Szczęśliwi ludzie – szczęśliwa firma
Coraz częściej w dyskusjach poruszany jest temat znaczenia przestrzeni biurowej oraz jej aranżacji. Dążenie do innowacyjności, kreatywności, rozwiązywania problemów i wydajności przy jednoczesnym promowaniu zdrowia, dobrostanu, a także satysfakcji pracowników, ma kluczowe znaczenie dla wielu firm. Wszystko podlega więc analizie – począwszy od metod i organizacji pracy, układu biura, po technologię i równowagę między pracą a życiem prywatnym. Coraz ważniejsze staje się nie tylko zatrzymanie w organizacji talentów, lecz także pozyskiwanie nowych pracowników. Biuro odgrywa tutaj ważną rolę jako nośnik kultury organizacyjnej oraz miejsce odzwierciedlające wizerunek i wartości firmy.
Biuro przyszłości
Co jest zatem kluczem do sukcesu w biurze? Każda organizacja musi wykorzystać jako punkt wyjścia swoją wizję, konkretne potrzeby i sposoby pracy. Idealne biuro powinno wspierać aktywności realizowane w danej organizacji niezależnie od tego, czy chodzi o indywidualną pracę w skupieniu, kreatywną współpracę zespołową, hybrydowe spotkania projektowe czy też wideokonferencje – biura przyszłości to bowiem miejsca spotkań zarówno cyfrowych, hybrydowych, jak i fizycznych.
Aranżacje biur zmieniały się już przed pandemią, odchodząc od tradycyjnych, indywidualnych biurek w stronę bardziej elastycznych metod pracy. Dzięki nowej technologii mamy większe możliwości w wyborze sposobu i miejsca realizacji zadań, dlatego jasna i dobrze funkcjonująca organizacja pracy jest bardzo ważna. Przykładowo, przestrzenie przeznaczone do pracy w dużym skupieniu wymagają oddzielenia od obszarów, w których ma miejsce duży ruch i intensywne kontakty współpracowników. Strefy biurowe muszą służyć zatem zarówno interakcjom społecznym, jak i pomagać w realizacji zadań wymagających koncentracji. Biura przyszłości muszą być zaprojektowane tak, aby wspierać zarówno pracę indywidualną, jak i zespołową. To, w jakim stopniu przestrzeń biura powinna zostać podzielona pomiędzy te strefy, zależy jednak od konkretnych potrzeb danej organizacji (należy pamiętać również, że duża część dnia pracy wielu osób składa się z zajęć indywidualnych, które wymagają wysokiego poziomu uwagi).
Nowy raport Kinnarps
W swoim nowym raporcie Kinnarps opracował pięć kluczowych zasad kształtowania udanego i zrównoważonego środowiska biurowego.
1| Analizuj swoje potrzeby
Przemyślenie projektu od samego początku to podstawa udanej zmiany biura. Analiza środowiska pracy jest przydatnym narzędziem w identyfikacji potrzeb. Pomaga w procesie zmian, daje obraz aktualnej sytuacji i pomaga zebrać informacje przed zaprojektowaniem biura. Dane te ułatwiają również ocenę środowiska biurowego w przyszłości. Wyniki analizy pokazują, jak zoptymalizować przestrzeń biurową, aby była atrakcyjna i tworzyła wartość dla organizacji. Efekt końcowy to zawsze wynik prac przygotowawczych.
Co należy zatem uwzględnić, wprowadzając zmiany w środowisku pracy? Ważne jest, aby już na wczesnym etapie projektu, zanim zaczniemy przyglądać się konkretnym meblom, kolorom i materiałom, dowiedzieć się, jak najlepiej zaaranżować biuro, aby spełniało potrzeby zespołu i wspomagało realizację jego metod pracy.
Głównym punktem wyjścia w procesie tworzenia biura optymalnego mogą zatem być odpowiedzi na kluczowe pytania:
- Czy warunki pracy w biurze sprzyjają skoncentrowaniu się na pracy, produktywności i kreatywności?
- Czy warunki i atmosfera w biurze zachęcają do współpracy?
- Czy warunki pracy w biurze sprzyjają zdrowiu i dobremu samopoczuciu?
- Jak oceniane są akustyka, oświetlenie i jakość powietrza w miejscu pracy?
- Czy biuro zostało zaprojektowane z myślą o wiodących w firmie metodach pracy?
Kinnarps posiada specjalnie opracowane narzędzia, które wspierają zarządzanie zmianą oraz pomagają analizować działalność organizacji klienta – mowa o analizie środowiska pracy (Next Office®). Profesjonalnie przeprowadzona analiza potrzeb zespołu pracowników pomaga zebrać kluczowe dla procesu aranżacji przestrzeni biurowej informacje i dostarcza danych, które stanowią solidny fundament dalszego projektu biura. Podsumowanie zawiera m.in. zestawienie podziału przestrzeni, liczby i typów aranżacji oraz całej powierzchni, co pozwala stworzyć optymalne środowisko pracy i dokonać właściwej inwestycji.
- Dowiedz się więcej o tym, jak działa analiza środowiska pracy Next Office®.
2| Twórz przestrzenie sprzyjające zdrowiu z uwzględnieniem ergonomii holistycznej
Ludzie są najważniejszym zasobem w każdej organizacji. Co sprawia, że pracownicy czują się mile widziani, bezpieczni i zmotywowani do pracy? Na to, jak się czujemy i działamy, wpływa wiele czynników, dlatego warto wziąć pod uwagę całe spektrum ergonomii. Ergonomia holistyczna polega na całościowym doświadczaniu środowiska fizycznego, organizacyjnego i społecznego.
Świadomie pracując nad ergonomicznym biurem, można osiągnąć prozdrowotne efekty, które przyczynią się do wzrostu produktywności i kreatywności. Dzięki temu pracownicy są zadowoleni i pozostają w miejscu pracy. Zdrowe biura przyciągają również nowych pracowników.
Tworzenie środowiska biurowego w oparciu o ergonomię holistyczną składa się z trzech głównych obszarów:
- Zachęcanie do ruchu. Ważne jest tworzenie środowisk zachęcających do ruchu, tak abyśmy mogli wielokrotnie zmieniać pozycję ciała w ciągu dnia (kluczowe jest np. zapobieganie statycznym pozycjom w pracy poprzez oferowanie mebli umożliwiających mikroruchy).
- Minimalizowanie negatywnych czynników rozpraszających (dystraktorów). Takie elementy, jak: hałas, jaskrawe kolory, wrażenie przeładowania przestrzeni, niewygodne meble, zła jakość powietrza, niewystarczające oświetlenie lub niejasne zasady w biurze, mogą uniemożliwić pracownikom optymalne działanie. Dźwiękochłonne ścianki działowe sprzyjają dobrym warunkom akustycznym, redukują rozproszenie wizualne i zapewniają skupienie nawet w otwartych przestrzeniach biurowych, podobnie jak harmonijne kolory tkanin.
- Dowiedz się więcej na temat dobrej akustyki oraz wpływu kolorów na nasze samopoczucie i wydajność.
- Tworzenie pozytywnego klimatu pracy. Zdrowa i przejrzysta kultura pracy stanowi podstawę bezpieczeństwa, zaufania i zaangażowania pracowników (dzięki niej pracownicy mogą nawiązać emocjonalną więź ze swoim miejscem pracy). Dobrym pomysłem jest np. przygotowanie praktycznego przewodnika po biurze z jasnymi wytycznymi i etykietą biurową, który w prosty sposób wyjaśni, jak powinno funkcjonować biuro, oraz pomoże w utrwaleniu nowych zachowań i sposobów pracy, a także ułatwi wdrożenie do organizacji nowych pracowników. Marka firmy musi być bowiem tak samo silna wewnętrznie, jak zewnętrznie.
3| Pomyśl o przyszłości swojego biura dzięki elastycznym rozwiązaniom aranżacji wnętrz
Odporne na działanie czasu środowisko pracy musi być w stanie rozwijać się i dostosowywać do zmieniających się potrzeb, aby pozostać atrakcyjnym i funkcjonalnym miejscem pracy. Rozwój ten może wiązać się zarówno z niewielkimi zmianami wprowadzanymi na bieżąco (na co dzień), jak i poważną metamorfozą (w perspektywie krótko- lub długoterminowej), co zdarza się znacznie rzadziej. Elastyczność może wydawać się tylko sloganem używanym w celu podkreślenia konieczności zmian z upływem czasu, ale tak naprawdę jest jednak kluczem do aranżacji wnętrz biurowych odpornych na wyzwania przyszłości.
Elastyczną aranżację wnętrz zapewniają m.in. starannie dobrane harmonijne kolory i materiały, a także wielofunkcyjne umeblowanie, które można wykorzystywać na wiele sposobów i dostosowywać do różnych czynności (możliwe do przenoszenie i łączenia bez zakłócania ogólnego wrażenia).
Elastycznym rozwiązaniem może być zatem świadomy wybór mebli (będących częścią serii z wieloma wariantami o wspólnym wzornictwie) lub zastosowanie systemów modułowych, które pozwalają na dodawanie lub usuwanie mebli w nowych konfiguracjach z innymi funkcjami. Pozwala to w praktyce bezproblemowo zmieniać wystrój wnętrza bez uszczerbku dla jego jednorodności stylistycznej.
Dowiedz się więcej na temat trzech poziomów elastyczności.
4| Dokonuj zrównoważonych wyborów
Współczesne podejście do dokonywania zrównoważonych wyborów jest dla większości ludzi oczywistością. Ale co to właściwie oznacza podczas aranżacji biura?
Jeśli spojrzymy na zrównoważony rozwój z perspektywy ludzi, środowiska i gospodarki, zrównoważone środowiska biurowe oznaczają przyjrzenie się całemu cyklowi życia wnętrza. Chodzi o to, jak wnętrze będzie zmieniało się fizycznie na przestrzeni czasu oraz jak w dłuższej perspektywie będzie wspierać ludzi, którzy w nim pracują, by zapewniać im odpowiednie warunki do wykonywania zadań. Atrakcyjne i przemyślane biuro, które oferuje wszystkie potrzebne funkcje, zmniejsza liczbę zwolnień lekarskich i sprzyja dobremu samopoczuciu, kreatywności i wydajności, stanowi inwestycję zarówno dla organizacji, jak i dla planety. Wybierając meble z wysokiej jakości odnawialnych materiałów (przyjaznych dla środowiska), oznaczone ekologicznymi certyfikatami gwarantowanymi przez normy europejskie, dokonujemy prawdziwie zrównoważonych wyborów i decyzji dobrych pod wieloma względami.
Im dłuższy cykl życia wnętrza, tym niższy jest jego wpływ na środowisko. Dlatego ważne, aby określić wymagania dotyczące jakości, produkcji i projektowania, które umożliwią obieg zamknięty, tj. możliwość odświeżania, renowacji i odnawiania wnętrza, aby służyło jak najdłużej w danej lub kolejnej organizacji.
5|Połącz biuro fizyczne i cyfrowe
Czas spotkań i rozmów odbywających się fizycznie (face to face) w tym samym miejscu już minął. Projekt miejsca pracy przyszłości musi promować zatem zarówno współpracę bezpośrednią, hybrydową i zdalną – niezależnie od zadania lub stopnia skupienia. Ważne jest, aby miejsce pracy łączyło fizyczne i cyfrowe biuro w najlepszy możliwy sposób. To, jak powinny wyglądać różne przestrzenie biurowe, zależy od potrzeb organizacji i dostępu do technologii. Ważne kwestie dotyczące spotkań, które należy przeanalizować przed przystąpieniem do prac aranżacyjnych, to m.in.:
- Które z naszych spotkań najlepiej sprawdzają się online lub w formie hybrydowej, a które powinny być fizyczne?
- Jakie zasady stosujemy podczas spotkań online i hybrydowych?
- Jakie są formy spotkań?
Wyposażenie, aranżacja i lokalizacja wnętrza powinny ułatwiać i wspierać aktywności zidentyfikowane podczas tej analizy.
Czy twoje biuro jest na to gotowe?
Dobrze przemyślane i zaplanowane biura, które spełniają potrzeby zarówno organizacji, jak i pracowników, sprzyjają nie tylko dobremu samopoczuciu i zdrowiu przebywających tam osób, lecz także kreatywności i efektywności. Zmiana aranżacji biura i jego optymalizacja może wydawać się jednak trudna, bo tworząc udane i zdrowe środowisko pracy, nie można iść na skróty.
- Pobierz pełen raport Kinnarps i poznaj dokładnie pięć kluczowych zasad kształtowania udanego i zrównoważonego środowiska pracy, a dowiesz się, jak biuro może wspomóc sukces twojej firmy w hybrydowym świecie.
