Komunikacja, kooperacja, współpraca, rozmowy to bliskoznaczne wyrazy, których w luźnej konwersacji prowadzonej w organizacjach często używa się naprzemiennie. Określany jest za ich pomocą dość szeroki zakres działań komunikacyjnych związanych z koordynacją i ustalaniem zadań, spontanicznym zadawaniem pytań w czasie pracy dotyczących wykonywanych w danym momencie czynności, przekazywaniem wiedzy i wyjaśnianiem różnych zagadnień czy burzą mózgów mającą doprowadzić do ustalenia optymalnego rozwiązania. Choć w potocznej mowie zakres semantyczny tych czterech wyrażeń w dużej mierze się pokrywa, to osoby projektujące przestrzenie pracy używają ich na określenie różnych typów interakcji. Dla każdego z nich projektowane są nieco inne przestrzenie dopasowane do charakteru i częstotliwości odbywających się w nich działań komunikacyjnych. To właśnie one są elementami architektury przestrzeni biurowych w największym stopniu wpływającymi na relacje społeczne oraz przekazywanie wiedzy i informacji.
Komunikacja
W czasach pracy zdalnej komunikacja organizacyjna jest w dużej mierze zapośredniczona przez narzędzia takie jak MS Teams czy Google Meet. Obejmuje wiele różnych sytuacji, spośród których część jest dość oczywistym elementem codziennej rzeczywistości biznesowej – to indywidualnie prowadzone wideokonferencje czy spotkania hybrydowe angażujące kilka osób znajdujących się w jednej przestrzeni w biurze i osoby, które uczestniczą zdalnie. To także sytuacje mające miejsce nieco rzadziej, np. spotkania całej firmy, w czasie których komunikowane są ważniejsze decyzje czy omawiane wyniki i strategie. W dobie pracy hybrydowej te spotkania również realizowane są w formule zapośredniczonej, aby wszyscy pracownicy – także ci, którzy pracują danego dnia w domu, oraz ci, którzy w ogóle pracują całkowicie zdalnie – mieli okazję w nich uczestniczyć i pozostać dzięki temu na bieżąco z aktualnościami firmowymi.
Aby biuro dobrze wspierało ten zakres czynności, czyli komunikację, muszą w nim być zapewnione miejsca, takie jak małe sale do spotkań wyposażone w konwencjonalne biurko z ekranem umożliwiające dogodne przeprowadzenie wideokonferencji. Średnie i większe sale konferencyjne powinny być projektowane z uwzględnieniem hybrydowego charakteru spotkań – dobrą praktyką jest projektowanie dużych ekranów u szczytu stołu, ale odsuniętych od niego w taki sposób, aby znajdująca się powyżej kamera mogła objąć wszystkich uczestników spotkania. Miejsca do prowadzenia większych spotkań zwykle aranżowane są ad hoc dzięki mobilnym ściankom, które można przestawić. W ten sposób otwierane są i łączone 2 lub 3 większe przestrzenie, np. 2 duże sale konferencyjne, albo tworzona jest większa przestrzeń z połączenia sali konferencyjnej i przestrzeni socjalnej przy kuchni. Aby jednak te przestrzenie sprawdziły się dobrze jako miejsca do spotkań hybrydowych, odpowiednio musi być również zaprojektowana akustyka tych pomieszczeń, a także ich nagłośnienie oraz rozmieszczenie kamer i ekranów. Warto też pamiętać o znajdującym się obok magazynku umożliwiającym przechowanie części mebli, które trzeba zabrać na potrzeby aranżacji takiej przestrzeni.
Kooperacja
W języku specjalistów zajmujących się projektowaniem środowiska pracy pod pojęciem „kooperacja” kryją się spontaniczne typy interakcji i rozmów towarzyszące wykonywaniu codziennych zadań. To one w dużej mierze są odpowiedzialne za hałas powstający w przestrzeniach open space. W niektórych zespołach jest stosunkowo dużo kooperacji – praca poszczególnych specjalistów jest w znacznej mierze współzależna, czyli by wykonać swoje zadanie, poszczególne osoby muszą dopytywać innych o rozmaite kwestie i na bieżąco uzyskiwać od nich informację zwrotną. Oczywiście, bywają też grupy, gdzie kooperacji prawie nie ma, ponieważ poszczególni pracownicy w samodzielny i kompletny sposób wykonują swoje zadania – to specjaliści, o których się mówi, że są niezależnymi wyspami. Pomiędzy tymi dwiema skrajnymi wartościami pewnego kontinuum znajdują się zespoły, w których intensywna kooperacja odbywa się w określonych okresach. Może to być np. team przygotowujący raz w tygodniu lub raz na kwartał raport wymagający wspólnych uzgodnień, dzielenia się wiedzą i skomentowania. Wówczas osoby na co dzień pracujące samodzielnie przez kilka godzin lub dni muszą intensywnie współpracować przy przygotowaniu raportu. Bieżąca interakcja i wyjaśnianie rozmaitych kwestii to bardzo ważny element wdrażania nowych pracowników i przekazywania im niezbędnej wiedzy. Kooperacja może być zatem nie tyle związana ze stylem pracy danego zespołu, ile ze stopniem wdrożenia i usamodzielnienia poszczególnych pracowników.
Kameralny open space, w którym znajduje się nie więcej niż kilkanaście biurek zgrupowanych w 2 lub 3 wyspy, oddzielonych od komunikacji nieco wyższymi szafkami zwieńczonymi donicami z roślinami lub panelami akustycznymi to przykład przestrzeni dobrze wspierającej kooperacje w teamie. Innym typem przestrzeni są pokoje zespołowe, które mogą być przypisane do poszczególnych działów lub udostępnione w formule rezerwacji grupom mającym w biurze dni koordynacyjne. Zaletą tego ostatniego rozwiązania wiążącego się z większym wydzieleniem przestrzeni jest efekt „bycia u siebie” sprzyjającego budowaniu dobrej atmosfery pracy. Kooperacje wymagają zerkania na monitory pracowników, pokazanie czegoś palcem na ekranie albo wpisania czegoś na klawiaturze osoby, z którą się coś omawia. Dlatego w zespołach intensywnie współpracujących nie sprawdzą się aranżacje open space z biurkami stojącymi w rzędzie i oddzielonych od siebie panelami utrudniającymi interakcje i ograniczającymi pole widzenia.
Współpraca
Burze mózgów, spotkania warsztatowe, cykliczne spotkania zespołów w celu koordynacji zadań w projektach to tylko kilka przykładów planowanych spotkań, w których bierze udział kilka lub kilkanaście osób mających czasem bardziej formalny charakter, a w innych przypadkach wiążących się z koniecznością stworzenia nieco bardziej nieformalnej i sprzyjającej kreatywności atmosfery.
Projektanci środowiska pracy bardzo często podkreślają dziś w rozmowach z klientami, że przy kreśleniu przestrzeni do współpracy warto myśleć o wielofunkcyjności. Dlatego w salach konferencyjnych coraz częściej znajdują się meble na kółkach, składane stoły konferencyjne, przesuwne tablice do pisania, które pracownicy mogą samodzielnie przestawić, tak aby dostosować przestrzeń do swoich potrzeb, m.in. wielkości i charakteru spotkania. W ten sposób konwencjonalna salka konferencyjna w okamgnieniu może zamienić się w miejsce do pracy warsztatowej dostosowanej do działania w podgrupach i wypracowywania rozwiązań na tablicach do pisania. Ze względu na to, że współpraca wymaga w wielu przypadkach połączenia pisania na tablicach, wyświetlania materiałów na ekranach, weryfikowania różnych kwestii na laptopach czy sporządzania notatek ze spotkania (zarówno w notatnikach, jak i w komputerach) warto opracować kilka scenariuszy wykorzystania sali warsztatowej i zaprojektować ją, tak by te różne czynności były odpowiednio wkomponowane w przestrzeń.
Rozmowa
Interakcje osób pracujących w organizacjach nie tylko są związane z zakresem zadań i obowiązków, lecz także są zwykłą międzyludzką komunikacją. A codzienne rozmowy mają to do siebie, że toczą się wartko, a rozmówcy przeskakują z tematu na temat – przechodzą od omawiania spraw biznesowych do żartów i poruszania tematów bardziej osobistych. Rozmowy o planach wakacyjnych albo komentowanie wydarzeń w ulubionych serialach mają też funkcję biznesową, ponieważ pomagają ludziom zbudować relacje i czuć się ze sobą dobrze. To bardzo ważny czynnik kształtujący poczucie spójności zespołu oraz zaangażowania we wspólne sprawy. Dobre relacje społeczne pomagają także budować zaufanie w organizacyjnej społeczności, jakże potrzebne w grupach rozproszonych. Osobom, które mają rozległe sieci społeczne we własnej organizacji, zazwyczaj łatwiej jest skoordynować pracę w projektach międzyzespołowych czy uzyskać niezbędne informacje. Codzienne rozmowy, nawet jeśli nie dotyczą kwestii zawodowych, mają zatem istotny wpływ na sprawność operacyjną zespołów i poszczególnych członków.
Dlatego oprócz przestrzeni do pracy indywidualnej oraz spotkań grupowych biurowe typologie od dłuższego już czasu są uzupełniane miejscami nieformalnymi, aranżacją przypominającymi domowe salony lub przytulne kawiarnie. To większe i mniejsze różnorodne przestrzenie, w których można wspólnie zjeść, wypić kawę czy odbyć krótkie spotkanie.
Przestrzenie dla kolektywów wiedzy
Współczesne organizacje to kolektywy wiedzy, czyli zespoły specjalistów o bardzo różnych kompetencjach, którzy muszą się komunikować oraz dzielić wiedzą i informacjami czy uzgadniać różne kwestie, aby wykonać wspólnie złożone zadania. Dlatego społeczne i komunikacyjne wymiary przestrzeni są niemniej istotne niż miejsca do wykonywania pracy indywidualnej, w tym wymagającej skupienia. W każdym biurze powinny się pojawić wszystkie wymienione w artykule typy przestrzeni, aczkolwiek sposób ich rozlokowania i proporcje udziału poszczególnych typów przestrzeni w całkowitym metrażu powinny być dostosowane do stylu w pracy i kultury w danej organizacji. By zrozumieć wzory komunikowania się, kooperowania, współpracowania i rozmawiania w poszczególnych zespołach, warto przeprowadzić badania i zdefiniować kod społeczny danej organizacji. Pozwoli to zaprojektować rozwiązania przestrzenne dopasowane do potrzeb i pomoże rozwijać społeczny wymiar organizacji.
