Dane, dane, dane
Celem każdej osoby odpowiedzialnej za zarządzanie przestrzenią biurową jest efektywność w zapewnieniu środowiska pracy, co przekłada się na balansowanie między komfortem i bezpieczeństwem a kosztami. Skąd wiadomo, czy jest efektywnie? Konieczne jest stałe mierzenie określonych wskaźników, ich analiza porównawcza w czasie, między wybranymi strukturami w organizacji, w konfrontacji z benchmarkiem. Podejmowanie decyzji na podstawie twardych danych jest nie tylko łatwiejsze, ale też jakość decyzji jest wyższa. Ale nie tylko analiza danych jest potrzebna, gdy czekają decyzje do podjęcia. Bardzo często jest odwrotnie – i jest to cechą nowoczesnego zarządzania: potrzeba decyzji rodzi się właśnie z analizy danych. Systematyczna analiza wskaźników inicjuje zmiany. Jakimi danymi dysponuje organizacja, które powinna udostępnić administracji? Podzieliłabym je na 2 grupy:
- Dane o zasobach – czym dysponujemy? Plany powierzchni biurowych, wraz z opomiarowaniem w metrach kwadratowych często są (powinny być) uzupełnione o wyposażenie w postaci umeblowania i urządzeń, a także instalacji, np. gniazd sieciowych, elektrycznych, źródeł światła, fancoili i zadajników. Z pewnością dostępne dla administracji mogą być zestawienia ewidencyjne z systemów IT zawierające daty oraz identyfikatory pracowników. U wielu pracodawców korzysta się też z elektronicznych sposobów ewidencjonowania obecności: RCP, odczyty z danych dostępowych systemów bezpieczeństwa itp. Jeśli nie administracja, to choćby księgowość powinna dysponować zestawieniami wyposażenia pracownika w telefon, laptop oraz inne narzędzia pracy.
- Dane o kosztach – bardzo wiele istotnych informacji zawierają faktury kosztowe otrzymywane przez pracodawcę, a właściwie załączniki do tych faktur wskazujące na poszczególne źródła kosztów. Wiadomo więc, ile firma wydaje na wynajem, ile na sprzątanie powierzchni, ile na prąd, wodę, ogrzewanie, telefonię itp. Wiele umów najmu czy dostawy mediów przewiduje informowanie klienta na temat konsumpcji np. energii w rozbiciu na podliczniki czy inne jednostki używane w systemach budynkowych. Nie zawsze są one udostępniane chętnie, ale jako równoprawna strona umowy klient ma prawo dochodzić szczegółów, by rozumieć wykorzystanie zasobów, za które płaci.
Wykorzystanie danych
Po zinwentaryzowaniu wszystkich źródeł informacji i danych można się poczuć jak John Travolta w popularnym gifie: dezorientacja level master. Od czego zacząć? Jak ogarnąć ogrom pojedynczych rekordów, zakładek, plików? Jak poradzić sobie z tym, że te informacje, pochodząc z bardzo wielu różnych źródeł, są w najróżniejszych formatach? Nikomu nie uśmiecha się los Kopciuszka oddzielającego groch od popiołu. Oczywiście, idąc za przykładem Henry’ego Forda, wszystko, co trudne i pozornie niewykonalne, należy rozłożyć na małe kroki.
Najtrudniejszy pierwszy krok
Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie celu. Po co analizujemy dane? Co chcemy umożliwić, mając do nich dostęp? Może, wiedząc, jaka część załogi może pracować z domu, będzie można tę część podnająć? A może znajomi naszego szefostwa i pracowników znają z opowieści znajomych firmy, które mają siedzibę w innym mieście i często robią interesy tu, gdzie jest nasze biuro? Może warto ogłosić konkurs na przyniesienie takiego kontrahenta? Może też można wynajmować jakąś powierzchnię krótkoterminowo, by inne firmy mogły odbywać tu spotkania biznesowe lub mieć zdalne biuro? A może wystrój naszego biura zainteresowałby scenografów produkcji filmowych lub można wejść w kooperację ze szkołą języków obcych czy dowolną inną firmą prowadzącą nauczanie po godzinach pracy naszego biura? Wszystkie to możliwo ści, jak i zapewne dziesiątki innych, rozbijają się najczęściej o pytanie: „jak?”.
Jaką ofertę mogę przedłożyć filmowcom czy innym firmom? Skąd wiedzieć, które osoby mogą, które powinny, a które chcą pracować zdalnie? Jeśli mąż naszej pracownicy też chce pracować z domu, to może będą chcieli się zamieniać? A lekcje języków czy inne kursy mają stałe godziny? Tak, to jest wyzwanie, by sprostać logistycznym trudnościom, jakie piętrzą się przy pierwszym podejściu do operacjonalizacji pomysłu krótkoterminowego podnajmu. Ale to nie oznacza, że wdrożenie elastycznej powierzchni biurowej, która raz liczy 872 m2, a innym razem 925 m2, bo właśnie ruszył ważny projekt i zespół nie może pracować z domu jak dotychczas, nie jest możliwe. Jest! Konieczny jest „tylko” stały, błyskawiczny dostęp do wskaźników, które umożliwią planowanie. Płynna ponowoczesność oznacza właśnie to: konieczność precyzyjnego planowania z dnia na dzień.
Ustaliwszy w pierwszym kroku, jakimi możliwościami wykorzystania powierzchni potencjalnie dysponujemy, gromadzimy pytania o informacje: powierzchnia, kubatura, koszty stałe i zmienne, terminy, okresy podnajmu, wymagania bezpieczeństwa naszej organizacji, przypuszczalne wymagania naszych ewentualnych podnajemców. Ten pierwszy krok kończy prototyp tablicy wskaźników: wybudzeni ze snu, zerkamy na tablicę i wiemy, ile powierzchni, kiedy i za ile możemy zaoferować. Do tego, w jaki sposób tego dokonać, konieczna jest dalsza lektura artykułu i gotowość do wydania 9,40 euro miesięcznie na licencję od Microsoft. Jeśli w naszej organizacji istnieje zespół product development, to warto z nimi współpracować – niech pomoże skoordynować działania, tak aby finalnie nasze powierzchnie stały się rynkowym produktem.
Co dalej?
Wiemy już więc, co chcielibyśmy wiedzieć na pewno, zawsze aktualnie i od ręki, zupełnie jak notowania walut czy akcji. Teraz należy rozbić te wskaźniki na pojedyncze elementy informacji, które umożliwią ich wyliczanie. Na tym etapie zdecydowanie warto jest pracować w grupie: burza mózgów w kilku sprintach, w gronie osób przedsiębiorczych i kreatywnych. Oczywiście obowiązuje nadrzędna zasada: nie ma złych pomysłów, niczego nie odrzucamy, bo się wydaje niemożliwe. Każdy pomysł trzeba zderzyć z trzyetapową próbą zweryfikowania źródeł, z których można by pozyskać informacje. W pierwszym etapie odpowiadamy na pytanie: „czy mamy takie dane?”, w drugim: „skąd możemy je otrzymać?”, a w trzecim: „jaki jest koszt ich pozyskania?”. Oczywiście ważne jest określenie formuły otrzymywania: cyklicznie czy jednorazowo, w jakiej postaci, jak będzie można digitalizować postać danych? Tutaj warto nadmienić, że format danych nie jest kwiatkiem przy kożuchu: najwiarygodniejsze są dane pobierane wprost z baz danych lub systemów, ale nawet takie mogą zawierać nieczystości. Ustalenie poziomu wiarygodności, czystości i poprawności danych to etap, w który warto zainwestować czas. Ominięcie go może spowodować, że wyliczane wskaźniki będą błędne, a znalezienie powodu będzie dużo bardziej pracochłonne.
Pora na algorytmy, czyli receptury wskaźników
Organizując szkolenie, szukamy właściwej sali i nie jest miarodajne, ile mierzy metrów kwadratowych, prawda? Ważne jest natomiast, ile osób może pomieścić w ustawieniu kinowym, ile w podkowę, a ile w okręgu. Dlatego nie wystarczy, że nasza tablica wskaźników będzie nam pokazywała, ile metrów zajmuje dane pomieszczenie czy dany zespół. Wskaźnikiem mogą być też metry sześcienne (wymagane przez przepisy BHP), natężenie światła w luxach, wymiana powietrza. Powierzchnię możemy wyrazić też w stanowiskach: 10 m2 to jedno stanowisko menedżerskie lub dwa dla księgowych czy cztery dla call centre. Do modelu więc wprowadzimy wymiary stanowisk (biurek i powierzchni zajmowanej przez fotel obrotowy czy szafkę). Istotne jest naniesienie uzbrojenia powierzchni w gniazda, zarówno elektryczne, jak i teletechniczne, oraz ewentualne przypisania do punktów crossowych. Opcjonalnie warto dołożyć informacje o wymaganych uprawnieniach na kartach dostępowych lub przypisaniu urządzeń wielofunkcyjnych.
Mamy więc podstawowo opisane powierzchnie, którymi dysponujemy. Ale wyglądają na nieużywane – brakuje przypisania najważniejszego zasobu firmy: ludzi. Stanowiska powinny zostać opisane zarówno numerami identyfikacyjnymi pracowników, jak i zespołami, działami i pionami. W ten sposób już jest powiązanie zasobu z zastosowaniem, czyli osobą wykorzystującą dane zasoby biurowe. Po drugiej stronie do stanowisk dołączymy ich koszty. Będą one wynikały z kosztów metrów kwadratowych i proporcjonalnych udziałów tych stanowisk w kosztach łącznych.
Zakładam, że tak podstawowe powiązanie kosztów z zasobami oraz ich zastosowaniem ma w mniejszym lub większym stopniu szczegółowo opracowane każdy office manager. O co więc tyle pisania? Magiczne słowo: „dynamicznie”. Otóż, koszty się zmieniają, nawet z uwagi na sezonowość czy kursy walut pracownicy odchodzą i przychodzą, awansują i chodzą na urlopy, a teraz jeszcze dochodzi hybrydowość, zamienna praca zdalna. Oznacza to, że nasza tablica ze wskaźnikami powinna żyć tak jak biuro i co dzień odzwierciedlać inne wykorzystanie. Jednocześnie nie zamierzamy teraz zwiększać pracochłonności w administracji – nikt nie będzie codziennie wszystkiego na nowo przypisywał.
Cockpit OM
Tu w sukurs przychodzi najprostsze narzędzie z łatwo dostępnych i tanich: Microsoft Power Bi, czyli „narzędzie do wizualizacji i analizy danych real-time”. Wystarczy 9,40 euro miesięcznie i wszystkie dane wrzucamy w jeden model,który – korzystając z rozmaitych formatów i źródeł danych – ujednolici nam je i wyliczy wskaźniki, a jego funkcjonalności wizualizacyjne pozwolą najefektowniej przedstawić wyniki. Tak, model nie zrobi się sam – to będzie zadanie na kilka dni, a nawet tygodni. Natomiast raz zrobiony będzie pracowicie przetwarzał wszystkie aktualne informacje i w interaktywny sposób przedstawiał interesujące nas wskaźniki. Artykuł nie jest sponsorowany przez Microsoft, nie jest moim celem reklamowanie narzędzia. Natomiast wiem, że zdobycie systemów i aplikacji do zarządzania powierzchnią biurową to droga przez mękę, bo i budżety małe, i wdrożenie niepriorytetowe dla IT, wreszcie „administracja i tak jest tylko źródłem kosztów”. A narzędzie, o którym piszę, wystarczy po prostu pobrać i zainstalować.
Ilość przetwarzanych danych w takim modelu jest praktycznie nieograniczona, bo narzędzie może czerpać z faktur kosztowych w pdf, billingów w xls czy csv, może pociągnąć informacje wprost z aplikacji, systemu księgowego czy kadrowego. Wszystkie dane, którymi dysponuje organizacja, mogą zostać doń wprowadzone; dane o urlopach można uzupełnić danymi z systemu kontroli dostępu, a przede wszystkim dynamicznie aktualizować o plany każdego pracownika: kiedy pracuje z domu, a kiedy w biurze.
Nawet jeśli wyjściowo nie wiadomo jeszcze, jak można te niewykorzystane stanowiska zamienić ze źródeł kosztów w źródła przychodów, to samo posiadanie w pełni dostępnych szczegółowych informacji o kosztach i wykorzystaniu zasobów daje nieograniczone pole do inicjatyw. Zrozumiałe przedstawienie podstawowych wskaźników w przyjaznych grafikach uruchomi myślenie nie tylko o tym, jak najefektywniej wykorzystać przestrzeń. Jest to fantastyczne narzędzie, by porównać naszą efektywność z innymi, poszukać usprawnień, oszczędności. Automatyzacja zbierania informacji, opracowywania ich, wyliczania wskaźników i wyprowadzania wniosków pozwoli office managerowi na stałe podnoszenie efektywności i elastyczność przy jednocześnie minimalnym nakładzie pracy. Administracja może wreszcie generować przychody i adekwatnie odpowiadać na potrzeby załogi.
