Faktycznie, recepcja w wielu obiektach coraz częściej opiera się na technologiach. Ale pójdźmy krok dalej i poddajmy cyfryzacji cały proces. Jednym z rozwiązań, które umożliwiają całkowitą rezygnację z fizycznego pracownika, jest Welcomo, czyli elektroniczna recepcja. Jak właściwie wygląda? Czym się wyróżnia? I w jaki sposób może być interesująca dla zarządców budynków?
Welcomo to samodzielne urządzenie w formie infokiosku. Jego estetykę i wielkość można dostosować do otoczenia i wymagań klienta, mając do wyboru także możliwość zawieszenia go na ścianie. Kiosk Welcomo posiada autorskie oprogramowanie firmy Innovis oraz ekran dotykowy. Tu znajduje się serce całego procesu.
Stylistyka panelu jest projektowana indywidualnie pod każdego klienta. Welcomo staje się elementem budującym wizerunek marki biurowca i kanałem komunikacji. Dostępność wersji językowych, kolorystyka, logo, wewnętrzne przepisy i procedury – o wszystkim decyduje klient. Niewątpliwe samo doświadczenie zautomatyzowanej awizacji już tworzy pewien obraz samego miejsca, jako nowoczesnego, postępowego i otwartego na nowe.
Dla stałych najemców kontakt z Welcomo będzie na co dzień sporadyczny – recepcja wygeneruje kartę dostępu, dzięki której bezproblemowo przejdą przez bramki. Jeżeli property managerowi zależy np. na ograniczeniu dostępu do poszczególnych pięter, Welcomo odpowiednio zakoduje kartę. Dzięki uprzedniej integracji z systemem dźwigów, zaprogramowana karta wpuści nas do konkretnego poziomu.
Najemcy częściej będą korzystać z Welcomo,przyjmując gości do swojego biura. Zaproszenia są tworzone przez samych użytkowników (organizatorów spotkania) bezpośrednio w cyfrowych kalendarzach lub przez aplikację przy użyciu API. Odwiedzający otrzymuje e-mail z podsumowaniem informacji dotyczących spotkania (datą, godziną, lokalizacją) oraz unikalnym kodem PIN.
Spójrzmy teraz na to z perspektywy gościa. Po wejściu do budynku kieruje się prosto do Welcomo, wybiera na ekranie „wizyta umówiona”, wskazuje firmę, wprowadza kod, weryfikuje tożsamość, a następnie uzyskuje jednorazowy dostęp do dalszej części biurowca. Kierując się wyświetloną instrukcją i mapką, bez problemu trafia we właściwe miejsce.
Odwiedzający, którzy nie byli wcześniej umówieni, wybierają po prostu „wizyta nieplanowana” i kontaktują się bezpośrednią z wybraną firmą. Dopiero po zatwierdzeniu dostępu przez pracownika danej firmy i otrzymaniu kodu PIN (analogicznie jak przy planowanych wizytach), gość może przejść dalej. Poprawia to bezpieczeństwo i pozwala uniknąć wizyt osób, które – z różnych powodów – nie powinny mieć dostępu do konkretnych najemców.
Weryfikacja tożsamości minimalizuje ryzyko wejścia osób postronnych, a w razie ewentualnych niepożądanych zdarzeń daje możliwość sprawdzenia, kto korzystał z urządzenia i próbował dostać się na teren biurowca. Informacje są oczywiście odpowiednio zabezpieczone poprzez protokoły i szyfrowanie, natomiast w sytuacjach awaryjnych wiedza, kto i kiedy nas odwiedzał, może okazać się kluczowa.
Choć Welcomo może funkcjonować jako samodzielny kiosk, co świetnie się sprawdza np. na eventach, w budynkach administracyjnych najlepsze efekty przynosi kompleksowa usługa Welcomo połączona z komplementarnymi automatami paczkowymi BlocksLockers, bramkami oraz zdalnym monitoringiem SPACE i wideoanalizą, które dostarczają danych o ruchu, a także zapewniają bezpieczeństwo.
Automaty paczkowe nie tylko przyspieszają wymianę (dostarczanie i odbieranie) paczek, ale też niwelują konieczność, aby kurierzy wchodzili do biur. Jest to kolejny krok zwiększający poziom bezpieczeństwa budynku, ponieważ minimalizuje obecność osób trzecich. Pracownicy biur docenią BlocksLockers także prywatnie – spędzając często więcej niż 8 h przy biurku, pewnie nieraz zamawiali osobiste przesyłki właśnie do biura. Przełożeni i współpracownicy różnie na to reagują, mając więc możliwość skorzystania z niemal własnego automatu paczkowego, ułatwiają sobie także odbiór zakupów internetowych.
Centrum zdalnego monitoringu i system kamer wzbogacony o wideoanalizę w czasie rzeczywistym zapewniają bezpieczeństwo obiektu. Kamery rozstawiane są tak, aby nie było pustych plam, a zatem widzą wszystko, z każdej strony. Innowacyjna analiza w czasie rzeczywistym pozwala na natychmiastową reakcję. Program rozpoznaje potencjalnie podejrzane zachowania i może ostrzegać oraz reagować zanim do nich dojdzie. Nagrania są zapisywane, nie nadpisywane, więc jesteśmy w stanie cofnąć się do momentów, które budzą nasze wątpliwości.
Jako zintegrowana usługa, Welcomo znacząco obniża koszty recepcji i ochrony. Jest w stanie w pełni wyeliminować konieczność zatrudniania osoby do awizacji odwiedzających, a ponadto rejestruje ruch i dostarcza danych istotnych dla marketingu, kadr i ochrony. Zarządcy budynku i administratorzy Welcomo mają przegląd ruchu i zdarzeń, a na tej podstawie mogą dostosować inne parametry budynku lub stworzyć ofertę dla potencjalnych najemców. Pełna cyfryzacja procesów i danych oraz automatyzacja tworzą poczucie bezpieczeństwa oraz innowacyjności, wyróżniając budynek na tle konkurencji.
Czy Ty też chcesz zaoszczędzić na roboczogodzinach pracowników ochrony i zoptymalizować oraz unowocześnić swoją recepcję? Welcomo!
O firmie M2C
M2C działa w branży kompleksowej obsługi nieruchomości. Prezentuje nowoczesne podejście do tradycyjnych usług FM takich jak ochrona, utrzymanie czystości i utrzymanie techniczne, poprzez wykorzystanie najnowszych technologii i informatycznych rozwiązań. Posiadając własny zespół programistów, jest w stanie stworzyć indywidualnie dopasowaną ofertę technologiczną do potrzeb klienta. M2C wspiera centra handlowe, logistyczne, magazynowe, produkcyjne, a także biurowce i hotele.
M2C jest częścią międzynarodowej firmy z 30-letnią tradycją, świadczącej profesjonalne usługi IFM w 13 krajach Europy. W Polsce obsługuje prawie 70 obiektów na terenie całego kraju, zapewniając ochronę fizyczną, systemy monitoringu i zintegrowanej ochrony, fizyczne oraz zrobotyzowane utrzymanie czystości, obsługę techniczną budynków, przeglądy, audyty energetyczne oraz dostarczając nowoczesne rozwiązania technologiczne.
