Co się zmieniło w biurze Sodexo Polska?
AW: Nasze biuro przeszło kompleksową metamorfozę. Odnowiona przestrzeń została podzielona na kilka stref w odpowiedzi na różnorodne potrzeby użytkowników. Pojawiła się zarówno strefa do cichej pracy w salach, jak również strefy do spotkań grupowych w mniej formalnej atmosferze – na kanapie, którą można oddzielić kotarą od pozostałej przestrzeni. Zamontowane zostały także budki telefoniczne, które umożliwiają m.in. indywidualne odbycie telekonferencji bez zakłócania pracy pozostałych osób wokół. Sale konferencyjne zostały wyposażone w nowoczesny sprzęt audiowizualny, umożliwiający pracę hybrydową. Naturalna kolorystyka wystroju uczyniła wnętrze bardziej przytulnym i kameralnym.
Często o biurach mówi się, że są ergonomiczne? Co to znaczy w praktyce?
MB: Ergonomiczne biuro to nie tylko miejsce pracy, ale przestrzeń, która wspiera zdrowie i komfort użytkowników, dostosowując się do ich indywidualnych potrzeb i preferencji. Ergonomia w biurze jest kluczowym aspektem, który może znacząco wpłynąć na dobrostan pracowników. Praca w nieergonomicznych warunkach może prowadzić do szeregu problemów zdrowotnych, takich jak bóle pleców, nadgarstków czy szyi, a także do zmniejszenia produktywności i większej liczby dni chorobowych. Dlatego tak ważne jest, aby te aspekty wziąć pod uwagę już w trakcie projektowania biura.
Celem ergonomicznego biura jest stworzenie komfortowego środowiska. Elementami takiego miejsca pracy są odpowiednio zaprojektowane meble, regulowane fotele, odpowiednio ustawione monitory czy dopasowany do potrzeb pracowników system HVAC, do którego należą ogrzewanie, wentylacja i klimatyzacja.
Dobrze rozplanowane biuro wpływa nie tylko na fizyczne aspekty pracy. Przyjazna, komfortowa przestrzeń przyczynia się do redukowania stresu i ogólnej satysfakcji z pracy, co wpływa pozytywnie na komunikację między działami.
Jakie ergonomiczne rozwiązania zostały zastosowane w centrali Sodexo?
AW: Przede wszystkim wymienione zostały wszystkie fotele. Są one regulowane tak, aby dostosować je do indywidualnych potrzeb każdego pracownika. Ergonomiczną pracę wspierają także takie akcesoria, jak podnóżki, uchwyty na monitory i podkładki pod mysz. Ważne było też dla nas stworzenie włączającego miejsca pracy, przykładowo: meble zostały dostosowane do osób z niepełnosprawnościami ruchowymi – blaty recepcji czy stołów są obniżone, aby dało się do nich wygodnie podjechać wózkiem. Nowa przestrzeń obfituje w rozwiązania sprzyjające odpoczynkowi. Oprócz licznie obecnych w biurze roślin, komfort pracowników poprawiają również jonizatory powietrza, biurowa tężnia czy wygodne kanapy.
Co jeszcze było ważne podczas tworzenia nowej przestrzeni?
MB: Przede wszystkim ważne było dla nas poznanie potrzeb użytkowników biura, dlatego już w pierwszej fazie planowania stworzyliśmy grupy robocze, z przedstawicielami różnych działów. Zadaniem grup było m.in. wypracowanie zasad współpracy na open space, testowanie nowych rozwiązań zwiększających komfort pracy czy opiniowanie projektu przestrzeni. Dzięki słuchaniu na bieżąco zespołu mogliśmy zaprojektować biuro dokładnie spełniające potrzeby różnych działów.
Przy projektowaniu przyświecał nam też cel minimalizacji szkodliwego wpływu na środowisko. Część wyposażenia i mebli została pozyskana z drugiego obiegu, a część odnowiona na bazie poprzednich sprzętów. Zorganizowaliśmy też sprzedaż mebli biurowych wśród pracowników. Zainwestowaliśmy w energooszczędne urządzenia i oświetlenie LED, które zużywa do 80% mniej energii niż tradycyjne żarówki. Urządzenia z automatycznym trybem uśpienia, takie jak krany do wody, monitory i ekspresy do kawy, pomagają dodatkowo oszczędzać energię. Warto pamiętać, że zielone biuro, to nie tylko wybór ekologicznych rozwiązań, ale również promowanie zdrowego, ekologicznego życia wśród współpracowników. W naszym biurze ważna jest m.in. edukacja w obszarze redukcji odpadów. Poza już standardową segregacją odpadów, wprowadziliśmy politykę ograniczającą zamawianie artykułów biurowych oraz mocno zredukowaliśmy kolorowe wydruki czy zbędne drukowanie dokumentów.
Co doceniają pracownicy w nowej przestrzeni?
AW: Zdecydowanie ulubione przez pracowników strefy w naszym biurze to okolice recepcji i kącika kawowego oraz strefa jadalniana. W kuchni pojawił się nowoczesny sprzęt oraz automaty na kawę, które umożliwiają personalizację preferencji użytkowników dotyczących proporcji espresso i mleka. Strefa jadalniana została mocno poszerzona i pojawiły się w niej dwa rowery, za pomocą których można „wykręcić” w blenderze swój własny koktajl. Nowa przestrzeń jadalna sprzyja integracji i wspólnemu spędzaniu czasu podczas posiłków.
Dużym powodzeniem cieszą się również nowoczesne sale konferencyjne, wyposażone w nowoczesne technologie, które ułatwiają spotkania oraz współpracę z zespołem. Pracownicy cenią komfortowe przestrzenie, w których mają możliwość wymiany pomysłów oraz wspólnej pracy.
Co było największym wyzwaniem w całym procesie rearanżacji?
MB: Jak w przypadku każdej decyzji, która dotyczy dużej grupy – największe wyzwanie stanowi zawsze próba spełnienia oczekiwań wszystkich osób. Z jednej strony chcemy wziąć pod uwagę indywidualne preferencje, z drugiej – musimy w pewien sposób ustandaryzować wybory i znaleźć złoty środek. Aby realnie wziąć pod uwagę potrzeby naszych pracowników, przed rearanżacją przeprowadzaliśmy ankiety, w których pytaliśmy nasz zespół o zdanie na temat rozłożenia przestrzeni czy rodzajów stref do pracy.
Zebraliśmy informacje, czego im brakuje i co pozwoliłoby im lepiej cieszyć się przestrzenią. Zaprosiliśmy też pracowników do przetestowania foteli biurowych, co było rozłożone w czasie, aby każdy miał okazję pojawić się w biurze i sprawdzić wygodę mebli.
AW: Odpowiedzi, które pojawiały się w ankietach, były dla nas drogowskazami. Potrzeby i sugestie pracowników przyświecały nam w tworzeniu nowej przestrzeni, której to przecież oni są użytkownikami. Chyba mogę powiedzieć, że poszło nam całkiem dobrze, bo na co dzień słyszymy od koleżanek i kolegów wiele pozytywnych informacji zwrotnych na temat odświeżonego biura.
Jak zachęcić pracowników do pracy stacjonarnej?
MB: Zachęcanie pracowników do powrotu do biura wymaga działań, które podkreślają korzyści płynące z obecności w biurze. Kluczowe jest stworzenie komfortowego i inspirującego środowiska pracy, gdzie wykonywanie obowiązków zawodowych łączy się z dobrą atmosferą, a także stwarza przestrzeń do swobodnej rozmowy. W tym celu warto rozważyć utworzenie strefy relaksu, w której pracownicy będą mogli złapać oddech wśród roślinności, co pozytywnie wpłynie na ich samopoczucie, lub aktywnie spędzić czas, na przykład grając w gry planszowe czy zespołowe. Możliwość oderwania się od codziennych obowiązków sprzyja także zwiększeniu produktywności oraz kreatywności.
Oprócz miejsc relaksu, równie ważne jest zadbanie o stworzenie przestrzeni coworkingowej, która umożliwi współpracę oraz wymianę pomysłów między pracownikami. Przestrzenie coworkingowe sprzyjają integracji i pracy grupowej. Wprowadzenie systemu hot-desking, czyli braku przypisanych stałych biurek, może dodatkowo wspierać te procesy, umożliwiając pracownikom swobodne przemieszczanie się i nawiązywanie kontaktów z kolegami z różnych działów.
Istotnym elementem jest także zadbanie o ergonomiczne meble – szczególnie wygodne fotele i biurka, oraz przyjemną estetykę biura, która może znacząco wpłynąć na komfort pracy.
Dodatkowe benefity, takie jak bezpłatne lub subsydiowane posiłki, przekąski i napoje, również mogą zachęcić pracowników do częstszego przychodzenia do biura. Codzienne mikro-benefity, mogą sprawić, że miejsce pracy staje się przyjemniejsze.
Elastyczny czas pracy oraz możliwość pracy hybrydowej są także bardzo ważne. Dzięki temu pracownicy mogą lepiej dopasować swoje życie prywatne do obowiązków zawodowych. Takie podejście pozwala na balans między tymi sferami życia oraz zwiększa satysfakcję z pracy.
Wprowadzenie tych pomysłów może przyczynić się do stworzenia atrakcyjnego środowiska pracy, do którego pracownicy będą regularnie wracać.
Podsumowanie
Ergonomiczne i ekologiczne biuro to inwestycja nie tylko w ochronę środowiska, ale także w zdrowie i komfort pracowników oraz długoterminowe oszczędności finansowe. Nowoczesne, zrównoważone rozwiązania przyczyniają się do tworzenia przyjaznych miejsc pracy wspierających efektywność.
