Jak przystosować organizację do pracy zdalnej?

Może szefowie, dyrektorzy, właściciele firm zrozumieją, że 8-godzinna kontrola pracowników jest zupełnie niepotrzebna, bo przychody firmy nie spadły? A może ograniczy to ilość potrzebnej powierzchni do najmu? 

Czas pokaże, bo rozwój sytuacji jest nieprzewidywalny, a rzeczywistość z poranka może nie być już prawdziwa wieczorem. Tym bardziej trudno jednoznacznie przewidzieć, co się wydarzy i jak zmieni się rynek wynajmu powierzchni biurowej. Warto skupić się na „tu i teraz” i rozwiązywać problemy, przed którymi zostaliśmy postawieni jako pracownicy, pracodawcy i firmy, czyli na stworzeniu odpowiednich warunków do pracy zdalnej, gdyż jedną z oczywistych zasad efektywnej i wysokiej jakości pracy jest wspierające otoczenie.

Praca zdalna według przepisów Kodeksu pracy (powstałego, przypomnijmy, w 1974 r., czyli w czasach Gierka) nie istnieje. I żadna nowelizacja tego aktu prawnego tego nie zmieniła. W nim znajdziemy tylko pojęcie telepracy, które można traktować jako podobne do pracy zdalnej. To określenie zaś pojawiło się dopiero kilka tygodni temu w specustawie o walce z koronawirusem. Wielu pracownikom jest ono jednak dobrze znane i powszechnie go używają, zamiennie z terminem „home office”. Telepraca jest elastyczną formą wykonywania pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, a przepisy BHP w sprawie organizacji miejsca pracy brzmią niejednoznacznie (art. 212 k.p.). Daje to wiele możliwości firmom w kwestii odpowiedzialności za stworzenie nowych warunków do pracy dla pracownika, który pracuje zdalnie, a w efekcie obniżenie standard stanowiska pracy. Tylko czy tak powinno być? 

Tworzenie nowych przestrzeni biurowych jest wieloetapowym procesem. Rozpoczyna się najczęściej od badania potrzeb, jakie stawiane są nowemu lub modernizowanemu miejscu. Analizuje się rozwój firmy, przewiduje potrzeby, ocenia istniejące zasoby. Czasem trwa to kilka miesięcy, innym razem decyzje podejmowane są bardzo szybko i autorytarnie, zgodnie z przedstawioną ankietą. Grupa specjalistów, na czele z architektami, sprawdza możliwości wybranej powierzchni, układając jak puzzle potrzebne pomieszczenia, z nadanymi funkcjami, na wybranym piętrze, w wybranym budynku, tworząc ostateczny spaceplan. Bywają też oczywiście sytuacje, gdy ten proces jest bardziej skomplikowany: kilka budynków, kilka powierzchni i kilkumiesięczny okres rozważania, który z tych budynków będzie najodpowiedniejszy. Kolejny znaczący etap to proces projektowy, gdzie inżynierowie we współpracy z architektami przystosowują się do potrzeb, ograniczeń i wymogów. Potrzeb najemcy, które zostaną uwzględnione, a są odzwierciedleniem wzorców, wymogów bezpieczeństwa, panujących zasad czy wartości firmy. Ograniczeń wynikających z budynku, jego standardu, możliwości i wydajności systemów elektrycznych, wentylacyjnych, klimatyzacyjnych, wodnych, cieplnych.

Wymogów stawianych przez przepisy i dobrą praktykę. Połączenie tych trzech perspektyw, czasem w detalach, jest niemożliwe, a odpowiedzialność na tym...