Trudno sobie dzisiaj wyobrazić, że komputer nie jest dopasowany do pracy, jaka jest przy jego użyciu wykonywana. Inne potrzeby ma grafik tworzący wirtualne animacje do gier komputerowych, a zupełnie inne asystent zarządu. Inne wymagania stawiane są telefonowi komórkowemu, który pełni funkcję podręcznego, zdalnego biura, a zupełnie inne, kiedy jego zadaniem jest wyłącznie komunikacja głosowa i korzystanie z internetu. Dzisiaj, w dobie nieograniczonych rozwiązań i dostępności różnych typów urządzeń, możemy wybierać i uszyć na miarę każdą usługę i każdy produkt: indywidualnie dopasowany samochód, specjalistyczne buty, odpowiedni do pracy kombinezon. Przestrzeń biurowa też może być dobrze dopasowana.
Oczywiście biura się projektuje. Szczególnie skomplikowane projekty są tam, gdzie biznes potrzebuje zróżnicowanych funkcyjnie miejsc. Projektuje się wnętrze, podążając za nowymi trendami. Powierzchnie powinny spełniać warunki prawa budowlanego, prawa pracy i przepisów BHP. Dostosowuje się nową aranżację do kolorów marki i artystycznej wizji. Jest jednak zasadnicza różnica między projektowaniem a dopasowaniem do potrzeb.
Ostatni czas to wielka rewolucja myślenia o biurze. Wiele biznesów na własnej skórze poczuło, czym jest to biuro. Dla niektórych firm okazało się ono zbędnym kosztem, dla innych bardzo opłacalnym zyskiem. I zupełnie nie chodzi tu o przepiękne kolory, miękkie kanapy i fantastyczne huśtawki, lecz o świadome dopasowanie przestrzeni biura do potrzeb biznesu, klienta i pracowników.
Nie ma uniwersalnej odpowiedzi na pytanie, jak stworzyć przestrzeń przyjazną do pracy. Każda firma jest inna i każda jest niepowtarzalna. Wpływa na to wiele aspektów: rodzaj produktu, usługi, cena sprzedażowa, rodzaj, typ i segment klienta, kultura organizacji, typ lidera, talenty i osobowość pracowników, osobowość szefa. W dużych organizacjach korporacyjnych różnią się od siebie działy, które ze względu na realizację innych zadań zawodowych mają inne potrzeby, inny wpływ na klienta, inne przełożenie na zysk firmy, inny typ osobowościowy pracowników. Projektując świadomie biuro uwzględnia się wszystkie 12 zagadnień, nawet po to, aby jakiegoś nie zrealizować. Nie mając wiedzy, nie można dokonać wyboru, czy zadbanie o dany obszar jest potrzebne w danej przestrzeni biurowej, czy nie.
Dobre środowisko pracy
Chodzi o stworzenie takich miejsc, gdzie panują najlepsze warunki do pracy, które wspierają efektywność zawodową pracowników, wpływają na ich możliwości skupienia, kreatywności oraz na niwelowanie ich zmęczenia w zamkniętych pomieszczeniach. Ważna jest też dbałość o odpowiednią ilość świeżego powietrza, optymalną wilgotność i temperaturę, właściwą akustykę przestrzeni i dobre oświetlenie. To takie oczywiste, choć wciąż sprowadzane tylko do obowiązku prawnego, który można nadinterpretować, stosując skróty prawne – po to, aby uzyskać jak najniższą cenę realizacji. Najczęściej nie wykorzystuje się więc najnowszej wiedzy dotyczącej zdrowego środowiska i wydajności człowieka, działa bez uważności na to, jak niski poziom sprawności systemów budynkowych wpływa na słabe środowisko pracy i słabą efektywność zawodową pracowników.
Stworzenie dobrego środowiska pracy nie wymaga większych nakładów finansowych. Wymaga natomiast świadomości, dlaczego dobre środowisko do pracy jest potrzebne w funkcjonowaniu całego biznesu.
Uniwersalna architektura
W biznesie, którego biuro ma być narzędziem w jego skalowaniu, warto zadbać również o swobodny dostęp dla każdej osoby, możliwość bezpiecznego poruszania się wewnątrz i dobrą komunikację wizualną. Wtedy taka przestrzeń jest dostosowana do różnorodności jej użytkowników, niezależnie od sytuacji życiowej danej osoby. Wózek inwalidzki, laska, pompa insulinowa czy problemy z widzeniem, słyszeniem nie ograniczają zdolności intelektualnych pracownika. Zapewnienie wszystkim równego dostępu do biura daje pracodawcy możliwości tworzenia empatycznego społeczeństwa, które jest podstawą do budowania dobrych, efektywnych i bardzo wspierających się zespołów. Takie działania są nadzwyczaj proste i zupełnie nie zwiększają kosztów modernizacji przestrzeni biurowej.
Miejsce do budowania relacji
Do powstania dobrych więzi ludzie potrzebują uruchamiać swoje neurony lustrzane, które pozwalają uczyć się schematów wspólnych zachowań. Potrzebujemy czuć zapach drugiej osoby, w którym przenoszone są feromony, dzięki którym identyfikujemy stan psychiczny. Potrzebujemy widzieć mikronapięcia twarzy i odruchy bezwarunkowe ciała, które podświadomie pomagają nam rozpoznać stojącego obok człowieka. Bez miejsca dającego możliwość wspólnego przebywania nie ma fizycznego sposobu do tworzenia więzi ani budowania wzajemnych relacji. Biznesy, których dochody i skalowania oparte są na sprawnych, efektywnych zespołach, potrzebują takich przestrzeni.
Bezpieczeństwo pracy
Jest to bardzo szerokie pojęcie. W przestrzeni biurowej dbamy o bezpieczeństwo pracowników i wykonywanej przez nich pracy. W ostatnim czasie chroni się pracowników przed skutkami pandemii COVID-19. Troszczymy się o bezpieczeństwo dokumentów, danych, know-how firmy i o bezpieczeństwo przesyłanych informacji przy pracy zdalnej. Przywiązuje się uwagę do bezpieczeństwa klienta, który jest gościem w takiej przestrzeni. Stosowanie rozwiązań jest zależne od obszaru, który się chroni: biznesu, klienta, pracowników. Oczywiście są przepisy prawa budowanego oraz bezpieczeństwa i higieny pracy, które stanowią o bezpieczeństwie ludzi i pracy w biurze. Jednak warto spojrzeć na bezpieczeństwo także w kontekście poczucia bezpieczeństwa, wewnętrznej emocji każdego człowieka, która ma bezpośrednie przełożenie na sprzedaż, efektywność i zwiększenie dochodów każdej firmy. I wykorzystać dostępne na rynku rozwiązania i systemy, które pomogą czuć się każdemu w takim miejscu bezpiecznie.
Ergonomia pracy
Przestrzeń biurowa, która jest zaprojektowana i zrealizowana w nieprzemyślany sposób, z pominięciem podstawowych zasad ergonomii pracy, po prostu nie służy podnoszeniu efektywności zawodowej. Postawa siedząca, sposób poruszania się po biurze, a nawet miejsce realizowania zadań biurowych – wszystko to wpływa na efekty zawodowe pracowników. Tworzenie ergonomicznych miejsc pracy, które uwzględniają potrzeby zatrudnionych osób oraz ich zdrowie, są elementem społecznej odpowiedzialności biznesu. Zmęczone i chore ciało wpływa na wydajność pracy. Chory pracownik częściej korzysta ze zwolnienia lekarskiego. Trudniej mu się skupić, jest mniej kreatywny, popełnia więcej błędów. Przestrzegając zasady ergonomii pracy, świadomie niweluje się przyczyny wielu schorzeń.
Relaks w biurze
Relaks i odpoczynek są nieodłącznymi elementami efektywnej pracy. Po odpoczynku, któremu towarzyszy zmiana perspektywy, odprężenie, zmiana otoczenia, bodźców zewnętrznych, pracownik jest wydajniejszy w pracy. Zwiększa się jego otwartość na zmianę, dostrzeganie innych rozwiązań, kreatywność, odporność na stres.
Odpoczynek 2–3 razy do roku dla ciała, umysłu i ducha to za mało. Rozwiązaniem jest tworzenie w przestrzeniach biurowych miejsc, z których pracownicy mogą korzystać w ciągu dnia. Istotą świadomego odpoczynku jest pobudzanie w równym stopniu wszystkich zmysłów człowieka: węchu, dotyku, słuchu, smaku i wzroku. Praca w przestrzeniach biurowych wymaga intensywnego pobudzenia zmysłu wzroku i słuchu, przy jednoczesnym uśpieniu zmysłu węchu, dotyku i smaku. Równowagę tę zapewniają dobrze zaprojektowane pomieszczenia wellness, gdzie wyciszane są zmysły słuchu i wzroku, a pobudzane węchu, dotyku i czasem też smaku. Wiele osób na takie pomieszczenia patrzy jak na objaw mody. Kiedy jednak zrozumie się ich zastosowanie oraz korzyści biznesowe płynące z nich dla firmy, przestają być one nieuzasadnionym kosztem.
Spójność wizerunku biura z wartościami marki
Każda marka, każda firma budowana świadomie zna swoje wartości. Są one częścią wielkich kampanii marketingowych zapisanych w strategii sprzedaży produktów i usług. Są jak kodeks firmy i najczęściej dobrane, tak aby mocno akcentować i zwracać na siebie uwagę. Projektując przestrzeń biurową, warto znać te wartości, a także ich interpretacje, ponieważ skojarzenia projektantów mogą być różne od skojarzeń, które są zawarte w strategii marketingowej. Wartości marki powinny budować przekaz takiej powierzchni, powinny być zawarte w elementach wyposażenia, aranżacji, dekoracji. Przestrzeń biurowa, która w rzeczywistości reprezentuje takie same ideały i wzorce jak komunikacja marketingowa, jest w odbiorze spójna i autentyczna. Autentyczność wzbudza zaufanie pracowników do firmy, a klientów – do usługi i produktu.
Podświadomość
Kluczem szybkiego rozwoju każdego biznesu jest rozumienie, czym jest podświadomość. Jest to ważne, ponieważ jest ona integralną częścią procesu podejmowania decyzji, myślenia i odczuwania każdego człowieka. A to człowiek kupuje i pracuje, więc stanowi kluczowy element każdego biznesu. Wiedza o podświadomości daje możliwość dobrego stymulowania zachowań, które sprzyjają efektywnej pracy, odczuwaniu bezpieczeństwa w tej przestrzeni, zmniejszenia poziomu odczuwanego stresu, a nawet budowania wydajnych i kreatywnych zespołów. Przestrzeń biurową można tworzyć tak, aby animować podświadomość poprzez wyciszanie negatywnych zachowań i emocji, a ożywianie tych pożądanych. Tworzenie przestrzeni, które doskonale rozumieją specyfikę zachowań pracowników i klientów, jest nowoczesnym spojrzeniem na przestrzeń przyjazną pracy.
Archetyp marki w przestrzeni biurowej
Marki mają swoje archetypy odzwierciedlające archetypy osobowości. Wystarczy stworzyć przestrzeń, wykorzystując tę wiedzę. Wielokrotnie przekazywane są brand books i książki standardów określające kolorystykę, logo, symbole, ale zupełnie nieujawniające, jaki archetyp ma dana marka. Pojawia się wtedy niespójność w wizerunku marki, komunikacji i wystroju wnętrza. Wynika to z różnych skojarzeń projektantów dotyczących kolorystyki, logo, symboli czy własnych skojarzeń z daną marką. To przekłada się na projekt wnętrza. Wnętrza budują emocje. Wnętrza sprzedają. Pozwalają nam utożsamiać się z danym produktem lub nie. Budują negatywne podprogowe wspomnienia, co może negatywnie wpływać na realizowane zadania. Mogą też wpływać na pobudzenie zmysłów i zaangażowanie. Dobrze zaprojektowane wnętrze ułatwia podjęcie decyzji o zakupie, natomiast źle – od tego zakupu odstrasza. Archetyp osobowości to uniwersalny wzorzec, który funkcjonuje w społeczeństwach od tysięcy lat, a przez to większość ludzi kojarzy go w jeden podobny sposób. Dwanaście archetypów osobowości określił Carl Gustav Jung.
Ekologia w biurze
Najczęściej jest sprowadzana do minimalizowania ilości zużywanego papieru i plastikowych butelek. Kiedy jednak firma komunikuje się ze swoim klientem lub przyszłym pracownikiem, informując, że jej kluczową wartością jest ekologia, to warto zrobić coś więcej. Zadbać o odpowiednio niskie zużycie wody, energii elektrycznej i zastosować rozwiązania oraz systemy, które o to dbają. Jest to możliwe, jeśli działają one niezależnie od wpływu czynnika ludzkiego. Warto wprowadzić politykę segregacji śmieci, a podczas remontu lub nowej realizacji biura zwrócić uwagę na odpady budowlane. Warto budować przestrzenie z produktów ekologicznych i mniej szkodliwych dla środowiska, o co coraz częściej dbają audytorzy certyfikujący takie powierzchnie. Z jednej strony być może jest to działanie marketingowe, z drugiej jednak to odpowiedzialność biznesu za wartości, które marka komunikuje klientowi. W sprzedaży spójność i autentyczność wizerunku są najważniejsze.
Natura w biurze
Człowiek, homo sapiens, żyje od ponad 200 tys. lat, a dopiero od 100 lat pracuje w przestrzeniach biurowych. Gdy żyje się w codziennym pędzie, wśród budynków, bloków, betonowych ulic w centrach miast, to przychodzi taki moment, kiedy potrzebujemy kontaktu z naturą: w parku, podczas wakacji, wyjazdu na wieś. Jednak to zdecydowanie za mało, aby dbać o swoją postawę do realizowanych zadań zawodowych. Natura jest potrzebna do pełnego odpoczynku. Pod wpływem olejków eterycznych wydzielanych przez rośliny i kolorów zieleni, brązów, pomarańczy, nasz mózg odpoczywa. Wypełnienie przestrzeni żywymi roślinami, z uwzględnieniem światła dziennego, odpowiedniej akustyki wnętrza oraz zadbanie o jakość powietrza i jego wilgotność pozwala ukoić stres, obniżyć napięcie, stymulować kreatywność, zwiększyć wydajność. Rośliny w zamkniętych pomieszczeniach zmieniają elektrostatyczność powietrza, normalizują wilgotność oraz w kontakcie ze słońcem produkują najczystszej postaci tlen, co wpływa na wyższą odporność organizmu, zmniejszając częstość zachorowań.
Piękne wnętrza
Takie pomieszczenia pobudzają zmysły, dostarczając emocji. Mogą przywoływać wspomnienia – zarówno te pozytywne, jak i negatywne. Takie wnętrza mogą wzbudzać podziw, podnosząc pozycję firmy. Mogą też wzbudzać zazdrość, niezrozumienie i nienawiść, szczególnie u niezadowolonych klientów czy rozczarowanych pracowników, którzy nie dostali podwyżki ze względu na niewystarczające dochody firmy. Piękne wnętrza są dopełnieniem narzędzia w biznesie, którym jest biuro – taką swoistą wisienką na torcie każdego biura. Kiedy do tworzenia pięknego wnętrza biura nie jest wykorzystywana wiedza z zakresu podświadomej pracy mózgu, budowania autentyczności marki, stymulacji pracowników, to wtedy pozostaje jedynie pięknym wnętrzem, które stanowi koszt w bilansie prowadzenia biznesu. Piękno wnętrza jest dopełnieniem całej wiedzy o człowieku i jego funkcjonowaniu, o potrzebach biznesu oraz oczekiwaniach klienta i pracowników.
Dobra znajomość potrzeb biznesu, klientów i pracowników pozwala doskonale zarządzać biznesem, a w czasie pandemii dostosować się do warunków rynku. To właśnie te firmy najszybciej wewnętrznie przystosowały się do zmiany warunków pracy. To te firmy nie tracą na efektywności pracy, tylko zyskują na odkrywaniu nowych produktów, tworzeniu nowych usług, które odpowiadają na potrzeby klienta i bardzo szybko zmieniające się jego nawyki. Bez dobrze działającego biznesu nie ma potrzeby wynajmowania przestrzeni biurowej. Bez rozumienia znaczenia i wartości, jakie daje narzędzie, którym jest przestrzeń biurowa, biuro jest kosztem, który w czasach kryzysu jest minimalizowany. Te 12 zagadnień stanowi o tym, czy przestrzeń biura będzie tym narzędziem czy nie. Odpowiadają one za budowanie spójnego i autentycznego wizerunku firmy. To ich rolą jest dbanie o dobrą efektywność pracowników i skalowanie biznesu. Rolą przestrzeni biurowej jest pomaganie i wspieranie każdego biznesu, odpowiadanie na zmiany. Dzisiaj doskonale wiemy, że też na wielkie zmiany.
