Innymi słowy, właściciel (instytucja) posiada we władaniu znaczną liczbę lokali, zarządza nimi oferując przy tym kompleksową usługę i wynajmuje na określony czas, zazwyczaj za minimalny okres przyjmuje się miesiąc. Branża PRS jest stosunkowo młodą, ale już bardzo prężnie się rozwijającą. Na wzrost popularności tego typu rozwiązań ma wpływ kilka czynników. Do głównych bezsprzecznie można zaliczyć zwiększone rygory dla kredytobiorców (spadek udzielonych kredytów hipotecznych o ponad połowę rok do roku!), wzrost stóp procentowych, czy też niepewną globalną sytuację geopolityczną i rynkową, natomiast kluczową rolę zdają się odgrywać potrzeby klienta, które zaspokaja ten sektor.
Klienci PRS
Przez kilka ostatnich dekad nastąpiła drastyczna zmiana w postrzeganiu świata związana z pędzącym postępem technologicznym. Dziś nikogo nie dziwi hybrydowy model pracy, wzrost zadaniowości czy całkowite przejście na pracę zdalną. Jeśli dodamy do tego fakt, że młodzi ludzie coraz częściej odchodzą od tradycyjnego modelu własności i związanym z nim brakiem elastyczności, na rzecz wynajmu, swobody wyboru, przemieszczania się i niezależności, to zaobserwujemy, że wskazówka wartości przesunęła się z „mieć” na „korzystać i doświadczać”. Do lamusa przeszły już sytuacje, w których całą karierę zawodową spędzało się w jednym zakładzie pracy, a badania wykazują, że dla własnego balansu psychicznego dobrze jest zmienić otoczenie co kilka lat. Wszak w tradycyjnym modelu ośmiogodzinnego dnia pracy, przebywamy w niej łącznie blisko 10 lat (około 15% całego życia), zatem nie powinna dziwić chęć zaspokojenia potrzeby rozwoju, zmian i poznawania nowych rzeczy.
Nie możemy również zapominać o napływie uchodźców, których przez ostatnie kilka miesięcy przybyło do Polski łącznie kilka milionów. Szacunki mówią o tym, że pozostanie tu około miliona obywateli, co przełoży się na zapotrzebowanie na około 300 tysięcy mieszkań. Są to nie tylko najbiedniejsze klasy społeczne, takimi samymi uchodźcami są przykładowo pracownicy wielkich, międzynarodowych korporacji, których potrzeby są inne, ich adaptacja następuje szybciej, a ich pracodawcy wspomagają ten proces. Tu również PRS wydaje się być rozwiązaniem idealnie wpasowującym się w zapotrzebowanie rynku.
W dzisiejszych czasach poszukiwanie „własnego miejsca na ziemi” wiąże się nie tylko z miejscem, ale z całym nowym stylem życia, naprzeciw któremu stara się wyjść również rynek mieszkaniowy. Skoro nie kupujemy już samochodów, tylko je wynajmujemy gdzie i kiedy potrzebujemy, to dlaczego nie zrobić tego samego z mieszkaniem?
Funkcjonalność obiektów PRS
Wychodząc naprzeciw potrzebom klientów PRS oferuje nie tylko miejsce do mieszkania. Bardzo duży nacisk kładzie się na standard wykończenia, kompleksowość obsługi oraz wszelkiego rodzaju udogodnienia. Te ostatnie powodują, że w obrębie jednego budynku tworzą się swoiste społeczności, które mają do dyspozycji basen, sale fitness, bary kawowe, bistro, sale konferencyjne, przestrzenie do pracy indywidualnej i zespołowej co sprzyja także nawiązywaniu kontaktów biznesowych. Wszystko powyższe oparte oczywiście jest o najnowsze trendy, technologie, systemy rezerwacji, kontroli dostępu oraz z poszanowaniem środowiska. Nierzadko nowopowstałe obiekty posiadają już certyfikaty BREEAM, LEED czy też HQE, co dla młodego pokolenia ma coraz większe znaczenie przy wyborze miejsca do życia.
Dużym plusem najmu instytucjonalnego jest łatwość i prostota najmu oraz użytkowania lokalu. Standaryzacja umów pozwala na uniknięcie długiej drogi związanej z zakupem mieszkania, często połączonej z jeszcze bardziej zawiłą i czasochłonną ścieżką uzyskania kredytu. Zindywidualizowane oferty najmu oparte na rzeczywistych potrzebach najemcy pozwalają zarówno na wersje okrojone tylko do wynajęcia powierzchni mieszkalnej, a kończą się na „all inclusive” z usługami sprzątania, czy też concierge. Stosunkowo młody rynek PRS dopiero wskazuje kierunki, w których będzie podążał zatem wymaga bardzo dużej elastyczności ze strony firm obsługujących nieruchomość.
Obsługa PRS
W tym miejscu dochodzimy pytania w jaki sposób sprawnie obsłużyć te budynki, mając na względzie przede wszystkim potrzeby klienta? Jak pogodzić oczekiwania inwestora z oczekiwaniami najemców? Zastanówmy się na początku, czy znany nam model podziału obowiązków na firmy zarządzające, serwisy sprzątające, ochronę fizyczną, księgowość, recepcję i obsługę techniczną jest idealny dla PRS. W tym modelu centralną postacią jest zarządca, na którego barkach spoczywa odpowiedzialność za pozostałe obszary działania, w większości rozdzielone zadaniowo. Ten model dość dobrze funkcjonuje na obiektach biurowych czy we wspólnotach mieszkaniowych, jednakże PRS w tym wypadku można porównać bardziej do zarządzania obiektami hotelowymi ze wszystkimi elementami wspólnot mieszkaniowych. Ma to związek również z tym, że spora część najmu instytucjonalnego powstała poprzez częściowe lub całkowite zaadoptowanie istniejących budynków mieszkalnych a to oznacza, że działają w oparciu o Ustawę o własności lokali, jako wspólnoty mieszkaniowe.
Odnosząc to do obiektów PRS bliższy powinien być model zarządzania jednym podmiotem oferującym kompleksowe usługi recepcji, ochrony, obsługi technicznej i sprzątania. Taki model pozwala zarządcy na skupieniu się na potrzebach klienta, rozwoju i modernizacji istniejącej substancji, a nie na reagowaniu na niedoskonałości poszczególnych podmiotów odpowiedzialnych za poszczególne działania i maksymalnym skróceniu drogi komunikacji.
W moim przekonaniu rolę administratora na obiektach PRS powinien przejąć property manager, który będzie odpowiadał zarówno za obsługę techniczną, jak i rozliczanie najemców oraz koordynację działań związanych z utrzymaniem porządku i czystości, recepcję czy księgowość. W miarę potrzeb konieczne byłoby wsparcie personelu technicznego, odpowiedzialnego za prace tzw. złotej rączki, i tu pojawia się kolejna sprawa – obsługa mobilna. Zadania związane z usuwaniem usterek, drobnych napraw w lokalach, usług tragarskich ale także sprzątania mogą i powinny być w tym modelu wykonywane przez doświadczone i wyposażone w odpowiednie narzędzia serwisy mobilne. W odróżnieniu od obiektów mieszkalnych działających na zasadach wspólnot mieszkaniowych, tutaj do obsługi dochodzą lokale, w których działania skupiają się nie tylko na naprawie kranu, ale również na naprawie mebli czy sprzętu AGD. Powoduje to automatycznie konieczność zwiększenia obsady technicznej.
Należy wziąć pod uwagę, że największe natężenie prac następuje na przełomie miesiąca, gdyż wtedy następuje największa rotacja najemców. Firma odpowiedzialna za sprzątanie, rozliczanie czy obsługę techniczną musi być gotowa do sprostania temu wyzwaniu. Każdy dzień, w którym lokal (unit) pozostaje bez najemcy przekłada się na wynik finansowy inwestora. Dlatego szybkość obsługi jest kluczem i zależy od ilości i jakości personelu, jaki może pojawić się na obiekcie w newralgicznym okresie. Lokal nie tylko będzie wymagał gruntownego sprzątania, ale też sprawdzenia pod kątem technicznym i dokonaniu drobnych napraw a nierzadko odświeżenia ścian. Kolejny najemca nie może wejść do brudnego mieszkania, gdzie nie działa gniazdko a kran po odkręceniu zamienia się w fontannę. To wszystko powinno skupiać się na property managerze wyposażonym w odpowiednia narzędzia CAFM, odpowiednio skomunikowanym z podległymi mu serwisami, gdyż powiedzenie „czas to pieniądz” ma tutaj bardzo odpowiednie zastosowanie.
Ilość personelu obsługującego nieruchomość na przestrzeni roku będzie przypominało sinusoidę ze szczytami przypadającymi na przełom miesiąca. Ułatwieniem przy tych działaniach jest fakt, iż prawie 90% wynajmowanych lokali to kawalerki i mieszkania dwupokojowe. Podobny standard wyposażenia i wykończenia pozwala na łatwiejsze oszacowanie zasobów ludzkich koniecznych do sprawnego odebrania i przekazania lokalu kolejnemu najemcy.
Podobnym wyzwaniem jest comiesięczne rozliczanie najemców. Oznacza to, że co miesiąc jest do spisania w jednym czasie kilkaset i więcej wodomierzy i ciepłomierzy przypisanych do konkretnych lokali. Niestety bardzo często zdarza się, że na etapie inwestycji nie zadbano o systemy pozwalające na bieżący odczyt z tych liczników, co nie tylko zwiększa konieczność oddelegowania personelu do dokonania spisu, ale zwiększa ryzyko błędnych odczytów czego efektem jest nie tylko ponownie zwiększenie nakładu pracy, ale także niezadowolenia klienta.
Wykorzystanie i obsługa zaawansowanych systemów kontroli dostępu zastosowanych w obiektach, BMS, zarządzanie rezerwacjami będą kluczowe z punktu inwestora i zarządcy ze względu na prędkość pozyskiwania i analizy danych. Zapewnienie bezawaryjnego, szerokopasmowego internetu, dostęp i jakość udogodnień, profesjonalna i szybka obsługa, nastawienie na rozwiązania zrównoważonego rozwoju i proekologiczne będą kluczowe z punktu widzenia zaspokojenia potrzeb najemców przez inwestora. Kompetencje do świadczenia kompleksowych usług, zdolność do delegowania dodatkowego personelu w ramach obsługi mobilnej, doświadczenie i znajomość języków obcych przez pracowników już na najniższym szczeblu będzie kluczem do spełnienia potrzeb klientów przez firmy FM.
Charakter i specyfika PRS, w przede dniu znacznej ekspansji tego typu rozwiązań, łączą w sobie standardy budownictwa mieszkaniowego z rozwiązaniami komercyjnymi i hotelowymi. Jak pokazuje rynek, zapotrzebowanie na wynajem mieszkań jest olbrzymie, rozwój branży do 2028 roku zapowiadany jest na ponad 60 000 lokali (przy niecałych 7500 istniejących w 2021 roku) co powoduje, że zapotrzebowanie na obsługę jest „tu i teraz”. Na naukę na żywym organizmie jest już za późno, a odpowiednie doświadczenie połączonych kompetencji komercyjnych i mieszkaniowych stało się unikalne i pożądane przez inwestorów. Właściwą obsługę zapewnią firmy FM nie tylko kompleksowo podchodzące do wyzwań najmu instytucjonalnego, ale potrafiące elastycznie dostosować swoje usługi do wymagań wykorzystując swoje wieloletnie doświadczenia z branż składających się na PRS.
