Digitalizacja a cykl życia nieruchomości
Digitalizację procesów obserwujemy wszędzie tam, gdzie jesteśmy w stanie otrzymać jakiś efekt, wykorzystując jedynie narzędzia cyfrowe, bez konieczności generowania papierowych dokumentów. Najlepszym przykładem są banki. W dzisiejszych czasach wizyta w oddziale jest ostatecznością, a większość usług jest zlecana w dedykowanych aplikacjach. Warto zauważyć, że aplikacje bankowe w dużej mierze można sprowadzić do roli interfejsu użytkowania, operującego na bardzo standardowych i powtarzalnych danych. Do zlecenia przelewu potrzebne są w zasadzie trzy liczby: numer konta źródłowego, numer konta docelowego i kwota. Reszta to kwestia uprawnień, o które dba system, również na podstawie standardowych danych zapisanych w formie cyfrowej, którymi są: login, hasło, pin czy inna forma potwierdzenia przechowywana w formie rekordu w bazie danych.
Jak sytuacja przedstawia się w sektorze nieruchomości w odniesieniu do cyklu życia obiektu? Cykl życia nieruchomości, począwszy od koncepcji, przez projektowanie i budowę, po użytkowanie i utylizację, obfituje w olbrzymią ilość różnorodnych informacji. Jak wskazano powyżej, digitalizacja opiera się na standaryzacji i powtarzalności na poziomie operowania konkretną informacją. Czy można mówić o digitalizacji procesów związanych z obiektami budowlanymi? Są one przecież bardzo zróżnicowane, a otoczenie organizacyjne, podmiotów zaangażowanych w realizację i funkcjonowanie budynków – niezmiernie rozdrobnione.
Jeśli przeanalizujemy cykl życia obiektu od końca, to okazuje się, że sytuacja na etapie użytkowania sprzyja cyfryzacji procesów. Powtarzalne okresowo czynności bazujące na podobnych zestawach danych spowodowały, że oprogramowanie CAFM stało się standardowym narzędziem pracy zarządcy nieruchomości. Coraz powszechniejsze stają się integracje z modelami informacyjnymi BIM. Już na etapie realizacji inwestycji BIM wymusza strukturyzację danych w bazie, która odpowiednio dostosowana, żyje dalej na etapie użytkowania obiektu.
Kolejnym krokiem było rozwinięcie się branży PropTech oferującej różnego rodzaju nowoczesne rozwiązania dla szeroko pojętych nieruchomości. Jednak nawet w charakteryzującym się powtarzalnością procesie eksploatacji budynku pojawia się anomalia z zakresu budownictwa, taka jak przebudowa, remont, naprawa. Pod względem metodycznym zdarzenia te klasyfikujemy jako projekty i jako takie nie różnią się one zbytnio od budowy. Najogólniej rzecz ujmując, pewien stan istniejący należy zmienić i dostosować do lepiej lub gorzej zdefiniowanych oczekiwań w ramach ograniczeń budżetowych, terminowych i regulacyjnych.
Kompromis digitalizacji i branży budowlanej
Wyzwaniami, które digitalizacji stawia branża budowlana, szczególnie w zakresie zarządzania projektem, są:
- różnorodność obiektów (nowobudowanych jak i poddawanych modernizacji),
- liczba i zróżnicowanie zaangażowanych podmiotów,
- brak jednoznacznych standardów wymiany informacji.
Powoduje to, że każdorazowo strony muszą się porozumieć w zakresie procesów, odpowiedzialności, sposobu i formatu wymiany informacji. Digitalizację procesów w ramach projektów inwestycyjnych wspierają platformy CDE (common data environment), które ewoluowały z repozytoriów danych w kierunku zarządzania i wspierania różnorodnych czynności, np. akceptacji dokumentacji. Wdrożenie platformy CDE wymaga uprzedniego „zaprojektowania” sposobu zarządzania projektem i obiegu informacji. Z tego powodu tylko nieliczni inwestorzy decydują się na zarządzanie inwestycjami przy użyciu takiej platformy.
Obserwacja rynku wskazuje, że platformy są wdrażane głównie na dużych inwestycjach, charakteryzujących się dużymi budżetami, gdzie można spodziewać się zwrotu z nakładu na uporządkowany system komunikacji i zarządzania informacją. Czy to oznacza, że projekty, z którymi na co dzień borykają się zarządcy nieruchomości (takie jak przebudowa powierzchni najemców, rozbudowa, większe naprawy), są skazane na dotychczasowe podejście? Czy istnieje rozwiązanie pośrednie między aktualnym zarządzaniem informacją i komunikacją w trakcie projektu a angażowaniem poważnych środków i zasobów w konfigurację i utrzymanie platformy CDE? Czy digitalizacja w budownictwie jest zarezerwowana tylko dla dużych podmiotów mogących sobie pozwolić na narzucenie standardów współpracy pozostałym zaangażowanym w projekt podmiotom?
Case study
Europtima nie zalicza się do wielkich podmiotów. Trzy lata temu zapadła decyzja o przeniesieniu danych operacyjnych i administracyjnych w chmurę. Powody były dość prozaiczne: rozproszenie geograficzne personelu pracującego na rzecz różnych projektów, kończąca się pojemność dysku serwera stojącego w biurze i ciągłe dochodzenie, kto ma ostatnią wersję pliku. Wtedy nawet nie myślano, jak istotna to była decyzja – zwłaszcza w perspektywie ostatniego roku, kiedy z dnia na dzień pracownicy byli gotowi do pracy zdalnej. Dostęp do samych danych nie jest tak ważny jak możliwość operowania nimi w środowisku chmurowym. Dzisiejsze platformy umożliwiają automatyzację czynności bez konieczności angażowania rzeszy programistów. Identyfikacja powtarzalnych procedur, typowych dla każdego projektu, możliwość automatyzacji niektórych z nich, jednolita konwencja struktur danych, którymi operujemy na projektach – wystarczyło połączyć kropki, by się okazało, że pracownicy są w stanie operować w bardzo podobny sposób jak na platformie CDE w ramach standardowych licencji usługi chmurowej. Co więcej, można udzielić dostępu do wydzielonej części chmury innym uczestnikom projektu, a nawet integrować usługi zewnętrzne.
Prawdziwą rewolucją natomiast była decyzja właściciela o podjęciu wysiłku opracowania aplikacji mobilnej TASQS by Europtima, dającej wgląd w kluczowe parametry projektu w czasie rzeczywistym. W skrócie: menedżer ma interaktywny raport o stanie projektu w kieszeni. W przypadku wielu intensywnych projektów jednocześnie można zgubić orientację, czy wykładzina dla najemcy A już została wybrana, czy brak decyzji generuje ryzyko opóźnienia. Co więcej, aplikacja wspomaga podjęcie świadomej decyzji i natychmiastowe zakomunikowanie jej właściwym osobom. Przy tym możliwość wizualnego śledzenia postępu prac w galerii wydaje się gadżetem.
TASQS by Europtima operuje danymi budżetowymi generowanymi w trakcie projektu. Ich ustrukturyzowanie w kontenerach danych pozawala generować zautomatyzowany raport w aplikacji. Jednocześnie brak jakiegokolwiek gorsetu standardów czy systemów pozwala na elastyczność operowania danymi równą Excelowi i Wordowi. Co więcej, koszty tego typu rozwiązania, zarówno dla spółki, jak i dla klientów, są nieporównywalnie niższe.
Rozwiązania chmurowe są dziś w zasadzie dostępne dla wszystkich i łatwo skalowalne. Najtrudniejsza praca nie jest jednak związana z wyborem technologii. Zaczynamy za pomocą narzędzi analogowych, takich jak kartka papieru i ołówek. Na początku opisujemy dane, którymi operujemy, i procesy, w których je wykorzystujemy. Pozwala to w kolejnym kroku na opisanie i zakodowanie powtarzalnych algorytmów zmierzających do przedstawienia danych użytkownikowi w oczekiwany sposób. Ważne jest, aby algorytmy te uwzględniały faktyczny workflow organizacji. To umożliwia digitalizację bez konieczności wykonywania dodatkowej pracy, co zredukuje naturalny opór już niejednokrotnie przeciążonych pracowników. Kiedy jednak minie pewien próg bólu, okazuje się, że zaczynamy identyfikować coraz więcej wzorców i danych, które mogą podlegać standaryzacji. W tej sytuacji niewielkim już kosztem tworzymy kolejne narzędzia, rozwiązania, które ułatwiają i przyspieszają pracę.
W tym kontekście siłą TASQS by Europtima jest możliwość podłączenia do dowolnego źródła danych lub wizualizacji danych przesłanych do aplikacji. Menedżer chcący mieć wgląd w projekt, nie jest zobowiązany zlecać zarządzania projektem Europtimie.
TASQS by Europtima chętnie podzieli się swoim know-how i udostępni wytyczne do generowania danych do aplikacji. W przypadku korzystania z podobnych narzędzi może udostępnić swoją chmurę na potrzeby zarządzania konkretnym projektem. Rozwiązanie to jest dość elastyczne. Mimo że wydaje się być prostym narzędziem, to skutki wdrożenia mogą być pozytywne dla wielu organizacji, szczególnie tych, które mają świetnie ustrukturyzowany proces zarządzania nieruchomością, a są zmuszone do zmagania się z chaosem projektu.
