Dostarczamy gotowe rozwiązanie dla specjalistów z branży nieruchomości, niezależnie od tego, czy jest to bieżące zarządzanie portfelem nieruchomości, przeprowadzanie szczegółowych inspekcji domów i mieszkań i tworzenie raportów dotyczących danych nieruchomości, dostarczanie rozwiązań dla nieruchomości komercyjnych, w tym Facility Management, czy ankiet i wycen dla sektora hotelarskiego. Nasze oprogramowanie jest doskonałym rozwiązaniem dla wielu branż, w których działamy.
Czym jest Property Inspect?
Property Inspect to unikalny system oparty na chmurze i aplikacja mobilna do planowania, tworzenia i zarządzania inspekcjami i raportami dotyczącymi nieruchomości. Polegają na nim tysiące zarządców nieruchomości, dostawców usług i firm inspekcyjnych, skoncentrowanych na zwiększeniu wydajności, zmniejszeniu ryzyka, zaoszczędzeniu pieniądzy, przyspieszeniu czasu reakcji, szybkim rozwiązywaniu sporów i zachowaniu zgodności z przepisami.
Dlaczego raporty są tak istotne z punktu widzenia właścicieli nieruchomości pod wynajem?
Raporty (tzw. protokoły zdawczo-odbiorcze) są jednym z najważniejszych zabezpieczeń przed sporami i stratami finansowymi. Bez wątpienia powinny być postrzegane jako integralna część efektywnego procesu zarządzania nieruchomością. Dla najemców stanowią potwierdzenie, w jakim stanie otrzymali nieruchomość od wynajmującego. Dla właściciela są podstawą do dokonania oceny stanu ich neiruchomości po zakończeniu okresu najmu, co pozwala określić szczegółową odpowiedzialność za wszelkie zniszczenia lub określić, co wymaga konserwacji lub naprawy. Dla agentów nieruchomości i zarządców profesjonalnie przygotowany raport może stanowić źródło dodatkowej reklamy (raport zawierać może logo i szczegółowe dane firmy) oraz możliwość monitorowania zmian zachodzących w mieszkaniu nawet w długim odstępie czasu.
Być może większość, a może i wszystkie najmy, które obsługiwałeś sam lub przeprowadzała twoja firma, kończyły się dobrze. Efektem są zadowoleni najemcy i wynajmujący. Dlaczego zatem przeprowadzenie dokładnej inspekcji stanu nieruchomości jest takie ważne? Główną odpowiedzią jest to, że zapobiegają one sporom i pomagają zminimalizować możliwość wystąpienia problemów w przypadku innego postrzegania pojęcia zużycia nieruchomości, czy zniszczeń.
Umowa najmu
Kiedy Ty, jako właściciel, przekazujesz klucze do swojego lokalu najemcy, powstaje relacja zaufania. Ponieważ jednak jest to transakcja handlowa, byłoby niemal szaleństwem nie wzmocnić jej. Umowa najmu dotyczy płatności czynszu, klauzul o rozwiązaniu umowy, terminów i innych kwestii związanych z użytkowaniem nieruchomości. Zawiera oczywiście klauzule dotyczące konieczności utrzymania mieszkania i jego wyposażenia w dobrej kondycji, jednak na jakiej podstawie odpowiedzialność ta zostanie oceniona, kiedy lokatorzy wyprowadzą się? Czy zrobienie kilku zdjęć i 1-2 stronnicowego protokołu zdawczo-odbiorczego, często z krótkimi stwierdzeniami określającymi stan mieszkania jako np. „dobry”, daje szanse na udowodnienie najemcy dokonania szkody na konkretnym mieniu? Powstają wtedy spory co do zwrotu depozytu, kosztów naprawy, które niejednokrotnie trwają całe miesiące, a niektóre z nich, szczególnie w przypadku drogich nieruchomości, kończy się w sądzie. Co wtedy właściciele nieruchomości przedstawią jako dowód ich roszczeń?
Raporty o stanie nieruchomości
Odpowiedzią na tego typu sytuacje jest przygotowanie profesjonalnego raportu zdawczo-odbiorczego (Inventory Check-In przy wprowadzaniu i Check-Out przy wyprowadzce). Na większości światowych rynków najmu od dawna raporty tego typu, robione najczęściej przez wyspecjalizowane firmy, są podstawą relacji pomiędzy wynajmującym a najemcą. Jest on często nieodzownym elementem umowy lokatorskiej, w której zapisuje się, że najemca przyjmuje do wiadomości, że taki raport zostanie sporządzony i będzie podstawą do ustalania stanu lokalu po zakończeniu umowy.
Wielu operatów najmu oferuje w Polsce podstawowe protokoły, niektórzy wynajmujący przeprowadzają je samodzielnie, ale znaczna większość wynajmujących nie przygotowuje ich wcale. Pojawiają się też nowe programy do zarządzania nieruchomościami, które zawierają podstawowe formy protokołów zdawczo-odbiorczych. Z uwagi jednak na fakt, że chmury wykorzystywane przy tego typu aplikacjach wymagają bardzo pojemnych serwerów (pomyśl, że twój jeden raport może mieć kilkanaście zdjęć, co jeśli robisz ich kilkadziesiąt w roku?), nie są one w stanie dać takich możliwości dopasowania do potrzeb danego klienta, jak Property Inspect. Jeśli masz wątpliwości, przetestuj różne opcje i sam przekonaj się, które narzędzie naprawdę ułatwi twoją codzienną pracę.
Inspekcja i raport w momencie wprowadzania się i wyprowadzania najemcy to absolutne minimum raportów, które powinieneś przygotowywać jako profesjonalny agent nieruchomości, właściciel lub osoba zarządzająca nieruchomościami.
Inventory & Check-In – raport zdawczy przy wprowadzeniu
Raport zdawczy (tzw. Inventory & Check-In Report) jest przeprowadzony nie wcześniej niż na kilka dni przed planowanym wprowadzeniem się najemcy. Wyszczególnia nieruchomość mieszkalną i przynależności (ogrody, garaże, budynki gospodarcze), opisuje wszystkie elementy zarówno stałe (drzwi, ściany, podłogi), jak i wyposażenie. Uwzglédnia także spis liczników, potwierdzenie, czy wraz z nieruchomością przekazane zostały jakieś doukenty, instrukcje obsługi, itp. Dzięki temu najemca przy wprowadzaniu się otrzymuje raport uwzględniający dokładny stan mieszkania, ukazujący jego zużycie, czy przeprowadzone w ostatnim czasie prace remontowe. Raport ten będzie następnie podstawą do porównania stania mieszkania, kiedy lokator będzie się z niego wyprowadzał.
Check-Out – raporty przy wyprowadzce
Raport przy wyprowadzce, zwany Check-Out Report, jest kluczowym raportem związanym z właściwym zarządzaniem nieruchoomościami. Jego zadaniem jest ukazanie wszelkich różnic pomiędzy stanem nieruchomości przy wprowadzaniu oraz przy wyprowadzce konkretnego lokatora.
Różnice obejmują poziom czystości, zmiany w stanie nieruchomości dotyczące różnicy w wyglądzie ścian, sufitów, podłóg, a także w przypadku mieszszkań umeblowanych, wykaże, czy nic z nieruchomości nie zginęło. Zarejestrowanie i udokumentowanie tych zmian pozwoli operatorowi najmu, właścicielowi lub agentowi rozdzielić odpowiedzialność i dokonać skutecznie potrącenia z depozytu, jeśli jest to uzasadnione.
Co istotne, jeśli dla danej nieruchomości został na początku najmu stworzony w aplikacji Property Inspect protokół odbiorczy (Inventory & Check-In), jest on ładowany do aplikacji i stanowi podstawę do przeprowadzenia raportu zdawczego (Check-Out), bez konieczności wpisywania danych, które mamy już z poprzedniego raportu.
Dodatkowo w aplikacji istnieje możliwość przydzielenia odpowiedzialności za wszelkie znieszczenia, zaginione rzeczy oraz kwestie związane z czystością, a następnie generowane jest w raporcie podsumowanie, które pozwala na szybkie ustalenie osób odpowiedzialnych za rozwiązanie zaistniałych problemów, ale także może zostać przesłane automatycznie (w przypadku większych firm) do konkretnych zarządców danej nieruchomości, którzy bez konieczności czytania całego raportu, będą się mogli zająć niezbędnymi naprawami.
Raporty i ich szczegółowy wygląd mogą być w pełni dostosowane do potrzeb i standardów klienta. W zależności od preferowanego szablonu, raport taki może zawierać od kilku do kilkudziesięciu stron (w sytuacji, kiedy chcemy, aby w raporcie znajdowało się dużo zdjęć, potwierdzających stan danych elementów, gdyż zdjęcia „nie kłamią”).
Inspekcje okresowe
Zlecane co najmniej raz w roku inspekcje okresowe lub wizyty w nieruchomości pomagają zachować kontrolę nad jej stanem oraz tym, jak jest ona utrzymywana przez lokatorów. Inspekcje te skupiają się na podstawowych oględzinach danej nieruchomości, przy zwróceniu szczególnej uwagi na rzeczy wymagające uwagi (jak np. fakt, że lokatorzy nie sprzątają zbyt dokładnie, co może mieć konsekwencje dla stanu mieszkania w dłuższej perspektywie czasu), jak i wymagane naprawy (np. plany na suficie, które mogą świadczyć o jakimś wycieku od sąsiadów, czy z dachu).
Inspekcje okresowe pomagają nie tylko właścicielom nieruchomości na systematyczną kontrolę ich właśności, ale są także świetnym narzędziem dla zarządców nieruchomości, dzięki któremu mogą oni pokazać swoim klientom nie tylko swoje zaangażowanie, ale także pokazanie, że świadczone przez nich usługi, są na najwyższym poziomie.
Raport przygotowywany podczas takiej inspekcji jest prosty, szybki w wypełnieniu i ułatwia pracę zarządcy nieruchomości, który ma z biegiem czasu dostęp do wszystkich zauważonych przez nawet i lata usterek, czy problemów w danej nieruchomości. Co ma znaczeniu, kiedy osoba odpowiedzialna w danej firmie po jakimś czasie zmienia się, przychodzi nowa, która o nieruchomości nie wie nic. Po przejrzeniu tego typu raportu, wraz z raportami Inventory & Check-In oraz Check-Out, może w krótkim czasie poznać całą historię danego lokalu.
Jak raportowanie widzą właściciele i agenci nieruchomości?
Zdajemy sobie sprawę, że w Polsce istnieje jeszcze spora liczba właścicieli, którzy traktują inspekcję nieruchomości i raport jej stanu jako często zbędną formalność, zadanie administracyjne, które polega na przygotowaniu 1-3 stron z krótkim opisem i zrobieniu kilku zdjęć telefonem. Często papiery te wkładane są do archiwum, a zdjęcia trzymane w telefonie, nie przegrywane nawet na dysk, celem upewnienia się, że będziemy mieli do nich dostęp nawet za kilka lat.
Większość umów najmu kończy się bez zbędnych kłótni pomiędzy najemcą a właścicielem lub agencją nieruchomości. Jednak co z tymi przypadkami, w których lokatorzy dokonują jawnej dewastacji mienia lub nie zgadzają się z żadną odpowiedzialnością za dokonane zmiany w mieszkaniu lub zużycie większe, niż zakładano?
Co, jeśli zniknęły z nieruchomości rzeczy nie tylko do których miałeś sentyment, ale które stanowiły drogi element jego wyposażenia? Czy zdjęcia, które zrobiłeś na początku wynajmu, wysłałeś do najemcy, żeby potwierdził, że to wszystko się tam fizycznie znajdowało i było w dobrym stanie? Jeśli przedmioty nie zostały ujęte w protokole inwentaryzacyjnym, jako wynajmujący nie możesz polegać na dokumencie jako na dowodzie jakichkolwiek praw lub szkód.
Wyegzekwowanie jakiejkolwiek kary lub ustalenie prawnego uzasadnienia dla zajęcia kaucji byłoby praktycznie niemożliwe, gdyby zarówno inwentaryzacja, jak i raport z odbioru nie zostały przeprowadzone w sposób profesjonalny i rzeczowy. Raport tworzony w Property Inspect zawiera jeszcze jedną ważną rzecz – komentarze lokatorów wraz z ich podpisami. Jeśli obie strony posiadają raport, w którym mogą się obie wypowiedzieć co do stanu mieszkania i podpisują się na nim oboje, obie strony są maksymalnie zabezpieczone przed jakimikolwiek roszczeniami. Jest to szczególnie istotne w przypadku nieruchomości, które posiadają widoczne ślady użytkowania już kiedy wprowadzają się do nich najemcy, gdyż dużo łatwiej udowodnić jest szkody w nieruchomościach, które zostały świeżo wyremontowane.
A co z najemcami?
Dzięki raportowi dostają oni jasny dokument, w którym potwierdzany jest stan nieruchomości. Jeżeli jakiś problem istnieje przed wynajmem lub rozwija się w jego trakcie, inwentaryzacja, raporty okresowe i raport z odbioru są najbardziej przejrzystym sposobem ustalenia odpowiedzialności. Jeśli najemca nie ponosi winy, nie poniesie żadnych konsekwencji finansowych.
Chociaż raport sam w sobie nie ma mocy prawnie wiążącej, jest to dokument, który jest niezbędny jako materiał dowodowy w każdym sporze dotyczącym depozytu lub postępowaniu sądowym.
Jakie są kluczowe funkcje Property Inspect?
Property Inspect zawiera mnóstwo wartościowych rozwiązań, które zwiększają produktywność, zmniejszają koszty administracyjne, pomagają w zachowaniu zgodności i zabezpieczają aktywa. Nasze oprogramowanie pomaga firmom lepiej zarządzać portfelem nieruchomości.
Przykładowe funkcje:
- Konfigurowalne szablony
- Inspekcje na żywo
- Nielimitowaną ilość zdjęć załączonych do raportu
- Nagrywanie wideo
- Kalendarz inspekcji live dostępny dla całego zespołu lub adminów
- Edycja raportów online
- Aplikacja do raportów offline (na system Android oraz iOS)
- Natychmiastowy przesył raportów z urządzenia do chmury
- Szybki dostęp do raportu dla Klienta oraz lokatora
Poznaj niektóre z zaawansowanych funkcji dostępnych na naszej stronie. Po zarejestrowaniu możesz dostosować swoje konto, aby włączyć tylko te funkcje, których potrzebujesz.
Ile kosztuje oprogramowanie Property Inspect?
Nasze oprogramowanie oparte jest na modelu subskrypcji SaaS z 4 pakietami cenowymi, które można dopasować do swojej działalności w zależności od wielkości portfela nieruchomości, już od 50 euro miesięcznie. Zobacz naszą stronę z cenami, aby uzyskać więcej szczegółów i rozpocząć bezpłatny 14-dniowy okres próbny.
Oferujemy usługę White Label, dzięki której możesz wprowadzić logo własnej firmy do raportów, tak, aby jeszcze lepiej promować swój biznes i oferować swoim klientom najwyższy poziom usług
Kontakt
Warrick Swift
Dyrektor
Property Inspect
sales@propertyinspect.pl
+48 222 565 340
www.propertyinspect.com/eu/
