Decyzja o przedłużeniu obowiązującej umowy najmu lub wybór nowej lokalizacji zawsze wiążą się z koniecznością analiz na różnych płaszczyznach. Musimy wziąć pod uwagę przede wszystkim płynność finansową firmy, potrzeby pracowników oraz plany rozwoju przedsiębiorstwa w perspektywie najbliższych lat, w tym prognozowany wzrost lub redukcję zatrudnienia. Statystyki wskazują, że blisko 70% firm decyduje się na przedłużenie i renegocjacje aktualnie obowiązującej umowy najmu i tym samym pozostanie w dotychczasowej lokalizacji. Warta podkreślenia jest tutaj możliwość renegocjacji umowy, o czym wciąż wielu przedsiębiorców nie wie lub nie zwraca uwagi na szerokie możliwości takiego ruchu.
Odnowienie umowy najmu. Komu zależy bardziej?
Rozważając działania związane z renegocjacją umowy najmu przestrzeni biurowej firmy, warto zrozumieć swoją pozycję negocjacyjną. Wynajmujący w większości przypadków będą otwarci na rozmowy i ustępstwa, ponieważ w dłuższej perspektywie będzie się to dla nich także wiązało z oszczędnościami finansowymi. W momencie opuszczenia biura przez najemcę właściciele budynku narażeni są na koszty związane z remontem i dostosowaniem przestrzeni pod nowych klientów. Do tego musimy pamiętać o konieczności inwestycji zasobów czasowych związanych z przygotowaniem oferty oraz poszukiwaniem nowego najemcy. Największym zagrożeniem dla właścicieli budynku jest ryzyko tzw. przestoju, czyli czasu, w którym biuro pozostanie puste, a co za tym idzie, nie przynosi im zysków. Z drugiej strony wynajmujący także zdaje sobie sprawę z pozycji, w której znajduje się najemca. Relokacja firmy do nowego biura wiąże się z chwilowym wyzwaniem związanym z funkcjonowaniem zespołu, a także znaczącym kosztem samej przeprowadzki. Do tego obecna sytuacja na rynku sprawia, że najkorzystniejsze przestrzenie biurowe bardzo szybko znajdują nowych chętnych. Jak wynika z danych portalu Officelist, w ostatnim czasie możemy zaobserwować lekkie spowolnienie ilości powierzchni biurowej oddawanej do użytku.
Czego potrzebuję?
Zanim zdecydujemy się na wybór drogi związanej z poszukiwaniem nowej lokalizacji lub pozostaniem w obecnej, powinniśmy przeanalizować trzy podstawowe punkty. Po pierwsze należy zweryfikować potrzeby biurowe firmy. Sytuacja popandemiczna zmieniła specyfikę pracy wielu przedsiębiorstw. Wprowadzenie pracy hybrydowej jako nowego standardu nastąpiło bardzo gwałtownie, przez co większość biur to takie, w których projekcie nie uwzględniono tych zmian. Może się okazać, że biuro jest zbyt duże lub zbyt małe. Największym problemem jest jednak sytuacja, w której aranżacja powierzchni biurowej jest czynnikiem blokującym firmę w zapewnieniu odpowiedniej komunikacji zespołowi. Jeżeli konieczne będzie przearanżowanie powierzchni, to może się okazać, że proces ten będzie bardziej skomplikowany i kosztowny niż poszukanie nowego biura w innym budynku. Po drugie należy zweryfikować możliwości finansowe organizacji.
Gdy już wiemy, jakie są nasze potrzeby, to możemy przejść do ustalenia akceptowalnego miesięcznego kosztu za przestrzeń biurową. Jesteśmy w stanie zawęzić część swoich wymagań związanych z negocjacjami lub poszukiwaniami nowych możliwości.
Kolejnym aspektem, który warto wziąć pod uwagę jest nasz zespół i jego potrzeby. Zapewnienie komfortowej przestrzeni do pracy jest podstawowym zadaniem osób zarządzających firmą. Odpowiednia przestrzeń wpływa na kreatywność, motywację i produktywność pracowników. Ważna jest nie tylko sama lokalizacja biura na mapie miasta, lecz także poziom hałasu wewnątrz budynku, nasłonecznienie i wilgotność powietrza. Są to elementy traktowane często jako drugorzędne, lecz tak samo jak wystrój wnętrza one też wpływają na samopoczucie i pracę zespołu.
Ostatnim punktem istotnym w analizie decyzji o lokum są plany rozwojowe firmy. Należy rozważyć możliwe scenariusze zmian w firmie w ciągu najbliższych 5 lat, czyli w okresie, na który zazwyczaj podpisywana jest umowa najmu. Musimy zapewnić firmie odpowiednią przestrzeń związaną z rozwojem zespołu i docelową większą liczbą pracowników. Nie chodzi tutaj jedynie o liczbę biurek, lecz także o odpowiednią liczbę sal konferencyjnych, miejsc do telekonferencji czy właściwe dostosowanie przestrzeni wspólnych.
Po dokonaniu dokładnej analizy jesteśmy w stanie zweryfikować nasze możliwości i wybrać najbardziej racjonalną drogę dla firmy.
Zapraszam do stołu. Co warto negocjować w obowiązującej umowie najmu?
Oczywiście, warto podejść do negocjacji z obecnym wynajmującym, jeżeli standard biura spełnia nasze wymagania. Nie powinno się zamykać na negocjacje z dotychczasowym wynajmującym ani też z innymi dysponującymi pomieszczeniami w potencjalnych dla nas lokalizacjach. Powinniśmy zawsze starać się sprawdzić, jakie są alternatywy dla aktualnego biura. Tylko w taki sposób będziemy mieli pewność, że decyzja, którą podejmujemy, jest prawidłowa, a koszty, które musimy ponieść, mają uzasadnienie rynkowe.
Niezależnie, czy będziemy rozmawiać z aktualnym wynajmującym czy z nowymi, to powinniśmy pamiętać o szerokiej gamie aspektów, które można poddać negocjacji. Część z nich może być kluczowa dla firmy, a w kolejnych będzie gotowa pójść na ustępstwa, dlatego ważne jest, aby przygotować konkretną listę, dzięki czemu będzie nam łatwiej prowadzić złożone rozmowy. Mamy siedem podstawowych punktów negocjacyjnych – w zależności od lokalizacji, specyfiki budynku i rodzaju współpracy, może ich być więcej lub w niektórych przypadkach mniej.
Wysokość czynszu
Dla wszystkich firm jest to najważniejsza informacja, ponieważ bezpośrednio wpływa na tzw. cashflow. O ile większość właścicieli biurowców klasy A nie obniży stawki wyjściowej, to zawsze istnieje możliwość uzyskania tzw. wakacji czynszowych, czyli okresu najmu, w którym stawka czynszu jest obniżona. Oczywiście, by wiedzieć, czy wynegocjowana stawka jest dobra, najlepiej mieć doświadczenie, setki podobnie przeprowadzonych procesów oraz dostęp do raportów rynkowych. Jeżeli jednak nie mamy takich informacji, to najlepszym sposobem jest jednoczesne prowadzenie rozmów z kilkoma budynkami o podobnej lokalizacji i standardzie.
Okres trwania umowy
Dla wynajmującego jest to jeden z najważniejszych czynników, który ma wpływ na stawkę czynszu oraz wysokość budżetu przeznaczonego na aranżację powierzchni. Koszty, które zaoszczędzą wynajmujący w związku z podpisaniem dłuższej umowy, powinny znacznie wpłynąć na ofertę najmu. W Polsce standardem są umowy podpisywane na 5 lat. Choć okres ten wydaje się bardzo długi, to w Europie Zachodniej oraz w USA średnia długość najmu jest jeszcze dłuższa. Jeśli firma może sobie pozwolić na podpisanie umów na dłuższy czas najmu, to jest to najłatwiejszy sposób na obniżenie wysokości czynszu.
Wielkość wynajmowanej powierzchni
Zależnie od planów rozwoju firmy i jej zespołu warto ująć w negocjacjach także element wielkości zajmowanej powierzchni biurowej. Możemy zwiększyć biuro o dodatkowe metry lub zapewnić sobie więcej sal konferencyjnych czy innych specjalnych przestrzeni. Włączenie tego punktu w strategiczne rozmowy o najmie powierzchni pozwoli zapewnić preferencyjne warunki takich działań względem sytuacji, w której firma miałaby taką potrzebę w trakcie trwania wieloletniej umowy.
Warto ponadto zwrócić uwagę na standardy obmiaru powierzchni biurowej – mało kto zwraca na to uwagę przy porównywaniu ofert rynku, na czym zyskują sprytni wynajmujący. Aktualnie na rynku mamy 6 norm obmiarów powierzchni. Okazuje się, że różnice w wielkości wynajmowanej powierzchni w zależności od przyjętego standardu mogą różnić się nawet o kilka procent.
Miejsca parkingowe
Często traktowane jako rzecz poboczna miejsca parkingowe także mogą być jednym z punktów naszych negocjacji. Okazuje się jednak bardzo często, że jest to obok stawki czynszu kluczowy czynnik decydujący o tym, czy dojdzie do podpisania umowy. Każdy budynek ma swój współczynnik miejsc parkingowych przypadający na wynajętą powierzchnię. Niekoniecznie jest on wystarczający na potrzeby firmy. Większość najemców jest w stanie wynająć więcej miejsc parkingowych, niż wynika to z przyjętego współczynnika w celu zapewnienia sobie pozytywnego zakończenia negocjacji.
Koszty opłat eksploatacyjnych
Niestety, jest to jeden z punktów, których teoretycznie się nie negocjuje. Nie oznacza to jednak, że są one neutralne dla procesu negocjacji. Choć faktycznie wynajmujący nie powinien zarabiać na tym koszcie, to nie oznacza to, że w niektórych budynkach jest on wyższy, a w innych niższy. Jeżeli w jakimś budynku koszty eksploatacyjne są wyższe od rynkowej średniej, to może być to jeden z argumentów otwierających negocjacje dla innych elementów.
Możliwość podnajmu
Możemy być w sytuacji, w której nie jesteśmy pewni prognozowanego tempa rozwoju firmy, a tym samym wielkości powierzchni, jaką powinniśmy mieć do dyspozycji. Warto wówczas zapewnić sobie możliwość podnajmu części przestrzeni, co pozwoli firmie zredukować część kosztów związanych z utrzymaniem biura.
Prawo pierwszeństwa
Jeśli aktualna lokalizacja spełnia potrzeby firmy i prawdopodobnie dalej będzie je spełniać za kilka lat, warto wówczas postarać się o tzw. prawo pierwszeństwa. Gwarantuje ono najemcy pierwszeństwo w trakcie przyszłych negocjacji związanych z kolejną umową najmu.
Nowa lokalizacja
Relokacja zespołu do nowego biura z pewnością będzie wyzwaniem logistycznym, ale zależnie od sytuacji firmy, będzie niosła ze sobą liczne korzyści. Powody mogą być różne – zawsze są indywidualne i związane z sytuacją przedsiębiorstwa. Niekorzystna lokalizacja, konieczność redukcji kosztów, zdecydowanie za duża przestrzeń na bieżące potrzeby i model funkcjonowania zespołu lub znacząco za mały metraż w związku z planami spółki – to tylko niektóre z czynników mogące wpłynąć na potrzebę zmiany biura. Przygotowując się do wyboru nowej przestrzeni biurowej, warto wziąć pod uwagę i przeanalizować również wszystkie punkty, o których było powiedziane wyżej. Nowa lokalizacja powinna także w pełni odpowiadać potrzebom zespołu, planom rozwoju spółki oraz obecnym i przyszłym możliwościom finansowym.
Przemyślane biuro zawsze przynosi wymierne korzyści. Od jego odpowiedniej organizacji zależy nie tylko wygoda, samopoczucie i produktywność zespołu, lecz także redukcja niepotrzebnych kosztów firmy. Oczywiście, kryteriów, które należy wziąć pod uwagę w renegocjacji obowiązującej umowy najmu lub relokacji firmy, jest wiele i wynikają one z indywidualnych potrzeb. Warto cały proces oprzeć na rozmowach z zespołem i na dokładnych analizach zarówno potencjalnych scenariuszy, jak i potrzeb oraz możliwości.
