Mamy 2024 rok. Większość tych przedsiębiorstw zbudowała już niezbędne kompetencje w ramach własnych zasobów ludzkich. Dzięki temu są w stanie sprawniej i taniej realizować usługi dla organizacji odbiorczych, co utrudnia działalność mniejszym, wąsko wyspecjalizowanym firmom. Organizacje potrzebują teraz jednego sprawnego dostawcy usług, który skoordynuje i zintegruje wszystkie pomocnicze procesy operacyjne, umożliwiając im skupienie się na głównej działalności.
Podobny trend obserwujemy w zakresie cyfryzacji środowiska facility management, która postępuje niezależnie od naszych preferencji. Nasz udział w tej cyfryzacji jest nieunikniony – będziemy jej częścią albo zostaniemy wykluczeni.
Czasy, kiedy organizacje zadowalały się prostą aplikacją do obsługi zgłoszeń, dostarczaną przez podmioty świadczące usługi utrzymania nieruchomości, bezpowrotnie mijają.
Decydenci odpowiedzialni za zarządzanie środowiskiem FM uświadamiają sobie, że cyfryzacja musi integrować wszystkie procesy i być niezależna od dostawców usług, którzy mogą się zmieniać zarówno na poziomie korporacyjnym, jak i ludzkim.
W dobie dynamicznie rozwijających się technologii cyfryzacja staje się kluczowym elementem transformacji różnych sektorów gospodarki. Środowisko usług FM, czyli integrujące ludzi, miejsca i procesy w ramach zagospodarowanej przestrzeni, której celem jest poprawa jakości życia ludzi w niej egzystujących, a także wzrost efektywności prowadzonej w niej działalności podstawowej, muszą również funkcjonować na poziomie cyfrowym. Cyfryzacja i integracja nowoczesnych rozwiązań technologicznych w tym zakresie przynosi wiele korzyści, które mogą znacząco podnieść efektywność, obniżyć koszty operacyjne oraz poprawić jakość świadczonych usług, a zwłaszcza ułatwić i uporządkować komunikację wszystkim członkom środowiska FM.
Cyfryzacja w facility management odnosi się do wykorzystania nowoczesnych technologii informatycznych w celu usprawnienia zarządzania budynkami, infrastrukturą techniczną i zachodzącymi procesami. Wprowadzenie zintegrowanych systemów komputerowo wspomagających zarządzanie obiektem, internetu rzeczy (IoT – internet of things) oraz sztucznej inteligencji (AI – artificial intelligence) pozwalają na lepsze monitorowanie, analizę i optymalizację procesów związanych z zarządzaniem i utrzymaniem obiektów.
Korzyści z cyfryzacji w facility management
Korzyściami z cyfryzacji w FM są:
- Skrócony czas reakcji na zdarzenia – dzięki wykorzystaniu predefiniowanych ścieżek przepływu informacji, powiadomień oraz identyfikacji lokalizacji zdarzenia przy wykorzystaniu aktywnych rzutów architektonicznych w narzędziowej aplikacji mobilnej oraz aplikacji webowej czas reakcji na zdarzenia zgłoszone w systemie może zostać skrócony nawet o 90%.
- Zwiększona efektywność operacyjna – automatyzacja procesów, takich jak monitorowanie procesów administracyjnych i stanu technicznego urządzeń, planowanie oraz monitorowanie inspekcji i przeglądów okresowych, zarządzanie zużyciem energii, dostęp do danych współdzielonych i historycznych na temat zdarzeń zachodzących na infrastrukturze technicznej oraz nieruchomości pozwalają na szybsze i bardziej precyzyjne podejmowanie decyzji.
- Redukcja kosztów – dzięki analizie danych i predykcji awarii możliwe jest zapobieganie kosztownym naprawom oraz optymalizacja zużycia zasobów, co przekłada się na obniżenie kosztów operacyjnych.
- Poprawa bezpieczeństwa – nowoczesne systemy monitoringu i analizy danych pozwalają na szybkie wykrywanie potencjalnych zagrożeń, co zwiększa bezpieczeństwo użytkowników obiektów, a zhierarchizowane tryby/priorytety zgłoszeń umożliwiają dostosowanie procedur reakcji, minimalizując ryzyko pominięcia istotnych dla organizacji odbiorczej zgłoszeń.
- Zwiększenie komfortu użytkowników – przemyślane algorytmy zarządzania procesami, inteligentne narzędzia ukierunkowanej komunikacji z użytkownikami, monitorowanie statusów realizacji zgłoszonych potrzeb – cyfrowe narzędzia operacyjne mają ogromny wpływ na bardziej komfortowe warunki pracy i życia.
Integracja facility management
Integracja środowiska facility management to nie tylko połączenie różnych systemów (np. CAFM i ERP), lecz także – i przede wszystkim – stworzenie oraz udostępnienie modułów narzędziowych, które będą tworzyć jedną spójną platformę – od wsparcia recepcji, przez utrzymanie czystości, ochronę, inwentaryzacje i zarządzanie środkami trwałymi, monitorowanie serwisów, zarządzanie relacjami z najemcami, po realizacje najbardziej wyszukanych potrzeb w zakresie zarządzania i eksploatacji budynku. Dzięki temu możliwa jest efektywniejsza wymiana informacji i koordynacja działań oraz tworzenie historii eksploatacyjnej nieruchomości jakże potrzebnej przy zmianie jej właściciela.
Kluczowe aspekty integracji w facility management
Są nimi:
- Zintegrowane systemy zarządzania – połączenie zintegrowanych systemów komputerowo wspomagających zarządzanie obiektem, zarządzanie budynkami (BMS), zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa (ERP) oraz systemów informacji geograficznej (GIS) pozwala na pełniejszy obraz stanu technicznego i operacyjnego obiektów.
- Współpraca międzydziałowa – integracja ułatwia współpracę między różnymi działami firmy, takimi jak zarządzanie nieruchomościami, dział techniczny lub administracja, co przyczynia się do efektywniejszego zarządzania zasobami.
- Centralizacja danych – zgromadzenie wszystkich danych dotyczących obiektów w chmurze umożliwia lepszą analizę i wykorzystanie informacji do podejmowania strategicznych decyzji z każdego miejsca na świecie.
- Skalowalność i elastyczność – zintegrowane systemy zarządzania są łatwiejsze do skalowania i dostosowywania do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa, co pozwala na elastyczne reagowanie na nowe wyzwania i możliwości.
Przyszłość facility management
W przyszłości możemy spodziewać się jeszcze większego zaawansowania technologicznego w zakresie facility management. Rozwój technologii, takich jak blockchain, robotyka lub zaawansowana analityka danych, będzie dalej rewolucjonizował sposób zarządzania obiektami. Kluczowym wyzwaniem będzie jednak umiejętne zarządzanie tą transformacją oraz odpowiednie przeszkolenie kadry, by w pełni wykorzystać potencjał nowych technologii.
Szkolenie młodych adeptów sztuki cyfryzacji FM nie może się skupiać jedynie na aspektach informatycznych, ale przede wszystkim na zrozumieniu praw, którymi się rządzi środowisko FM.
Podsumowując: cyfryzacja i integracja środowiska facility management to nie tylko trend, lecz także konieczność w dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie. Organizacje, które zdecydują się na inwestycje w nowoczesne technologie i zintegrowane systemy zarządzania, zyskają przewagę konkurencyjną, zwiększą efektywność operacyjną i zapewnią lepsze warunki dla swoich pracowników oraz użytkowników obiektów.
