Tradycyjny podział doby na 3 równe części przeznaczone odpowiednio na pracę, wypoczynek i sen – dawno już odszedł do lamusa.
Dziś na pracę zawodową przeznacza się około 10 godzin dziennie, a wytyczenie granic staje się tym trudniejsze, jeśli weźmiemy pod uwagę pracę zdalną, „home office” i inne realia spowodowane nie tylko pandemią, ale również – zmianą pokoleniową na rynku pracy.
Jak mówi Karolina Manikowska z firmy Nowy Styl, „już przed pandemią można było zauważyć zmianę w postrzeganiu pracy i jej miejsca w życiu u dzisiejszych dwudziestokilkulatków. Nie godzą się oni na model realizowany przez ich rodziców, którzy większość życia oddawali pracy. Ci młodzi ludzie mają inne priorytety, chcą realizować własne cele. Dla nich zachowanie równowagi między czasem prywatnym a tym poświęconym pracy – nabiera szczególnie istotnego znaczenia.”
Dowodem rosnącego znaczenia tych tendencji jest nie tylko to, że wiele krajów zaczyna rozważać skrócenie tygodnia pracy do 4 dni, ale też pojawiający się w coraz wyraźniej nowy sposób rozliczania pracowników – nie tyle z czasu poświęconego na pracę, ile z jej efektów. Oczywiście, przyjęty model pracy musi zależeć przede wszystkim od jej specyfiki. Pisze o tym m. in. Linda Gratton na łamach Harvard Business Review, analizując różne zawody i stanowiska pracy pod kątem dwóch czynników warunkujących ich efektywność: miejsca i czasu.
Zatem to właśnie specyfika pracy musi stanowić podstawę myślenia o tym, czy i jak chcemy zorganizować biuro. Bo o ile dziennikarz, sprzedawca, czy radiolog opisujący zdjęcia rentgenowskie mogą pracować na odległość, o tyle już księgowość, osoby zajmujące się bezpieczeństwem, czy pracujące przy wysoko zaawansowanych komputerach o skomplikowanym oprogramowaniu i ogromnej pamięci – przynajmniej część czasu pracy muszą spędzać w biurze. Widać zatem coraz wyraźniej, że jesteśmy u progu istotnych zmian społecznych dotyczących miejsca i sposobu pracy.
„Ze wszystkich badań wynika, że od pracy hybrydowej nie ma odwrotu” – mówi Aleksander Szybilski z polskiego oddziału Cushman Wakefield.
„Na przykład w naszym badaniu Tenant Survey, z czerwca 2021, aż 45% spośród przebadanych pracodawców z Polski przewiduje, że po zakończeniu pandemii pozostanie w modelu pracy hybrydowej, 24% opowiedziało się za modelem tradycyjnym i pełnym powrotem do biura, a 30% nie podjęło jeszcze decyzji.”
Po początkowych przewidywaniach, że pandemia oznaczać będzie koniec biura - obecnie daje się zaobserwować tendencja powracania do biur.
Oczywiście, nie robią tego wszystkie firmy, każda z nich podejmuje indywidualne decyzje. – Nie wiadomo dziś jeszcze do końca, jak ta praca hybrydowa będzie wyglądała – mówi Szybilski. – Najczęściej preferowanym modelem są 3 dni pracy zdalnej, a 2 stacjonarnej. Jednak ponad 25% pytanych opowiada się za pełną elastycznością. W przypadku pracy biurowej najlepszym rozwiązaniem jest, w moim pojęciu, tak zwany model „Activity Based Workplace”, w którym pracownicy mają do dyspozycji szereg rozwiązań(typologi powierzchni) i korzystają z nich w zależności od typu zadania, rodzaju pracy, czy wreszcie, temperamentu. Najważniejsze, by jasno przekazać wytyczne i zasady korzystania z tych przestrzeni.”
Z pewnością wpływ na decyzje o częściowym powrocie do biur, jak wynika z badań, ma wielogodzinna praca w domu, co zaburza work-life balance, sprzyja depresji i rozluźnieniu więzów zarówno w obrębie zespołu, jak i tych łączących pracownika z firmą, brakuje bowiem wspólnej przestrzeni i okazji do budowania relacji i poczucia przynależności do grupy.
„Jeśli nie ma jasnych wytycznych, to ludzie nie chcą przychodzić do biura, bo nie ma w nim innych osób. Uczestnicy naszych badań kładą duży nacisk na wartość w postaci socjalizacji i poczucia przynależności do firmowej społeczności” - dodaje Szybilski
Fot. Nowy Styl
„Jeśli jej zabraknie – mamy do czynienia z powiększającą się rotacją pracowników, którzy nie czują się, tak jak kiedyś, związani z firmą i kolegami; obserwujemy także trudności w tzw. on-boardingu nowych pracowników”- komentuje z kolei Manikowska.
Dla osoby, która ma 10 -20 lat doświadczenia, brak biura może mieć mniej negatywnych skutków. Ona już zbudowała i najczęściej także poza pracą, utrzymuje relacje ze współpracownikami. Jednak trzeba pamiętać, że nowo przyjęci pracownicy, którzy dopiero rozpoczynają u danego pracodawcy swoją karierę, mają potrzebę by się „zakorzenić” w firmie, zintegrować z zespołem, zbudować relacje z przełożonym. Tego nie da się osiągnąć wyłącznie w pracy zdalnej, tym bardziej, że taki „świeży” pracownik ma niewielkie szanse, by „wbić się” do kalendarza swojego szefa. W rezultacie, nie czując więzi i mając do czynienia z blokadami komunikacyjnymi, a dodatkowo reprezentując często pokolenie znacznie bardziej niż poprzednie skłonne do zmiany – łatwo decyduje się na odejście.
Utrzymanie pracowników - to właśnie, zdaniem obojga ekspertów, jest obecnie dużym wyzwaniem dla zarządów i menedżerów.
Tymczasem trzeba również pamiętać, że oddalenie powodowane pracą zdalną może istotnie utrudniać rzetelną ocenę osiągnięć pracownika, a tym samym negatywnie wpływać na jego motywację. - „Przypominam sobie eksperyment, który przeprowadzono w Chinach. Zespół podzielono na dwie części: jedni pracownicy pracowali w biurze, a drudzy wykonywali zadania zdalnie – mówi Aleksander Szybilski. - Po pewnym czasie okazało się, że ci, którzy działali bezpośrednio „pod okiem” szefów byli częściej nagradzani i awansowani niż ci pracujący zdalnie. I to bez względu na finalny efekt swojej pracy.”
Jak próba rozwiązania tych problemów przekłada się na aranżację wnętrz biurowych?
Zdaniem ekspertów, abstrahując już od specyfiki poszczególnych stanowisk – zmienia się podstawowa funkcja biura. Postęp technologii, powszechnie dostępny Internet sprawiają, że biuro w dużej mierze przestaje być „miejscem pracy”. Bowiem, generalnie rzecz ujmując, pracować można z każdego miejsca: czytać, odpowiadać na maile, analizować materiały tworzyć dokumenty. Narzędzia do wykonywania zadań niekoniecznie powiązane są z przestrzenią biura.
To, co natomiast nowe i niezwykle istotne, a co wynika zarówno ze zmian wymuszonych pandemią, jak i specyfiki młodych pokoleń na rynku pracy: to fakt, że biuro powoli, ale w sposób nieunikniony staje się centrum komunikacyjnym (communication hub), dokąd przychodzimy spotkać się z ludźmi, dyskutować, podejmować wspólne decyzje – poczuć się częścią społeczności. To przestrzeń, która do tej społeczności należy, która ją w pewien sposób współtworzy dzięki atmosferze, klimatowi, estetyce.
Przejawem tej tendencji jest ogromny wzrost znaczenia tak zwanej funkcji powitalnej biura. Chodzi o pierwsze wrażenie, którego doświadcza nowy pracownik. To kluczowa funkcja biura, które ma przewagę nad pracą zdalną.
Retencja, odbudowywanie poczucia wspólnoty i lojalności – do tego w dużej mierze sprowadzają się obecnie oczekiwania pracodawców wobec PR wewnętrznego.
Co jednak należy zrobić, by znaleźć trafną odpowiedź na ważne potrzeby pracowników?
Karolina Manikowska podkreśla rolę badań i doradztwa przestrzeni pracy. - „U jednego z naszych klientów, po przeprowadzeniu badań, zaproponowaliśmy taką re-aranżację i reorganizację biura, która uwzględniała 3 modele: pracę zdalną, hybrydową i stacjonarną.
Przeprowadziliśmy badania zarówno wśród menedżerów poszczególnych działów, jak i pracowników. A potem wsparliśmy dział HR w zorganizowaniu biura na nowo oraz w wyjaśnieniu pracownikom, skąd biorą się zmiany i na czym polegają i przygotowaniu narzędzi kompensujących ewentualne frustracje.”
Trzeba bowiem pamiętać, że jak każda zmiana, nowe podejście do organizacji i funkcji biura może wywoływać niepokój i niezadowolenie. - „Osoby, które z uwagi na specyfikę stanowiska musza zachować stacjonarny tryb pracy mogą na przykład czuć się pokrzywdzone, że nie mogą korzystać z przywilejów pracy hybrydowej. Trzeba im zaoferować coś, co zrekompensuje tę niedogodność. My zaproponowaliśmy najbardziej ergonomiczne stanowiska pracy w całym biurze: wyposażone w regulowane biurka, specjalne krzesła, podwójne monitory, doskonałe oświetlenie.” – wyjaśnia Manikowska.
Obserwujemy też tendencję do powiększania przestrzeni przeznaczonej na spotkania. Są to m. in. wysokie stoły na kółkach, przy których można rozmawiać, czy wypić kawę na stojąco, a które można dowolnie przesuwać i aranżować w zależności od liczby uczestników, ale także sofy, czy pufy, gdzie uczestnicy spotkania mogą w komfortowych warunkach dyskutować, przerzucać się pomysłami i podejmować decyzje.
Zasadniczej zmianie ulega także sposób aranżowania stref socjalnych. – „W przeciwieństwie do dawnych praktyk, gdy były to ciasne pomieszczenia z lodówką i ekspresem do kawy, bez dostępu do światła dziennego, dziś ta przestrzeń musi odpowiadać potrzebie przenoszenia niektórych funkcji do stref mniej formalnych – wyjaśnia Aleksander Szybilski. - Dlatego obecnie te przestrzenie przypominają raczej kawiarnię, z wygodnymi miejscami do siedzenie, dostępem do światła, gdzie można zarówno porozmawiać, czy zjeść posiłek, jak i odpowiedzieć na maile.”
Fot. Nowy Styl
Desk sharing - nowa interpretacja gorących biurek
Wyznacznikiem nowych tendencji jest również zmniejszanie liczby biurek. Oczywiście, część z nas pamięta pomysły na tzw. hot desks, czy też (budzący mniej negatywnych skojarzeń) termin desk sharing, które swego czasu wywołały sporo kontrowersji jako dehumanizujące i wynikające wyłącznie z oszczędności. Okazuje się, że teraz idea ta wraca, ale w odmienionym kształcie i z innych niż kiedyś powodów. – „Wykorzystanie biurek wynosi według naszych ocen około 60%. Co ciekawe, dotyczy to wszystkich szczebli w organizacji. Jeszcze niższe wskaźniki, rzędu 40% i to jeszcze przed wybuchem pandemii – dotyczą wykorzystania gabinetów. Dlatego kolejnym trendem, który wyraźnie zauważamy, jest rezygnacja z gabinetów i „wypychanie” menedżerów do przestrzeni wspólnej. To sprawia, że znajdują się oni bliżej swoich ludzi.” – dodaje Szybilski.
Jak wszystko, redukcja liczby biurek wymaga wcześniejszej analizy: -„ osoby, które cały dzień spędzają przy komputerze i charakter ich pracy wymaga pracy w biurze, powinny mieć swoje biurka stacjonarne, które stają się „ich przestrzenią. – mówi Karolina Manikowska. - Jednakże w firmach mamy również pracowników, którzy ponad 50% swojego czasu spędzają w podróżach. Dotyczy to m. in. osób zaangażowanych w rozwój produktów, sprzedaży, czy marketingu. Trzeba więc zadać sobie pytanie, czy ich biurka mają przez połowę czasu stać puste? Przeprowadzone przez Nowy Styl badania wskazują, że dla tych osób „własne” biurko nie ma często takiego znaczenia, awygospodarowaną w ten sposób przestrzeń można przeznaczyć na przykład na miejsca spotkań czy do pracy typu hot-deskowej” – dodaje.
Podobne konsekwencje ma praca hybrydowa. Jeśli umawiamy się z pracownikami, że będą pracować 3 dni z domu, a dwa dni w biurze, to należy sobie zadać pytanie, czy biurko powinno przez trzy dni stać puste. Wówczas odpowiedzią może okazać się desk sharing.
A gdyby tak… co-working?
Aleksander Szybilski zwraca też uwagę na nowy trend, który daje się zaobserwować w ostatnim czasie: „Na koronawirusie wyraźnie „zyskują” przestrzenie coworkingowe. – „Klienci coraz częściej decydują się przenosić tam niektóre działy, bo umowy są krótkie i dogodne w porównaniu z długoterminowym wynajmem powierzchni biurowych. Rozwiązanie to sprawdza się szczególnie w przypadku projektów. W centrach co-workingu jest dużo przestrzeni wspólnej, do wymiany myśli, dobra kawa, a do tego jeszcze specyficzny klimat, który określiłbym „otoczką start-upową”. Ona bardzo pozytywnie wpływa na klimat i motywację do pracy zwłaszcza dla młodszego pokolenia. Oczywiście, takie rozwiązania muszą uwzględniać także potrzebę poufności. Dlatego wokół „głośnej” przestrzeni wspólnej znajdują się niewielkie pokoje do pracy cichej, do koncentracji lub poufnych rozmów.” – dodaje Szybilski.
Fot. Nowy Styl
Rozwiązanie: małe biuro i zlokalizowana w pobliżu przestrzeń coworkingowa zyskuje coraz więcej zwolenników.
Takie podejście sprawia, ze biura robią się znacznie ciekawsze – to już nie morze biurek, ale przyjazna przestrzeń obudowana funkcjami wspierającymi. I niezależnie od wybranego modelu pracy – wszyscy dążą do uatrakcyjnienia biur.
Dla osób odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną trend ten stanowi atrakcyjne pole do wykorzystania.
Oto bowiem w nowoczesnej przestrzeni biurowej pojawiają się elementy wyposażenia, o których jeszcze kilka lat temu trudno byłoby mówić poważnie. Ogromną popularnością cieszą się na przykład…. huśtawki. Pomimo początkowych wątpliwości, pracodawcy zrozumieli, że nie ma się czego obawiać. Ludzie są przecież dorośli, mają swoją mądrość, odpowiedzialność. Nie ma obaw, że ktoś będzie traktował pracę jak plac zabaw. Karolina Manikowska podaje przykład z własnego podwórka. – „Jeden z naszych managerów wprost uwielbia huśtawkę. Prowadzi z niej rozmowy i negocjacje przez telefon, wykorzystując słuchawki. Zapewnia przy tym, że huśtawka pozwala mu na większą koncentrację i skuteczniejsze myślenie, niż praca przy biurku.”
Jednym z oczekiwań pracowników wobec pracodawców jest również poszanowanie różnorodności. Okazuje się, że i w tym przypadku nowoczesne biuro może wspierać realizację tej potrzeby. I nie chodzi tu tylko o regulowaną wysokość biurek, czy krzeseł dostosowanych do wzrostu, czy wagi.
„Najciekawszy case, z którym mieliśmy do czynienia to była prośba od klienta, by uwzględnić w aranżacji potrzeby ekstra- i introwertyków - opowiada Manikowska. – Jest przecież oczywiste, że różnice temperamentów wpływają na oczekiwania co do przestrzeni biurowych. Nasza rola polegała nie tylko na dostarczeniu proponowanych rozwiązań. Prowadziliśmy także doradztwo, oparte na danych z HR wynikających z przeprowadzonej diagnozy temperamentów. Badano preferencje co do stylu pracy, a my proponowaliśmy, jak można te potrzeby pogodzić w przestrzeni biurowej oraz poprzez odpowiednie rozwiązania produktowe.
Uwrażliwienie na takie potrzeby może stać się w najbliższym czasie istotnym elementem employer brandingu – zwłaszcza w oczach młodszych pracowników, którzy coraz liczniej dołączają do firm, a w swoich wyborach kierują się również tym, jak pracodawca podchodzi do ich niestandardowych do niedawna potrzeb.
Jakie więc będzie biuro przyszłości?
- Na pewno dotychczasowe funkcje administracyjne biura bardzo zmaleją – mówi Manikowska. - Wzrośnie za to jego rola integracyjno-społeczna. Te miejsca będą ściągały ludzi do poprawienia współpracy, integracji, budowania więzi, które w czasie pandemii niestety uległy poluzowaniu.”
„Rolą biura – oprócz integracji pracowników i budowania ich poczucia przynależności do firmy i do zespołu będzie także wyrażanie marki firmy. Stanie się ono w pewnym sensie, częścią identyfikacji wizualnej, której rolą ma być budowanie skojarzeń wokół marki.- dodaje z kolei Szybilski
Oboje eksperci podkreślają zgodnie, że choć w pandemii była dyskusja, czy biura są w ogóle potrzebne to czas pokazał wyraźnie, że biura są bardzo potrzebne, nie tylko dla pracodawców (lojalność, integracja, retencja), ale też dla pracowników, którym dają możliwość integracji, spotkań, wspólnej pracy, a w efekcie radość i satysfakcję. Nie można o tym zapominać w projektowaniu działań komunikacyjnych.
