Czy do zarządzania nieruchomościami wygodne jest posiadanie osobnego programu?
Niektórzy powiedzą, że tak. Oprogramowanie enova365 reprezentuje jednak inne podejście: nie działamy osobno, a razem. Wyobraźmy sobie, że mamy system ERP, który obsługuje wszystkie procesy w przedsiębiorstwie. Jeśli mamy firmę deweloperską i dopiero rozpoczynamy inwestycję, teoretycznie w planach jest specjalizacja w nieruchomościach. Na tym etapie jednak nie potrzebujemy rozwiązania związanego z zarządzaniem komercyjnymi nieruchomościami. Niemniej już teraz potrzebujemy przygotować procesy związane ze sprzedażą lub wynajmem. Nitka zatem jest rozciągnięta do kolejnego procesu, którą później trzeba przywiązać…
…do osobnego programu. Czyli czeka nas integracja.
No właśnie. I tu pojawiają się schody, bo dane, ludzie i procesy przechodzą między systemami. Jeśli ktoś działa na mniejszą skalę, ma typową działalność – jest to akceptowalne. Ale zarządzanie nieruchomościami ma różną formę. Widzimy to po klientach, którzy korzystają z enova365. Przykładem jest zarządzanie siecią sklepów, gdzie jedna część lokali jest własnościowa, a druga wynajmowana. Inne przypadki to administracja powierzchni magazynowej czy zbiorami muzealnymi. Nieruchomości w formie wynajmu powierzchni biurowej czy powierzchni w centrum handlowym to mnóstwo procesów, które często wykraczają poza typową działalność.
Od samego początku staraliśmy się, aby moduł „Nieruchomości” był integralną częścią całego systemu enova365 i czerpał z niego pełnymi garściami. Moduł ten ma powiązania z całym systemem ERP, między innymi z częścią handlową, księgową, inwentarzową czy projektową. Został stworzony po to, aby ułatwić pracę w firmie, administrację i zarządzanie nieruchomościami, od strony zarówno zarządzania budynkami czy obiektami, jak i zarządzania typowymi pracami administratorskimi, takimi jak zlecanie naprawy, zlecanie fakturowania czy też planowanie remontów.
Czyli niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z podmiotem prywatnym czy publicznym, o bardziej lub mniej rozbudowanych procesach związanych z nieruchomościami, moduł jest gotowy do zarządzania obiektami?
Tak. Przeanalizowaliśmy rynek. Rozmawialiśmy ze specjalistami, którzy zajmują się nieruchomościami. Poznaliśmy od razu wszystkie zachodzące w firmach procesy, a także zobaczyliśmy sposób pracy. Wszystko po to, aby finalnie tak dostosować narzędzia, by nie były utrudnieniem, a pomocą dla końcowego użytkownika. Dzięki temu udało nam się stworzyć program, który z jednej strony ma gotowe formaty czy formularze – szybkie do włączenia w typowej działalności, a z drugiej otwiera się na inne, bardziej złożone formy działalności.
Porozmawiajmy zatem o funkcjonalnościach modułu…
Moduł jest obszerny, ale zasadniczo dzieli się na dwa główne obszary. Pierwszy dotyczy zarządzania obiektami, nieruchomościami. Możemy wprowadzić do systemu wszystkie rodzaje nieruchomości, nawet nietypowe. Dla ułatwienia przygotowaliśmy 11 gotowych już definicji – od samych gruntów, działek, poprzez nowe budynki, lokale, a nawet budowle. Do każdej nieruchomości dodajemy specjalne parametry, możemy je podzielić na mniejsze pomieszczenia, dodać liczniki. Widać zatem, że użytkownik otrzymuje gotowe rozwiązania, które może od razu skonfigurować pod swoje potrzeby. Ale w razie potrzeby może dodać swoje definicje nieruchomości. Każda kartoteka nieruchomości może więc wyglądać inaczej. Na przykład kartoteka piętra będzie zawierała informacje, w którym budynku się znajduje, jaka jest jego powierzchnia. Informacja o właścicielu budynku, w którym znajduje się opisywane piętro, będzie widniała w kartotece hierarchicznie ułożonej wyżej, czyli w kartotece budynku.
Drugim obszarem jest zarzadzanie najmem nieruchomości. Wskazuje pomieszczenia zarówno przeznaczone pod wynajem, jak i do naszego użytku. Powstają dwie osobne listy nieruchomości. Pamiętajmy, że moduł „Nieruchomości” jest częścią systemu ERP. Jeśli posiadamy moduł „Przedstawiciel Handlowy” lub „Handel”, możemy wystawiać faktury za wynajem – ogólnie zaplanować cały system fakturowania. A jeśli włączymy „Księgę Inwentarzową”, przypisujemy dowolny obiekt z inwentarza do dowolnego pomieszczenia naszej nieruchomości. Pojawiają się nowe możliwości.|
Czyli jakie?
Powstaje spis używanych inwentarzy w wynajmowanych pomieszczeniach, na przykład powierzchni do coworkingu. Możemy przypisać do firm wypożyczane sprzęty, biurka. Jeśli będziemy robić remont i musimy wynajmujące firmy przenieść do innych biurek wraz ze sprzętem, niczego nie zgubimy – te informacje będą dostępne w programie. Zobaczymy, co przenosimy i gdzie.
A jeśli podczas przeprowadzki coś się zepsuje?
Moduł enova365 „Nieruchomości” ma część operacyjną. Rejestrujemy w nim wszelkie szkody zlecane później do naprawy. Można wybrać kontrahenta, który tę naprawę wykona, podepniemy dokumenty handlowe, faktury kosztowe przekazane następnie do działu księgowości. Na tym przykładzie widać, jak ważne jest, aby korzystać z jednego systemu ERP, który zadania związane z zarządzaniem nieruchomości rozdzieli na inne działy, osoby przejmujące temat we właściwym momencie. Kończy się bieganie z fakturami, przepinanie programów, a zaczyna efektywne pracowanie.
Gdybyś mógł rozwinąć ten wątek i podał kilka przykładów: w jaki sposób „Nieruchomości” współpracują z innymi modułami?
Czerpiemy garściami z możliwości modułu „Nieruchomości” systemu enova365.
Tworząc go, od początku chcieliśmy, aby enova365 mogła obsłużyć całościowo firmę, która specjalizuje się w nieruchomościach – począwszy od etapu budowy po komercyjne zarządzanie powierzchnią pod wynajem lub na sprzedaż. „Nieruchomości” świetnie współpracują z modułem „Handel” czy „Przedstawiciel Handlowy”, w których mamy możliwość wystawiania dokumentów sprzedaży – zarówno faktur, jak i umów długoterminowych.
Jeżeli mamy firmę deweloperską posiadającą swoje inwestycje, to warto mieć moduł „Projekty”, w którym zarządzamy całą inwestycją, podpinamy koszty projektów lub tworzymy budżety pod konkretne inwestycje. Mamy zatem kompletny produkt, który zarządza nieruchomościami, a przede wszystkim zapewnia przepływ informacji i spójność procesów w firmie. Niełatwo się domyśleć, że korzystanie z enova365 przekłada się na skrócenie realizacji tych procesów oraz zwiększenie kontroli. A to również wpływa na koszty.
*****
Czym są systemy ERP?
Pod określeniem „enterprise resource planning” (ERP) kryją się programy systematyzujące obieg procesów w danej firmie. W ramach jednego systemu odwzorowane są poszczególne działy przedsiębiorstwa. Oprogramowanie ma konstrukcję modułów, odpowiadających danym elementom organizacji. Całość łączy się w jednym obiegu, zapewniając sprawny przepływ informacji między pracownikami.
– Naszym celem jest tworzenie oprogramowania, które maksymalnie utrudnia popełnianie błędów przez pracowników – stwierdza Robert Czuła, prezes firmy Soneta, producenta enova365.
Nowe rozwiązanie enova365
enova365 to oprogramowanie z ponad 20-letnim stażem na rynku. System jest szczególnie doceniany za elastyczność, modułową budowę oraz szybką reakcję na zmiany w przepisach. Od teraz jego kompleksowy charakter może służyć również deweloperom, centrom handlowym czy sieciom sklepów.
Różnorodność zastosowania
Pierwsze miesiące funkcjonowania modułu „Nieruchomości” w ofercie enova365 ukazują wszystkie zalety otwartej, łatwo dostępnej struktury operacyjno-zarządczej. Z nowego rozwiązania korzystają już zarówno duże firmy deweloperskie kontrolujące stan swoich obiektów, jak i przedsiębiorcy średni oraz mniejsi, między innymi z branży usługowej czy rolniczej. W ich wypadku szczególnie istotna jest łatwość administrowania posiadanymi budynkami.
Uniwersalny charakter rozwiązania pozwala zastosować moduł „Nieruchomości” także w przedsiębiorstwach, które nie posiadają obiektów na własność. Wówczas pomaga w sprawnym administrowaniu nieruchomościami wynajętymi. Nowy element oferty enova365 wspiera w ten sposób na przykład znaną spółkę przetwórstwa mięsnego. Firma zarządza 300 wynajmowanymi lokalizacjami na terenie kraju właśnie przy użyciu rozwiązań enova365.
Nowe rozwiązanie enova365 to także utrzymanie i sprawna bieżąca kontrola obowiązkowej dokumentacji dotyczącej posiadanych nieruchomości. System wspiera pracę oraz przepływ informacji między działami administracji i zarządzania nieruchomościami a innymi komórkami funkcjonującymi w organizacji. Moduł zintegrowany jest z pozostałymi w ramach enova365, dzięki czemu funkcjonowanie całej organizacji może odbywać się za pomocą jednego zintegrowanego systemu ERP. Usprawniwszy zarządzanie nieruchomościami, możemy rozwinąć całe przedsiębiorstwo.
