niepełna dokumentacja związana z przeprowadzaniem inwestycji w postaci przebudowy, rozbudowy lub nadbudowy obiektu budowlanego czy zmianą sposobu użytkowania jest zazwyczaj efektem nielegalnego działania poprzedników. Po ustaleniu braków odpowiednich dokumentów przedstawiających stan nieruchomości kolejnym krokiem powinno być zlecenie osobie legitymującej się stosownymi uprawnieniami budowlanymi wykonanie inwentaryzacji budowlanej, rozumianej jako opracowanie w formie papierowej lub elektronicznej, które przedstawia (w rzutach, przekrojach i widokach) rzeczywiste odwzorowanie stanu obiektu (parametry techniczne, układ pomieszczeń i komunikacji, rozmieszczenie stolarki okiennej i drzwiowej). Konieczne może być także przeprowadzenie odpowiednich procedur w celu doprowadzenia zaistniałej sytuacji do stanu zgodnego z obowiązującym prawem. Postępowanie legalizacyjne na wniosek lub z urzędu po wykryciu samowoli budowlanej prowadzi organ nadzoru budowlanego właściwy miejscowo dla obiektu budowlanego. Jeżeli samowola jest starsza niż 20 lat, wówczas na wniosek podmiotu odpowiedzialnego za obiekt prowadzone jest uproszczone postępowanie legalizacyjne, zgodnie z art. 49f do art. 49i Prawa budowlanego. Podkreślić należy, że koszty związane z prowadzeniem postępowań naprawczych będzie ponosił podmiot obecnie władający obiektem budowlanym.

W przypadku, gdy w dokumentach brakuje protokołów kontroli okresowych stanu technicznego oraz przydatności do użytkowania budynku, instalacji i jego otoczenia, podmiot przejmujący nieruchomość zwykle powinien wziąć pod uwagę konieczność rychłego dokonania ewentualnych napraw. Jeżeli stan techniczny budzi uzasadnione wątpliwości, a budynek jest przedmiotem sprzedaży, to w zależności od umowy albo kupujący na własny koszt oszacuje ewentualne nieprawidłowości, albo sprzedający przedstawi ocenę stanu technicznego obiektu. Takie działanie pozwala uniknąć niedomówień i ewentualnych sporów, które mogłyby wyniknąć po zrealizowaniu transakcji kupna-sprzedaży nieruchomości. Natomiast gdy obiekt budowlany niemający kompletnych dokumentów obrazujących jego stan techniczny zostaje przejęty przez spadkobierców lub obdarowanego, w pierwszej kolejności nowi właściciele powinni zlecić wykonanie niezbędnych okresowych kontroli stanu technicznego obiektu i jego wyposażenia instalacyjnego, aby ustalić, czy wymaga on konserwacji, napraw i remontów oraz w jakim dokładnie zakresie, a także czy są one do wykonania w trybie pilnym.

Orzeczenia administracyjne w stosunku do przejmowanego obiektu

Przejmując obiekt budowlany, zawsze należy mieć na względzie, iż działania poprzednich zarządzających obiektem mogły być różne. Zawsze będzie istniało prawdopodobieństwo, że w stosunku do takiego obiektu toczyło się postępowanie administracyjne przed organem nadzoru budowlanego i została wydana decyzja nakazowa. Warto pamiętać, że może ona dotyczyć różnych wymiarów powstawania i funkcjonowania obiektu. Powiatowy bądź wojewódzki inspektor nadzoru budowlanego ma kompetencje, aby wydać decyzje nakazu rozbiórki obiektu budowlanego lub jego części, doprowadzenie obiektu do stanu poprzedniego lub doprowadzenia wykonywanych robót budowlanych do stanu zgodnego z prawem. Ponadto może nałożyć obowiązek opracowania i przedstawienia projektu budowlanego zamiennego lub nakaz zaniechania dalszych robót budowlanych. W razie stwierdzenia nieodpowiedniego stanu technicznego obiektu budowlanego lub jego części, mogącego spowodować zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi, bezpieczeństwa mienia bądź środowiska, względem obiektu mogą być wydane decyzje nakazujące usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości (łącznie z wyłączeniem z użytkowania do czasu wykonania remontu) albo usunięcie skutków ingerencji bądź naruszeń lub przywrócenie stanu poprzedniego. Obiekt może też być przeznaczony przez organ nadzoru budowlanego do rozbiórki, gdy jest nieużytkowany lub niewykończony, a nie nadaje się do remontu, odbudowy lub wykończenia. Natomiast w sytuacji nielegalnej zmiany sposobu użytkowania obiektu lub jego części w obiegu prawnym może funkcjonować nakaz przywrócenia poprzedniego sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części.

Najtrudniejszym przypadkiem dla nowego władającego obiektem będzie sytuacja, gdy w stosunku do obiektu budowlanego lub jego części została wydana decyzja nakazująca konkretne czynności ze względu na to, iż dopuszczono się samowoli budowlanej. Jeżeli sprzedano nieruchomość z zatajeniem tak istotnej informacji, nabywca może dochodzić swoich praw przed sądem powszechnym. Wynika to z faktu, iż znacznie zmniejsza się wartość nieruchomości o koszty doprowadzenia do zgodności z prawem (np. o koszty wykonania robót budowlanych czy dokumentacji projektowej zamiennej itd.). Natomiast jeżeli konieczne będzie rozebranie obiektu (w związku z treścią decyzji organu) to do wartości nieruchomości nie można wliczać tego obiektu, gdyż faktycznie nie powinien on istnieć, a jej wartość powinna zostać pomniejszona o koszty rozbiórki obiektu i uporządkowania terenu. Jeżeli sprawa dotyczy spadkobierców lub innych następców prawnych podmiotu, który dopuścił się samowoli budowlanej, obowiązek doprowadzenia nieruchomości do stanu orzeczonego w decyzji będzie ciążył właśnie na nich (decyzja związana jest z obiektem budowlanym, w sytuacji gdy inwestor nie ma prawa do dysponowania tą nieruchomością lub nie żyje).

Analogicznie należy rozpatrywać przypadki nielegalnej budowy czy też robót budowlanych – obowiązki podmiotów odpowiedzialnych w zakresie utrzymania obiektu w należytym stanie technicznym przechodzą na następców prawnych . Co istotne, obowiązki wynikające z konieczności usunięcia nieodpowiedniego stanu technicznego zazwyczaj nie są dla nabywcy nieruchomości zaskoczeniem, gdyż postępowania administracyjne w sprawie stanu technicznego są prowadzone przez organy nadzoru budowlanego w przypadkach, gdy obiekt w sposób niebudzący większych wątpliwości wykazuje szereg nieprawidłowości. Każdy kupujący przed transakcją dokonuje oględzin nieruchomości, którą jest zainteresowany i zwykle jest w stanie zauważyć elementy obiektu wymagające remontów i napraw. Zgoła inaczej może kształtować się sytuacja spadkobierców, którzy nie zawsze przygotowani są na poczynienie niezbędnych nakładów finansowych. Niestety nie oznacza to, że decyzja taka nie będzie egzekwowana.

W sytuacji, gdy w stosunku do obiektu budowlanego została wydana decyzja nakazowa, bez wątpienia nowy właściciel lub zarządca będą zobowiązani ją wykonać. Jeśli osoby odpowiedzialne za obiekt nie będą realizowały nałożonego decyzją obowiązku – organ nadzoru budowlanego będzie wszczynał postępowanie egzekucyjne mające na celu doprowadzenie do wyegzekwowania obowiązku określonego w decyzji. Zgodnie z art. 3 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji: „Egzekucję administracyjną stosuje się do obowiązków określonych w art. 2, gdy wynikają one z decyzji lub postanowień właściwych organów”. W tym przypadku będzie miał zastosowanie art. 2 pkt 10: „Egzekucji administracyjnej podlegają następujące obowiązki: […] obowiązki o charakterze niepieniężnym pozostające we właściwości organów administracji rządowej [...]”. Do obowiązków o charakterze niepieniężnym, o których jest mowa w przepisach wyżej przytoczonej ustawy, zalicza się właśnie obowiązki wynikające z decyzji organów nadzoru budowlanego, gdyż dotyczą one wykonania ściśle wskazanych czynności.

Powyższa analiza wyraźnie ukazuje, iż niejednokrotnie bardzo istotne będzie zbadanie przez nowy podmiot odpowiedzialny, jakie postępowania administracyjne toczyły się względem nieruchomości. Może okazać się, że kolejny zarządzający będzie musiał pokrywać nie tylko zobowiązania wynikające przykładowo z zadłużenia nieruchomości, ale także ponieść dodatkowe nakłady finansowe związane z doprowadzeniem do stanu zgodnego z obowiązującym prawem (pomimo iż nie jest on bezpośrednim sprawcą) na podstawie odpowiednich orzeczeń administracyjnych, gdzie zobowiązanym był poprzednik.

W przypadku gdy obiekt budowlany, w którym ujawniona została samowola budowlana lub powstał nielegalnie, był przedmiotem spadku, to właśnie spadkobiercy będą musieli wziąć pełną odpowiedzialność za przyjęty spadek, zakończyć przed organem państwowym wszelkie wymagane prawem procedury i złożyć odpowiednie dokumenty. Inaczej przedstawia się sytuacja, gdy obiekt budowlany został sprzedany lub przekazany aktem darowizny. Zazwyczaj w przypadku darowizny obdarowany nie będzie żądał od darczyńcy zwrotu kosztów legalizacji, tak w sytuacji sprzedaży nieruchomości z wadą – nabywca może dochodzić swoich praw przed sądem powszechnym.

Niestety nie są rzadkością przypadki, gdy sprzedający celowo nie informuje o decyzjach administracyjnych, które mają realny wpływ na wartość nieruchomości. Przykładowo okazuje się, że zakupiony budynek mieszkalny został rozbudowany w warunkach samowoli budowlanej i wydana została względem niego decyzja o rozbiórce części, która stanowiła rozbudowę. W takim przypadku nieruchomość gwałtownie traci na wartości. W tego rodzaju sprawach toczą się spory przed sądami powszechnymi, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego. Obrazuje to m.in. orzeczenie w sprawie sprzedaży nieruchomości z budynkiem, odnośnie do którego została wydana przez organ nadzoru budowlanego decyzja o rozbiórce ze względu na nieodpowiedni stan techniczny. W swoim orzeczeniu Sąd Okręgowy w Płocku, I Wydział Cywilny (wyrok z dnia 17 kwietnia 2014 r. sygn. akt I C 801/13) stwierdził, co następuje, cyt.: „W myśl art. 556 kc sprzedawca jest odpowiedzialny względem kupującego, jeżeli rzecz sprzedana ma wadę zmniejszającą jej wartość lub użyteczność ze względu na cel w umowie oznaczony albo wynikający z okoliczności lub z przeznaczenia rzeczy, jeżeli rzecz nie ma właściwości, o których istnieniu zapewnił kupującego, albo jeżeli rzecz została kupującemu wydana w stanie niezupełnym (rękojmia za wady fizyczne)”. Tak więc nabywca nieruchomości nie pozostaje bez możliwości dochodzenia swoich praw w stosunku do zbywcy w sytuacji, gdy nie został poinformowany przez sprzedającego o konieczności wykonania dodatkowych obowiązków wynikających z orzeczeń wydanych przez organy administracji państwowej, które dodatkowo obciążają nieruchomość będącą przedmiotem sprzedaży.

Objęcie nieruchomości od strony technicznej

Osoba, która przejmuje nieruchomość po poprzednim zarządzającym, powinna w pierwszej kolejności stworzyć sobie harmonogram działania, aby móc dokładnie przeanalizować wszelkie istotne informacje o obiekcie budowlanym i podjąć odpowiednie działania, jeśli jest to konieczne. W pierwszej kolejności nowy podmiot odpowiedzialny powinien sprawdzić stan prawny nieruchomości oraz obciążenia wynikające ze wszelkiego rodzaju orzeczeń administracyjnych. Po drugie – konieczne będzie sprawdzenie kompletności dokumentacji i w razie stwierdzenia rażących braków – jej uzupełnienie. W razie jakichkolwiek zastrzeżeń i nieścisłości nie należy rezygnować ze zlecenia ewentualnych dodatkowych badań, sprawdzeń, inwentaryzacji itd. Natomiast jeżeli stan techniczny przejętego obiektu będzie tego wymagał, nie bez znaczenia byłoby również stworzenie wstępnego zestawienia niezbędnych do wykonania robót konserwacyjnych i remontowych wraz z ich harmonogramem. Przygotowanie planu napraw nie będzie skomplikowane. Zdecydowanie więcej problemów może stwarzać późniejsza realizacja poszczególnych punktów z listy, dlatego podmiot odpowiedzialny za utrzymanie obiektu powinien metodycznie wykonywać założenia takiego planu.
Wymagającym wdrożenia wielu procedur, które w mniejszym stopniu będą zależeć od nowego właściciela lub zarządcy, będzie proces oceny ogólnego stanu prawnego nieruchomości. Należy go zacząć od analizy treści ksiąg wieczystych (sytuacja własnościowa, hipoteka, prawa osób trzecich – takich jak umowa dożywocia, prawo przechodu czy przejazdu itp.). Natomiast pod względem prowadzonych postępowań administracyjnych, które też mają wpływ na stan nieruchomości w aspekcie technicznym – zasięgnięcie informacji od odpowiednich organów administracji państwowej. Organy te w zakresie swoich kompetencji mają prowadzenie postępowań administracyjnych związanych z wydawaniem stosownych zgód i pozwoleń oraz kontrolę właściwego utrzymania nieruchomości. W zależności od kategorii obiektu budowlanego kolejny podmiot władający lub mający w pewnej perspektywie czasu przejęcie odpowiedzialności za przedmiotowy obiekt ma prawo zwrócić się trybie dostępu do informacji publicznej do:

• właściwego miejscowo organu administracji architektoniczno-budowlanej,
• właściwego miejscowo organu administracji geodezyjno-kartograficznej,
• właściwego miejscowo organu nadzoru budowlanego,
• właściwej miejscowo inspekcji sanitarnej,
• właściwego miejscowo Komendanta Państwowej Straży Pożarnej,
• ewentualnie do właściwego miejscowo: lokalnego organu odpowiedzialnego za ochronę środowiska oraz Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska,
   

o przekazanie informacji, czy miały miejsce jakiekolwiek interwencje oraz jakie toczyły się postępowania administracyjne w stosunku do przedmiotowej nieruchomości, a jeśli tak – to jakimi decyzjami się zakończyły i czy ewentualne obowiązki wynikające z tych orzeczeń zostały wykonane. Pozwoli to na sprawdzenie, czy np. wykonywane roboty budowlane na przedmiotowej nieruchomości nie odbywały się w warunkach samowoli budowlanej, czy miały miejsce interwencje straży pożarnej, czy obiekt jest bezpieczny pod względem sanitarnym i użytkowany w zgodzie z przepisami o ochronie środowiska i ustawy Prawo budowlane itd. Dostęp do tych danych przysługuje na zasadach określonych w ustawie o dostępie do informacji publicznej. Zgodnie z art. 2 przedmiotowej ustawy każdej osobie przysługuje prawo dostępu do informacji publicznej, a jeśli ona wykorzystuje swoje prawo do informacji publicznej – organ nie ma prawa żądać wykazania interesu prawnego lub faktycznego dla realizacji takiego wniosku. Przyszłemu lub nowemu podmiotowi zarządzającemu obiektem mogą okazać się przydatne informacje dotyczące treści i postaci dokumentów urzędowych, w szczególności treści aktów administracyjnych i innych rozstrzygnięć oraz dokumentacji przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpień, stanowisk, wniosków i opinii podmiotów ją przeprowadzających. Wnioskujący nie będzie musiał czekać na te informacje aż do 30 dni przewidzianych w Kodeksie postępowania administracyjnego na rozstrzygnięcie wniosku. Powyższa zasada nie ma zastosowania dla wniosków składanych w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej. Wytyczne tej ustawy wskazują, że udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Natomiast jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w tym terminie – organ administracji obowiązany do jej udostępnienia powiadamia w tym terminie o powodach przewidywanego opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku.

Jak już wcześniej wspomniano, po zebraniu niezbędnych informacji wynikających z treści zebranych archiwalnych dokumentów urzędowych obrazujących sytuację nieruchomości, kolejnym etapem porządkującym będzie zapoznanie się z projektami, protokołami odbioru robót, protokołami kontroli okresowych stanu technicznego, ocenami technicznymi, opiniami itp. Jeżeli nieruchomością będzie opiekował się profesjonalny zarządca, współwłaściciele mogą właśnie jemu zlecić uporządkowanie dokumentacji. Będzie się to bezpośrednio wiązało z przejęciem książki obiektu budowlanego wraz z całością zarchiwizowanych dokumentów po poprzedniku. Sama książka obiektu budowlanego będzie niezwykle pomocna przy uporządkowaniu dokumentacji obiektu i weryfikowaniu kompletności protokołów. Warunkiem jest, żeby była ona rzetelnie na bieżąco uzupełniana. Jeśli ten obowiązek został zaniedbany – konieczne będzie założenie nowej książki obiektu budowlanego. Obecnie będzie to cyfrowa książka obiektu budowlanego, gdyż od 1 stycznia 2024 r. mogą zakładane być jedynie książki obiektu w wersji elektronicznej. Zgodnie z zaprowadzoną w książce systematyką dokumentacji łatwiejsze będzie posegregowanie, zliczenie i zewidencjonowanie dostępnych dokumentów. Przy takim przyporządkowaniu przekazanej dokumentacji powinny ujawnić się braki, które będzie należało usunąć w trybie natychmiastowym. Nie ulega wątpliwości, iż ze względów bezpieczeństwa najistotniejsze jest przeprowadzenie sprawdzenia stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu budowlanego, jeżeli w tej materii stwierdzone zostały poważniejsze zaniedbania. Kierując się przede wszystkim dobrem użytkowników obiektu, nowy podmiot odpowiedzialny za obiekt powinien bezwzględnie zapoznać się szczegółowo z treścią zarówno protokołów kontroli okresowych jak i innych opracowań, takich jak protokoły, inwentaryzacje i projekty. Szczegółowo trzeba zbadać, czy ewentualne uwagi, wytyczne oraz zalecenia pokontrolne zawarte w tych dokumentach zostały przez poprzednika zrealizowane. Jeżeli nie wszystkie uwagi wynikające z protokołów zostały wykonane, to oczywiste jest, że konieczne będzie opracowanie planu napraw i remontów w taki sposób, aby jak najszybciej usunąć stwierdzone nieprawidłowości. Kolejną kwestią jest ustalenie, czy w wyniku różnych przedsięwzięć budowlanych w obiekcie nie doszło do samowoli budowlanej. W sytuacji, gdy nie ma odniesienia do dokumentacji projektowej, w archiwach urzędowych nie ma śladu przeprowadzanych inwestycji, osoba odpowiedzialna za obiekt będzie musiała zdecydować, czy przeprowadzić procedury naprawcze, a w skrajnych przypadkach – legalizacyjne. Na szczęście zdecydowanie częściej zdarza się, że dla obiektu budowlanego nie zaprowadzono książki obiektu budowlanego ani nie przeprowadzano wymaganych przepisami kontroli stanu technicznego, co jest zdecydowanie mniejszym kłopotem dla nowego właściciela lub zarządcy.

Warto również podkreślić, że przy systematyzacji dokumentów dla późniejszego łatwiejszego odnalezienia któregoś z protokołów, projektów czy innych opracowań można założyć i stosownie opisać teczki lub segregatory dla poszczególnych grup dokumentacji. Będzie to dużym ułatwieniem w razie kontroli organów administracji państwowej.

Podsumowanie

Zmiany podmiotów władających obiektami budowlanymi są podstawą działania rynku obrotu nieruchomościami. Za każdym razem jest to związane z wdrożeniem wielu procedur i załatwieniem szeregu formalności. Zastanawiający może być fakt, iż właściciele lub zarządcy obiektów budowlanych w przeważającej większości nie poświęcają zbyt wiele uwagi na zbadanie historii nieruchomości, jej stanu technicznego oraz legalności i prawidłowości przeprowadzanych w niej robót budowlanych. Wartość nieruchomości w znacznej części związana jest z istniejącymi na niej obiektami, a związane z nimi postępowania administracyjne i wydane decyzje zwykle dla nowych właścicieli lub zarządców nie są obojętne. Niezrozumiały jest więc fakt tak nierozważnego traktowania transakcji związanych z kupnem działek z obiektami budowlanymi czy przejmowanie nieruchomości w akcie darowizny czy w ramach spadku, bez większego zastanowienia.

Każdy przeciętny nabywca samochodu osobowego bada jego przebieg, historię wypadków czy sprawdza grubość powłoki lakieru. Tymczasem kilkuletni używany samochód osobowy, nawet uznawany za luksusowy, jest zwykle o wiele tańszy niż przeciętny budynek mieszkalny jednorodzinny, wybudowany w dobrej lokalizacji, będący w ogólnym stanie technicznym niebudzącym większych zastrzeżeń. Kupując budynek, inwestorzy często zadłużają się na dziesiątki lat, zaciągając wysokie kredyty, a lekkomyślnie pomijają czynności prowadzące do sprawdzenia stanu prawnego i technicznego nieruchomości, którą kupują. Jeśli okaże się, że nieruchomość jest obciążona jakimś obowiązkiem wynikającym z decyzji organów państwowych, w ocenie nabywców winni takiej sytuacji są funkcjonariusze publiczni. Nie biorą pod uwagę, że przedstawiciele organów państwowych wykonują jedynie swoje obowiązki, a nie mają wpływu na to, jak inwestowali i utrzymywali nieruchomość poprzedni zarządzający. Wielu takich przykrych sytuacji można by było uniknąć, gdyby przyszli właściciele lub zarządcy obiektów budowlanych poświęcili nieco więcej czasu na określenie i przeanalizowanie stanu faktycznego nieruchomości zarówno od strony prawnej, jak również technicznej.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 682 z późn. zm.).
2. Ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 101).
3. Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 15 grudnia 2022 r. w sprawie książki obiektu budowlanego oraz Systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (Dz. U. z 2022 r., poz. 2778).
4. Rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 kwietnia 2004 r. w sprawie sposobów i warunków bezpiecznego użytkowania i usuwania wyrobów zawierających azbest (Dz. U. Nr 71, poz. 649 z późn. zm.).
5. Ustawa z dnia 16 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz. U. z 2023 r. poz. 2505 z późn. zm.).
6. Wyrok z dnia 17 kwietnia 2014 r. sygn. akt I C 801/13 Sądu Okręgowego w Płocku, I Wydział Cywilny.
7. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 902).