Zarządzanie nieruchomościami – szereg wyzwań i obowiązków
Zarządzanie nieruchomościami to złożony proces, który wymaga nie tylko dużej wiedzy, ale też podejmowania szeregu działań. O jakich czynnościach mowa w praktyce?
- Prowadzenie niezbędnej dokumentacji nieruchomości: książka obiektu budowlanego, faktury oraz inne dokumenty finansowo-księgowe, dokumentacja techniczna.
- Dbałość o bezpieczeństwo oraz stan techniczny budynku: okresowe przeglądy techniczne, nadzorowanie prac remontowych i konserwacyjnych, bieżące naprawy i renowacje, utrzymywanie czystości, koszenie trawników i odśnieżanie chodników.
- Reprezentowanie właściciela nieruchomości w kontaktach z sądami, usługodawcami czy administracją publiczną: zarządca nieruchomości zawiera wszelkie umowy, np. na dostawę mediów oraz negocjuje z wykonawcami usług.
- Zarządzanie najmem: obejmujące na przykład sprawdzanie dostępności powierzchni do wynajmu, negocjacje czy rozliczenia z najemcami oraz windykację należności.
- Planowanie remontów i modernizacji: pozwala uniknąć awarii i nieprzewidzianych kosztów, których nie uwzględniono w planie remontowym.
Od czego zatem zależy sukces w zarządzaniu nieruchomościami?
Kluczowe czynniki sukcesu w zarządzaniu nieruchomościami
Wydajne zarządzanie nieruchomościami wpływa bezpośrednio na efektywność operacyjną przedsiębiorstw. Utrzymanie przepływu danych, zarządzanie dokumentacją, kontrole kosztów i optymalizacja procesów wynajmu to tylko część ekosystemu, który musi funkcjonować bez zarzutu.
Zarządzanie nieruchomościami wymaga skupienia się na kilku kluczowych aspektach:
- integracja danych: jest niezbędna dla efektywnego zarządzania nieruchomościami,
- sprawne zarządzanie i automatyzacja procesów: administracyjnych i operacyjnych, co pozwala na oszczędność czasu oraz zasobów,
- uporządkowana dokumentacja i zgodność z przepisami: precyzyjne śledzenie zmian w prawie i poprawne zarządzanie dokumentacją,
- zarządzanie wynajmem i kosztami: optymalizacja kosztów wynajmu i efektywne zarządzanie najemcami w obrębie portfela nieruchomości.
Jakie procesy z zakresu zarządzania nieruchomościami można usprawnić?
Praktycznie wszystkie obowiązki i procesy z zakresu zarządzania nieruchomościami mogą zostać usprawnione dzięki wykorzystaniu odpowiedniego narzędzia, jakim jest system ERP enova365 zawierający moduł Nieruchomości.
Moduł enova365 Nieruchomości to nowoczesne narzędzie, które umożliwia:
- gromadzenie w jednym miejscu całej wymaganej przepisami dokumentacji dotyczącej nieruchomości, w tym stanów prawnych nieruchomości (spełnia w ten sposób funkcję archiwum, zapewniając łatwy wgląd w informacje),
- usprawnienie przebiegu wszystkich procesów biznesowych w obszarze nieruchomości: organizację obowiązkowych przeglądów, umowy z najemcami czy wykonawcami, remonty itp.,
- skuteczniejszą kontrolę kosztów eksploatacji nieruchomości, dzięki łatwemu ewidencjonowaniu pomiarów i rozliczeń,
- integrację zarządzania nieruchomościami z innymi funkcjami przedsiębiorstwa, jak finanse czy fakturowanie; pozwala to na oszczędność czasu.
System ERP w firmach budowlanych i u zarządców nieruchomości
System ERP enova365 pomaga zarządzać procesami i usprawniać je w firmach budowlanych oraz u zarządców nieruchomości. Moduł Nieruchomości to integralna część systemu ERP enova365. Można go połączyć z modułami Handel, Księga Inwentarzowa oraz Projekty, dzięki czemu sam moduł jest komplementarny.
Moduł enova365 Nieruchomości powstał we współpracy ze specjalistami z branży nieruchomości. Jego zadaniem jest ułatwienie prac związanych z administracją i zarządzaniem nieruchomościami. To rozwiązanie, które daje możliwość pełnej obsługi wszystkich procesów związanych z nieruchomościami. Sprawdzi się w przypadku firm, instytucji publicznych, które mają swoje nieruchomości, wynajmują je od innych albo wynajmują je innym podmiotom.
Moduł Nieruchomości enova365 to także system dla sklepów czy firm deweloperskich, które dzięki temu zyskują możliwość zarządzania lokalami i pomieszczeniami. To rozwiązanie, które przyda się w firmach zajmujących się e-commerce i reklamą – do obsługi billboardów oraz różnych form reklamowych.
Moduł enova365 Nieruchomości to:
- łatwiejsze utrzymanie i kontrola obowiązkowej dokumentacji nieruchomości,
- wsparcie pracy oraz przepływu informacji w działach zarządzania/administracji nieruchomości,
- możliwość integracji z innymi obszarami przedsiębiorstwa, co sprzyja efektywnemu zarządzaniu.
Zastosowanie systemu ERP enova365 w firmach budowlanych
Zastosowanie systemów ERP w firmach budowlanych pozwala monitorować stan firmy oraz prowadzone w niej projekty inwestycyjne. W efekcie można zarządzać dziesiątkami wewnętrznych procesów.
System ERP enova365 w firmach budowlanych pozwala między innymi na:
- monitorowanie postępów w prowadzonych w danej chwili projektach – pod względem ilości wykonanej pracy, zużycia materiałów, jak też wykorzystania konkretnego sprzętu budowlanego,
- stałe badanie rentowności projektów – poprzez regularne zestawianie kosztów z przychodami,
- łatwiejsze zarządzanie magazynem – pod kątem posiadanych materiałów i sprzętów budowlanych, w tym także przypisywanie ich do konkretnych projektów,
- płynniejszy obieg wewnętrzny dokumentów – dzięki czemu wszelkie kluczowe decyzje podejmowane są znacznie szybciej, co przyspiesza postęp prac i ułatwia zachowanie zakładanych terminów.
Wykorzystanie systemu ERP w firmie budowlanej sprawia, że pracownicy zyskują narzędzie zapewniające bieżący wgląd w postępy pracy oraz projektów, mają stały nadzór nad kosztami i harmonogramem oraz dostęp do zaawansowanych narzędzi analitycznych (moduł Business Intelligence).
Zastosowanie systemu ERP enova365 u zarządców nieruchomości
Wykorzystanie systemu ERP enova365 w przypadku zarządców nieruchomości pozwala na kontrolę wszystkich procesów wewnętrznych, w tym:
- obsługi rachunkowo-księgowej obsługiwanych nieruchomości (obiektów biurowych, handlowych, wspólnot mieszkaniowych itp.),
- rozliczania czynszów i mediów z najemcami zarządzanych nieruchomości,
- prowadzenia rozliczeń z podwykonawcami działającymi na rzecz konkretnych nieruchomości (np. z firmami sprzątającymi, konserwatorami).
Zastosowanie modułu Business Intelligence umożliwia także tworzenie symulacji kosztowych niezbędnych do podejmowania inwestycji remontowych w nieruchomościach.
W przypadku nieruchomości, podobnie jak w firmie budowlanej, bardzo istotnym elementem, wpływającym na prawidłowe działanie firmy, jest zapewnienie szybkiego obiegu wewnętrznych dokumentów. W systemie enova365 odpowiada za to specjalny moduł Workflow.
Zastosowanie systemu ERP enova365 w spółdzielniach mieszkaniowych
Oprogramowanie enova365 może być także z powodzeniem wykorzystane w spółdzielniach mieszkaniowych, gdzie sprawdzi się w obsłudze procesów związanych z ewidencjonowaniem, zarządzaniem, rozliczaniem oraz obsługą posiadanych lokali. W systemie można zarejestrować 7 standardowych typów obiektów: budowlę, budynek, działkę, instalację, kondygnację, lokal oraz pomieszczenie. Lista ta może być jednak dowolnie rozszerzana w zależności od potrzeb użytkowników.
enova365 wykorzystana w spółdzielniach mieszkaniowych umożliwia:
- ewidencjonowanie i zarządzanie wieloma typami nieruchomości,
- odwzorowanie struktury budynków,
- zarządzanie najmem obiektów,
- zarządzanie zdarzeniami planowanymi i niespodziewanymi,
- obsługę liczników mediów,
- ewidencję polis ubezpieczeniowych i szkód z nimi związanych,
- historię zmian danych obiektów nieruchomości i ich struktury.
System ERP enova365 to zaawansowane rozwiązanie informatyczne, które – skonfigurowane w odpowiedni sposób – wspomaga budowanie oraz realizację wewnętrznych procesów w firmie. Doświadczenia związane z wdrożeniem systemu ERP enova365 w przedsiębiorstwach z różnych branż pokazują, jak moduł Nieruchomości może przyczynić się do efektywnego zarządzania nieruchomościami.
Przykładem wykorzystania możliwości enova365 jest wdrożenie systemu w przedsiębiorstwie produkcyjnym, zarządzającym dodatkowo siecią kilkuset sklepów. enova365 sprawdziła się doskonale w procesach zarządzania księgowością. Dodatkowo wykorzystany został moduł Workflow i Nieruchomości, co stanowiło kolejny krok w kierunku cyfryzacji i integracji procesów. Po zakończonym wdrożeniu firma jest w stanie efektywniej zarządzać siecią sklepów.
Moduł Nieruchomości został również wdrożony w dużej polskiej firmie z branży motoryzacji, budownictwa mieszkaniowego i biurowego. Przedsiębiorstwo postanowiło wdrożyć także kilka innych modułów enova365. Dzięki temu możliwa była między innymi automatyzacja wielu procesów oraz zwiększenie efektywności przetwarzania danych w obrębie całej organizacji.
Przedsiębiorstwa korzystające z możliwości, jakie daje enova365 zyskują dostęp do wielu cennych funkcjonalności zwiększających efektywność ich codziennej pracy.
Moduł enova365 Nieruchomości to:
- centralizacja danych: umożliwia centralne zarządzanie wszystkimi danymi nieruchomości,
- automatyzacja: automatyzuje procesy zarządzania – od fakturowania po zarządzanie najmem,
- zarządzanie dokumentacją: ułatwia zarządzanie dokumentacją i zapewnia zgodność z przepisami,
- optymalizacja kosztów: pomaga w monitorowaniu i optymalizacji kosztów związanych z zarządzaniem nieruchomościami.
Jak wybrać odpowiednie rozwiązania w obrębie systemu ERP enova365?
Każda firma ma swoje indywidualne potrzeby w zakresie rozwiązań informatycznych wspierających codzienną pracę. Dlatego przed podjęciem decyzji o wdrożeniu rozwiązań, takich jak system ERP enova365, niezbędne jest przeprowadzenie szczegółowej analizy potrzeb. W przypadku enova365 wykonują ją partnerzy technologiczni – firmy wdrożeniowe specjalizujące się we wdrożeniach dla konkretnych branż. Autoryzowany Partner przeprowadza dokładną analizę potrzeb oraz rekomenduje odpowiednie moduły. Ponadto odpowiednio je konfiguruje, a także szkoli pracowników. W efekcie system ERP jest skrojony na miarę, zapewniając oczekiwane wsparcie i najwyższą jakość usług.
Autoryzowanym Parterem, specjalizującym się między innymi we wdrażaniu enova365 Nieruchomości, jest firma COM@COM
Rafał Kośmicki, prezes COM@COM, w kontekście wyzwań wdrożeniowych u swoich klientów stwierdza:
"Nasze doświadczenie i ekspertyza w systemie enova365 umożliwiły naszym klientom efektywne przejście przez proces wdrożenia, znacząco wpływając na ich operacje zarządzania nieruchomościami."
Moduł enova365 Nieruchomości to kompletny produkt, dający możliwość pełnej obsługi wszystkich procesów związanych z nieruchomościami, które rejestrowane i obsługiwane są w ramach systemu ERP, co daje pełny nadzór nad obiektami i ich dostępnością.
Integracja, automatyzacja i centralizacja danych, oferowane przez moduł, są kluczowe dla zwiększenia efektywności operacyjnej i lepszego zarządzania zasobami nieruchomości. Wdrożenie tego modułu stanowi strategiczny krok dla każdej firmy poszukującej innowacyjnych rozwiązań w obszarze zarządzania nieruchomościami.
